Indice del forum Il forum sulla Qualità di QualitiAmo
Torna all'homepage di QualitiAmo
 
 FAQFAQ   CercaCerca   Lista utentiLista utenti   GruppiGruppi   RegistratiRegistrati 
 ProfiloProfilo   Messaggi privatiMessaggi privati   Log inLog in 

Approvazione documenti informatici
Vai a Precedente  1, 2, 3  Successivo
 
Nuovo argomento   Rispondi    Indice del forum -> I documenti
Precedente :: Successivo  
Autore Messaggio
Paoloruffatti
Yoda


Registrato: 26/07/08 11:05
Messaggi: 4071

MessaggioInviato: Lun Mag 24, 2010 11:11 am    Oggetto: Rispondi citando

Scusa Giostacchio,
intervengo perhè è diffisissima la "cultura" del bollino chiquita banana, il cui lato oscuro è proprio quello che trovo dappertutto: Esistono le procedure, o qualsiasi "documento della qualità" e le "PROCEDURE INTERNE NOSTRE"!!!!!
Io mi ci incavolo sempre e non smetterò di farlo!
Tu chiedi se quei documenti, fondamentali per far girare l'azienda, possano essere fuori dal controllo dei documenti e che siano cavoli dell'ufficio tecnico.

Non potevi dire di peggio!,
Scusa...ma ti rendi conto che in questo modo stai pensando come quelli della "teoria degli orticelli", quella per intenderci che vede l'azienda come un campo, composto da una serie di orticelli e ogni padrone del singolo orticello annaffia il suo, magari fregando l'acqua al vicino ed è tutto orgoglioso se il suo è rigoglioso e fa bella figura col padrone del campo....... .

E' certo che i documenti "dell'ufficio tecnico" sono documenti del sistema AZIENDALE per la qualità e come tali vanno gestiti, messi in linea in modo protetto.
Il capo dell'UT, ( o del Tempi e metodi) è l'unico che può entrarci in modo modifica ed è responsabile di aggiornarli, emetterli, salvarli col backup ecc ecc , così come lo zappatore dell'orticello deve rincalzare le pianticine e togliere le erbacce, ma ogni tanto deve alzare la testa e correre in aiuto al vicino per dargli una mano per annaffiargli l'orto, se lui non può.....
cari saluti
Top
Profilo Invia messaggio privato
giostacchio
Nuova recluta del forum


Registrato: 15/03/10 09:53
Messaggi: 23

MessaggioInviato: Lun Mag 24, 2010 11:40 am    Oggetto: Rispondi citando

si, si lo so...non infuriarti..
io mi infurio tutti i giorni con i miei collaboratori per lo stesso motivo.
E' che arrivati ad un certo punto, lavorando con certa gente , si cercano anche altre soluzioni che possano farmi andare a casa più tranquillo.
Quando lavori con certe mentalità, cerchi alla fine di inventartele tutte per disperazione. Sai !! quando scrivi una cosa, che poi, non è altro che quello che hai scritto tu, la condividi con le alte cariche, ma poi si fa tutto in un' altra maniera...ti CADONO....
va bhe...grazie
Top
Profilo Invia messaggio privato Invia e-mail
giostacchio
Nuova recluta del forum


Registrato: 15/03/10 09:53
Messaggi: 23

MessaggioInviato: Lun Mag 24, 2010 12:28 pm    Oggetto: Rispondi citando

Paolo ribuongiorno
come avete fatto ad evitare che gli utilizzatori possano solo stampare i moduli e non la documentazione ?
e quando parli della frasetta magica "la presente copia cartacea può essere obsoleta: prima di applicare le disposizione in essa contenute è obbligatorio verificarne la validità sulla versione informatica in linea che è l'unica valida" la scrivi già direttamente nei documenti presenti nella directory oppure nella sola stampa del documento ? mi resta un pò oscuro questo passaggio..cioè, dovrei mettere un documento, sulle directory dove approvo, ma già con questa scritta. Come faccio quindi a verificare se quella in linea è effettivamente l'ultima versione se riporta questa frase ? molto gentile ..
a dopo per altri dubbi...
Top
Profilo Invia messaggio privato Invia e-mail
Paoloruffatti
Yoda


