Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[KK]

Come sempre io sono un pensatore e un idealista e sono sempre a caccia di esperimenti, novità e scoperte.
Insomma, applico il miglioramento continuo delle stupidate!

Scherzi a parte, dopo aver realizzato il manuale con le immagini e tutto quanto, ora vorrei provare a smontarlo!
Che pazzo!

In realtà inseguo un'idea che ha preso spunto (se non ricordo male) da un suggerimento di 2Zp54631847, o come diavolo si chiama ora!!).

Norma ISO 9001, punto 4.2.2 - manuale della qualità
"L'organizzazione deve predisporre e tenere aggiornato un manuale della qualità che includa:

a) il campo di applicazione del sistema qualità, compresi dettagli relativi ad eventuali esclusioni;

b) le procedure documentate predisposte o i riferimenti ad esse;

c) una descrizione delle interazioni tra i processi."


Applicando alla lettera le prescrizioni, significa che posso predisporre un documento chiamato Manuale nel quale inserire:

- il punto 1, 2 e 3, con campo di applicazione e riferimenti normativi.

- l'indice delle procedure

- lo schema che avevo predisposto per l'interazione dei processi.

Tutto il resto, in teoria, potrebbe essere contenuto in procedure dedicate.


L'idea di fare un tentativo mi è venuta anche da una considerazione: è vero che il manuale completo è un documento spendibile commercialmente, ma è altrettanto vero che in 6 anni di qualità non ho mai visto una copia non controllata del manuale essere consegnata ad un cliente.
Quindi, se non serve a quello scopo, deve servire internamente.
Per servire internamente, dev'essere facile, snello, asciutto, deve contenere insomma solo l'indispensabile e non essere dispersivo.

Avevo sempre nutrito dubbi sull'effettiva sovapposizione dei contenuti tra i punti della norma nel manuale e alcune procedure.

Se dovessi operare questo taglio, invece, questa sovrapposizione non ci sarebbe più.

Questa è l'idea: cosa ne pensate?

PS: Adoro crearvi scompiglio!!
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Konsulente Kualità

[dario]

Ste, interessante! Sempre bello tentare nuove strade.
Pensi ad un manualetto di 4... massimo 5 pagine, vero?
Io ho tentato e sono arrivato a 10... meno non riesco, anche se effettivamente 10 sono davvero già troppe. Nessuno ha voglia di leggere oggi.
Io lo uso in pratica solo per una prima infarinatura di ogni nuovo collaboratore che con le 10 paginette si fa un'idea di come funziona il sistema. No vedo altre applicazioni utili, sinceramente.
Piace ai certificatori, che non devono leggere tonnellate di carta per capire come impostare l'audit.
Dai che approfondiamo!
ciao ciao

[KK]

[pitto]

Credo che l'idea sia interessante è anche fattibile ma la domanda che mi faccio in questi è casi è: chi deve leggere il manuale?

Se è solo per un valutatore basta rispettare i punti previsti dalla norma.

Se è per altri (anche per i lavoratori della azienda) è bene spendere qualche parola in più per descrivere cosa si vuol fare per rispettare la norma e raggiungere la propria mission.

D'altronde se devo vendere un "prodotto" devo curare anche il "packaging"!

PS:
se ci pensate la ISO 14001 non richiede espressamente un manuale ambientale ma solo le procedure obbligatorie. Sarà il futuro anche della ISO 9001, un sistema (teoricamente di) solo procedure?
_________________
Cominciate con il fare ciò che è necessario, poi ciò che è possibile e all'improvviso vi ritroverete a fare l'impossibile.

[KK]

[Paoloruffatti]

Così. in maniera provocatoria, quando venne fuori la 2000, con un collega mettemmo giù un manuale di 2 pagine+ la copertina. C'era tutto ... poi l'abbiamo buttato dopo aver fatto vedere i sorci verdi a qualche ispettore.
Tu non sei molto distante da quello che avevamo fatto e, dato che sei un grafico molto bravo potresti fare solo il grafico di interazione dei processi e di fianco a ciascuna delle macro fasi dei processi ci metti il link alla procedura relativa e, se ci sono, alle istruzione di lavoro, moduli, check list ecc.ecc.
Io mi sono divertito a fare questi grafici per alcune tipologie di aziende, qualcuno anche con le figurette, molto eloquenti come le tue.

...ma non tengo mai niente di superfluo e ho buttato via anche i files (forse qualcuno lo trovo in qualche back up: se mi viene il buzzo buono li cerco e te li mando.

Se poi vuoi fare lean anche le procedure ecco che puoi farle con i flow chart (e per carità senza il raddoppio del testo "chiacchierato") in modo da avere un foglio da attaccare al muro ed ecco la procedura, sempre con i richiami ai moduli ecc.ecc.
Pensa che in un'azienda del food che commercializzava spezie, dopo averle importate, lavorate, miscelate e impacchettate su linee semiautomatiche, le rivendeva.
Tutta l'organizzazione l'ho fatta utilizzando un solo modulo dove c'era tutto il necessario, ovviamente nella logica del "flusso di attraversamento" di ciascun ordine del Cliente, non certo per fase di lavoro!.
L'ispettore rimase allibito , ma c'era tutto e dovette convenire che era un furbata. .... tu ci stai arrivando da solo .... complimenti!
ciao
ciao

[pitto]

Seguendo la discussione vorrei aggiungere che comunque il manuale viene redatto più o meno corposo (ma comunque viene redatto) perchè in fase di certificazione e sorveglianza alla domanda del valutatore "dove è il manuale" si risponde con il nostro bel tometto e così si passa al punto successivo (senza stare a spiegare che si sarebbe potuto sostituire benissimo il manuale con altra documentazione ben più produttiva...)