Registrato: 26/07/08 11:05
Messaggi: 4071

MessaggioInviato: Lun Mag 24, 2010 3:16 pm    Oggetto: Rispondi citando

Primo puoi anche accettare che stampino la procedura: basta che abbia la "frasetta magica".
Poi, se tu hai numerato i moduli con un metodo che ricorda la procedura, ad esempio se tu chiami M 8.2.1 il primo modulo (M) relativo alla PGQ 8.2 (audit interni) tu puoi mettere tutti i moduli di sistema in una directory e quindi ti viene più facile bloccare in modifica tutti i documenti che sono dentro a quella directory (non so se tu puoi bloccare il singolo documento; mi pare di si, ma non sono un informatico e faccio spesso baruffa con il mio mac: ogni tanto chiamo mio figlio su Skype che dal remoto comanda lui il mio computer e mi fa vedere le mosse!).

La "frasetta magica" , se compare nel file che consulti sul PC, ti da fastidio? ...non mi pare.
A me basta che compaia quando la stampi e quindi chi la legge sulla carta sa che deve andare a video a verificare se l'indice di revisione stampato sulla prima pagina coincide con quello della procedura a video.
Facile , no?
ciao
Top
Profilo Invia messaggio privato
giostacchio
Nuova recluta del forum


Registrato: 15/03/10 09:53
Messaggi: 23

MessaggioInviato: Lun Mag 24, 2010 3:52 pm    Oggetto: Rispondi citando

Si, posso bloccare le cartelle a far accedere in sola lettura.
Su questo no problem.
Per la frase , sono miei dubbi ma perchè, se dovesse comparire nel file che consulti sul MONITOR del PC, non potrebbe trarre in inganno chi legge questa frase, che quindi potrebbe dire anche quello sulla directory potrebbe non essere alla revisione corrette ? cmq sto studiando di mettere in rete il file pdf con l'impossibilità di stampare, e se qualcuno dovesse aver bisogno di una stampa sono io che aggiungo la filigrana con la tua ottima frase...spero di riuscire
Top
Profilo Invia messaggio privato Invia e-mail
moonsweet
Amico/a di QualitiAmo


Registrato: 25/01/09 12:56
Messaggi: 250

MessaggioInviato: Mar Mag 25, 2010 9:45 am    Oggetto: Rispondi citando

Paoloruffatti ha scritto:
Caro/a Doramora,
la directory che contiene manuale, procedure e moduli (sul server) deve essere accessibile a tutti in sola lettura; lei sola si tiene il diritto di accesso in modo modifica.
La directory contiene solo le versioni valide dei documenti.
Lei può farsi una directory "old" dove può tenere tutto ciò che è in modifica, o le cose vecchie che vuole tenere; su quest'ultima directory lei avrà una password.
Lei ovviamente scrive tutto questo sulla procedura 4.2 (obbligatoria) e questo può bastare al certificatore.
Poi vorrei dirle che se è un po' esperta di office, lei può redigere tutta la documentazione di sistema con i collegamenti ipertestuali (html), in modo che tutti dal manuale possono aprire le procedure e/o le istruzioni di lavoro e da queste i moduli. questo perchè tutti gli utilizzatori possano leggere agevolmente e scaricare quello che serve. Noti bene che nella procedura 4.2 lei deve dare una prescrizione che preveda il taglio della mano destra (come ho visto fare in Yemen!) per chi si stampa manuale, e procedure: gli utilizzatori possono solo stampare i moduli per fare le registrazioni. Il perchè è ovvio, anzi io di solito faccio scrivere sulla prima pagina di un documento di sistema la frasetta standard del tipo "la presente copia cartacea può essere obsoleta: prima di applicare le disposizione in essa contenute è obbligatorio verificarne la validità sulla versione informatica in linea che è l'unica valida" Il certificatore, di solito va in brodo di giuggiole. A commento le posso dire che le copie cartacee sono come i cani sciolti: a forza di vagare diventano bastarde e spesso mordono!
cordiali saluti


geniale!!! è esattamente quello di cui avevo bisogno!!! questi consigli sono sempre preziosissimi, grazie mille Paolo!!! Very Happy

Qualche domandina per chiarirmi definitivamente le idee:

- i file che metti in sola lettura come sono approvati?
Es.. il manuale e le procedure sono firmate in orginale in prima pagina e scansionate o sono senza firma? O hanno una fimr a digitale?

- la modulistica di sistema: se viene stampata e compilata 'a mano' verrà firmata ed archiviata alla vecchia maniera... Se invece viene compilata e conservata a video... come risolvo il solito problema della firma??? Sempre digitale????


Grazie!!!! Smile
Top
Profilo Invia messaggio privato
Paoloruffatti
Yoda


Registrato: 26/07/08 11:05
Messaggi: 4071

MessaggioInviato: Mar Mag 25, 2010 11:13 am    Oggetto: Rispondi citando

Ciao Moonsweet,

chiarisco le cose che chiedi perchè sembrano piccolezze, ma invece ne vedo di tutti i colori!!

1) La directory che tiene l'ultima versione di manuale e procedure deve essere pulita (crea una directory"old" per tenerci, se vuoi, le versioni precedenti, ma mettila ben nascosta, che non ci sia il furbo che va a ravanarci dentro: ti giuro che c'è sempre!!)

2) in quanto pulita ed in linea significa (e questo lo scrivi sul manuale al punto 4.2) che se è lì il documemnto è approvato: lascia stare le firme digitali; se vuoi fare una figata mettici pure la firma come immagine dentro alla casellina, ma mi sembra una cosa da perderci de tempo per niente.

3) passiamo ai moduli: salvali assolutamente in PDF e blinda per sola lettura (non si sa mai!) la directory contenete i moduli bianchi, altrimenti trovi sempre il frettoloso che apre il file ci scrive dentro e poi lo salva con un nome da fantasia nella stessa directory: robe da matti!.
Per archiviar ei moduli scritti a mano ricorda loro di tenere una cartella fisica suddivisa PER ARGOMENTO , per poterli reperire velocemente; un cartellone con sopra scritto "moduli compilati", a lungo andare diventa un cimitero degli elefanti.

Se vuoi, invece che i tuoi colleghi compilino il modulo a computer e poi lo salvino, le cose si complicano perchè rimarranno vittime del copia-incolla che è terrificante.
So che esiste il metodo di bloccare un file in chiaro (quindi scrivibile) solo al momento del salvataggio (ma non so come si fa: lodevi chiedere a più esperti di me); in questo caso il computer ti dice che ne puoi salvare una copia con altro nome, per evitare di salvare sopra il file originale, con il disastro del copia-incolla.

4) E' ovvio che, nel caso della compilazione a computer del modulo tu debbai insegnare che ciascuno per salvare il modulo compilato a PC, lo faccia in una directory apposita, con sottodirectory per argomento/procedura, in modo che le sue registrazioni siano facilmente raggiungibili da tutti (definisci tu la dirctory tipo che tutti devono farsi e imponigliela, altrimenti 'è da scompisciarsi dalle risate per la fantasia che ci mettono nell'inventare i nomi delle directory.

Spero di aver risposto adeguatamente-

Ciao e buon lavoro
Top
Profilo Invia messaggio privato
moonsweet
Amico/a di QualitiAmo


Registrato: 25/01/09 12:56
Messaggi: 250

MessaggioInviato: Mar Mag 25, 2010 11:19 am    Oggetto: Rispondi citando

Si Paolo le tue risposte sono sempre illuminanti!!!
Grazie mille per tutte le tue risposte!!!

per la modulistica vedrò un pò di capire come fare e di riuscire a creare i file di cui parli!

se ci riesco ti dico come ho fatto... sai mai che riesca a spiegare io qualcosa a te :p
Top
Profilo Invia messaggio privato
massimo2mila2
Apprendista forumista