Comunque nella mia esperienze non ho mai incontrato un Cliente che durante i loro processi di qualificazione o controlli mi abbiano chiesto il manuale, anzi, le uniche domande erano solo mirate al sistema di controllo in ingresso/uscita e come era organizzata la produzione.

Questo potrebbe far pensare.
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Cominciate con il fare ciò che è necessario, poi ciò che è possibile e all'improvviso vi ritroverete a fare l'impossibile.

[KK]

[KK]

Ok, nel frattempo avvio la fase un pochino più pratica con una domanda: il capitolo 5 attualmente è interamente sviluppato nel manuale, con la politica a sé stante, come documento unico, fino alla parte del riesame, il quale invece è trattato in una procedura dedicata.

Per i punti dal 5.1 al 5.5:

5.1 – Impegno della Direzione
5.2 – Orientamento al cliente
5.3 – Politica della Qualità
5.4 – Pianificazione
5.5 – Responsabilità, autorità e comunicazione

Secondo voi vale la pena fare una procedura che a questo punto contenga anche la politica?

Oppure rivedendo la politica stessa questi punti potrebbero addirittura essere contenuti in essa?

Oppure sono necessariamente punti da trattare nel manuale?
_________________
Konsulente Kualità

[QualitiAmo - Stefania]

Ciao KK. Prima di tutto mi associo anch'io ai complimenti perché andare controcorrente spesso fa davvero bene al cervello che si abitua a non riposare sugli allori e ad accettare continuamente nuove sfide.

Detto quersto, non esistono quasi argomenti che vadano obbligatoriamente trattati nel Manuale. Semplicemente sta a te.
Se, fino ad oggi, hai trattato nel Manuale i punti elencati, continua a fare così visto che la tua azienda non ha sentito il bisogno di avere una procedura dedicata.
La Politica, però, continuerei a mantenerala svincolata perché deve essere
dinamica e, quindi, facilmente aggiornabile.

Puoi sicuramente far convergere tutti i punti nella Politica, magari sviluppandola su due piani (come avevamo ipotizzato nel nostro brainstorming): un testo snello per una diffusione rapida e un testo più articolato per una spiegazione dettagliata.
_________________
Stefania - Staff di QualitiAmo

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[pingo]

Secondo me non esistono vincoli nel trattare un argomento sul manuale o in procedura. Se tratti tutto in procedura (scrivendo, disegnando, fotografando, usando fumetti o flussi) puoi davvero ridurre il manuale a qualche paginetta.

[KK]

Vorrei ora proporvi il mio Schema di interazione dei processi, che ho rivisto in qualche caratteristica per poter essere maggiormente sfruttabile nell'ottica proposta qui.

Secondo voi, quanti punti posso soddisfare con uno schema simile?

Io pensavo almeno di coprire il 4.1 e il 7.2.1... magari pure qualcuni del 5... ma non sono sicuro!

Cosa ne pensate?
_________________
Konsulente Kualità

[Paoloruffatti]

Ciao Stefano,
sono un po' di fretta, ma ti devo dire che il tuo è ,al solito, un buon lavoro, ma uno schema di interazione deve ricoprire tutto il sistema, magari riducendo il livello di dettaglio che tu hai dato ad alcuni processi
Poi devi tenere presente che ci sono processi tipici come la produzione o la progettazione, ma anche i processi "trasversali", cioè quelli che sono legati a tutti i processi aziendali, come il 4.2 e tutto l'8 e quindi devi fare, secondo me la dichiarazione che i processi trasversali sono comuni a tutti i processi operativi (senza fare le freccette di collegamento a tutti).
Se vuoi quando torno ti mando qualcosa in merito.
ciao

[nardin_francesca]

Aggiungo anche io un piccolo commento, lo schema è molto chiaro, e fa capire bene il flusso del prodotto, all'interno dell'azienda, quello che forse manca sono i procesi , come dice Paolo trasversali:
Riesame della Direzione
Audit
Azioni preventive/correttive,
Gestione della documentazione.

Anch'io uso uno schema simile al tuo per descrivere i processi che io chiamo operativo, ma non sono ancora riuscita ad aggangiare in maniera chiara ed efficace questi processi. un modo è quello di unire i vari processi con una linea e collegarli ad un processo chiamato Miglioramento continuo dove ricadono questo tipo di "attività" trasversali che ne dite??
_________________
Francesca

La mente è come un paracadute funziona solo se si apre (A. Einstein)

[QualitiAmo - Stefania]

Può essere un'idea, Francesca. In effetti i processi che hai segnalato possono essere tutti ricondotti al miglioramento continuo tranne, forse, la gestione documentale che vedo più come un "must" indipendentemente dalla voglia di miglioramento che può avere un'organizzazione.
_________________
Stefania - Staff di QualitiAmo

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