Registrato: 19/01/10 11:19
Messaggi: 80

MessaggioInviato: Mer Mag 26, 2010 2:34 pm    Oggetto: Rispondi citando

supponiamo che la registrazione (ad esempio la ricezione di beni approvvigionati) comporti la compilazione di un file excel cui va aggiunto un rigo. devo salvare il file con un nome diverso ogni volta che qualcuno aggiunga un rigo? oppure bisogna sovrascrivere la versione vecchia ogni volta che viene aggiunto un rigo, in questo caso bisognerebbe aggiungere una colonna con la data di aggiunta.
Top
Profilo Invia messaggio privato Invia e-mail
QualitiAmo - Stefania
Moderatore


Registrato: 16/09/07 18:37
Messaggi: 26589

MessaggioInviato: Mer Mag 26, 2010 3:39 pm    Oggetto: Rispondi citando

Gestite i ricevimenti con excel? Non sarebbe meglio un bel database anche semplice, semplice per ritrovarvi poi quei dati in fatturazione o altro?

Comunque, per rispondere alla tua domanda, basterebbe aggiungere la riga e salvare sopra MA l'uomo è "costruito" per distrarsi quindi, per non saper né leggere né scrivere, perché non rinominare il file ogni volta mettendo davanti (o in coda) la data in un formato tale che tutti i file vadano a posizionarsi correttamente nella directory (in ordine di tempo)?
Male non fa, non si rischia di cancellare la riga del giorno prima e quando i file diventano troppi si possono spostare o buttare tenendo solo l'ultimo.

Bisognerebbe però vedere com'è l'intero giro della "carta"... Rolling Eyes
_________________
Stefania - Staff di QualitiAmo

ISO 9001:2015 - SI AGGIUNGE ALLA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO IL NUOVO TESTO CHE SVELA I SEGRETI DELLA FUTURA NORMA



IL PRIMO LIBRO NATO SULLE PAGINE DI QUALITIAMO



HAI DATO UN'OCCHIATA AL REGOLAMENTO DEL FORUM PRIMA DI SCRIVERE IL TUO MESSAGGIO?
Top
Profilo Invia messaggio privato Invia e-mail HomePage
massimo2mila2
Apprendista forumista


Registrato: 19/01/10 11:19
Messaggi: 80

MessaggioInviato: Mer Mag 26, 2010 5:24 pm    Oggetto: Rispondi citando

faccio un esempio:

ho individuato il processo di approvazione come segue:

il rappr. dir. si riunisce con i capireparto per preparare un documento (ad es. un'istruzione)

Il rapprsentante della direzione elabora il pdf del documento, lo inserisce nella directory condivisa, avvisa il caporeparto tramite email con link al documento e link al modulo XX (scheda_valutazione_documento.doc).


il caporeparto invia una notifica di lettura.
notifica lettura email=registrazione.

il caporeparto legge attentamente il documento, valuta se effettivamente il documento è esaustivo, attribuisce una valutazione modificando il modulo XX (scheda di valutazione documento), decide se approvare il docuemento.
rinomina il file XX aggiungendo la data e il cognome.
spedisce email al rappr. con allegato il file XX modificato.

il rappr. riceve l'email, emette definitivamente il documento approvato (oppure lo riedita e ricomincia il giro), conserva il file XX nella cartella "registrazioni"

scheda_valutazione_documento.doc=registrazione.
Top
Profilo Invia messaggio privato Invia e-mail
Paoloruffatti
Yoda


Registrato: 26/07/08 11:05
Messaggi: 4071

MessaggioInviato: Mer Mag 26, 2010 8:24 pm    Oggetto: Rispondi citando

Mamma mia , Massimo!
certamente avrai letto "il Castello" di Kafka.
La procedura che hai descritto ci va molto vicino!
non ti pare che se un pensa ad una procedura nuova la scrive, ne fa copia a chi la deve leggere e chiede che scrivano con una penna rossa le modifiche che pensa di proporre. Poi fa il giro, prende su le copie e ne fa un patchwork, se ci sono cose da discutere fa una piccola riunione e concordano lì in 15 minuti le modifiche da fare. Poi emette il documento e tutto il mondo è in pace, senza tante liturgie.
Quella vaccata di liturgia l'avevamo inventata noi del nucleare negli anni 70, perchè impostaci dagli americani che credevano di avere a che fare con i negri dell'africa nera, con l'anello al naso.
Purtroppo i nostri consulenti copiatori continuano a scopiazzare acriticamente queste liturgie e tomi di manuali e procedure impressionanti, ancor'oggi a 40 anni di distanza!.
Vedi di semplificare!
ciao
Top
Profilo Invia messaggio privato
massimo2mila2
Apprendista forumista


Registrato: 19/01/10 11:19
Messaggi: 80

MessaggioInviato: Mer Mag 26, 2010 9:30 pm    Oggetto: Rispondi citando

Brovvederò badrone
Top
Profilo Invia messaggio privato Invia e-mail
2p71828
Qualità è precisione


Registrato: 31/10/08 17:43
Messaggi: 2750

MessaggioInviato: Mer Mag 26, 2010 10:08 pm    Oggetto: Rispondi citando

massimo2mila2 ha scritto:
supponiamo che la registrazione (ad esempio la ricezione di beni approvvigionati) comporti la compilazione di un file excel cui va aggiunto un rigo. devo salvare il file con un nome diverso ogni volta che qualcuno aggiunga un rigo? oppure bisogna sovrascrivere la versione vecchia ogni volta che viene aggiunto un rigo, in questo caso bisognerebbe aggiungere una colonna con la data di aggiunta.


1) quante persone possono compilare il modulo?
2) E' possibile che in più persone abbiano accesso contemporaneo o lo abbiano lasciato aperto?

personalmente non cambierei il file , aggiungerei come dici tu una colonna per la data e una per il nome di chi ha fatto l'aggiunta e possibilmente ogni sera proteggerei le righe già inserite da sovrascrittura + copia di backup in un altro disco
Top
Profilo Invia messaggio privato
2p71828
Qualità è precisione


Registrato: 31/10/08 17:43
Messaggi: 2750

MessaggioInviato: Mer Mag 26, 2010 10:34 pm    Oggetto: Rispondi citando

nel frattempo stavo pensando a come gestire le firme elettroniche

ovvero preso un documento, probabilmente pdf, come essere sicuri che sia stato validato dalle funzioni con il solo ausilio di un pc in locale

dopo varie idee sono giunto a questa soluzione che però ha esaurito gli zuccheri nel cervello per cui potrei passare per un americano che abbia lavorato nel nucleare negli anni 70

creo un programma da distribuire alle funzioni.
con questo programma il responsabile della funzione immettendo i dati personali e decidendo la sua password personale per le firme genera un file in cui oltre a nome e cognome, c'è l'MD5 della sua password (=per i non addetti la versione criptata da cui non potete risalire alla password, ma data una stringa potete verificare applicando l'algoritmo MD5 se sia la password)
mi spedisce via e-mail il file

con questi dati costruisco il secondo programma che gli rispedisco
il programma due dovrà generare la firma digitale

quando gli spedisco un documento per approvazione, avvia il programma due che per prima cosa chiede nome e cognome e verifica la password con l'md5, quindi legge i dati del documento titolo, revisione data, numero di caratteri e di parole e genera una stringa criptata con chiave pubblica RSA (all'interno della stringa c'è nome, cognome, data, dati del documento, md5 della password)

quando ricevo il file riporto nel documento la stringa nella casella della firma (qualcosa del tipo"56984255697822545466965522364525678325". Ottenute tutte le "firme" (sequenze numeriche) faccio il pdf

adesso c'è il programma tre che data una "firma" la decodifica e mi fa vedere il nome cognome data, dati del documento.

barare o modificare un documento dovrebbe esser impossibile ai più in quanto dalla "firma" risulterebbe chiara la modifica o non tornano il numero di parole o di caratteri , o il nome etc

sono troppo contorto?
Top
Profilo Invia messaggio privato
Mostra prima i messaggi di:   
Nuovo argomento   Rispondi    Indice del forum -> I documenti Tutti i fusi orari sono GMT + 2 ore
Vai a Precedente  1, 2, 3  Successivo
Pagina 2 di 3

 
Vai a:  
Non puoi inserire nuovi argomenti
Non puoi rispondere a nessun argomento
Non puoi modificare i tuoi messaggi
Non puoi cancellare i tuoi messaggi
Non puoi votare nei sondaggi


Powered by phpBB © 2001, 2005 phpBB Group
phpbb.it