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[2p71828]

la voce fuori da coro:

va bene i diagrammi ma possono per me sono un riassunto in appendice/ allegato della procedura.

utilizzare i soli diagrammi va bene quando tutto fila liscio e non ci sono mai imprevisti. Provate a considerare un po' dei normali problemi nella produzione e il diagramma diventa un ginepraio (inciso che simbolo adoperate per un select case/ scelta multipla?). Purtroppo la procedura/ istruzione operativa etc si legge in caso di dubbi e nei casi di emergenza quindi deve essere esaustiva e contemplare anche le anomalie
tuttavia non nego che un diagramma di flusso dopo una procedura di 20 pagine chiarisce la visione di insieme del processo

ps scrivere un testo di una procedura è sicuramente più impegnativo di un diagramma e richiede molta più formazione

[mascalzone79]

Concordo con Zancky. Da me, siccome ogni procedura è tra le 10 e le 20 pagine ho messo un diagramma di flusso interfunzionale ad inizio della descrizione del processo, quale rappresentazione grafica delle azioni da eseguire. Ogni casella del diagramma è associata ad un numero progressivo, che è poi ripreso nella descrizione della procedura. Così se becco il lagnone che si scoccia di leggere tutta la procedura, con un occhio rapido ha chiaro le sequenze operative, ed eventualmente può approfondire con il testo sottostante.
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Insisti e resisti, ottieni e conquisti!!

[pen.max]

non concordo. Ritengo che le procedure devono essere una linea ben definita che permette alla struttura aziendale di operare nel rispetto delle normative e degli obiettivi di qualità che si è prefissata.
Questa linea non deve , a mio parere, prevedere ogni situazione che potrà verificarsi.

Ad esempio, nelle mio manuale , tutto quello che esce dalle procedure (e credimi se stabilisci le procedure direttamente con l'ente interessato, difficilmente ci sono fuori procedura) viene gestito o come non conformità (e quindi conseguente azione correttiva) o come proposta di inserimento all'interno della flow-chart.

Rimango sempre dell'opinione che una norma di 30 pagine non può dare vita ad un manuale-bibbia

[KK]

Io ho un manuale esclusivamente fatto di procedura...
Ho due soli diagrammi di flusso che sono pure obsoleti!

Sto seguendo questa discussione per trarne degli spunti su eventuali cambiamenti, oltre che di documentazione di sistema, anche di modo di pensare.

Recentemente ho impostato il manuale e le procedure dangogli una forma molto "user-friendly", con l'utilizzo di immagini e di descrizioni "fluide" (semplici da leggere) delle attività.

Di conseguenza non ho più trovato spazio per i diagrammi: in pratica è un tentativo di semplificare direttamente il testo senza l'utilizzo del diagramma.

Ripensando al diagramma e alle vostre parole, il mio cervello comincia a frullare e ora è pieno di immagini di stralci del mio testo incastonati come gemme all'interno di simbolismi diagrammeschi!
Ho un po' di nausea...

No, scherzi a parte, si potrebbe provare davvero a fondere il sistema della procedura snella con quello del diagramma per creare qualcosa di completamente nuovo.

Ci provo e vi faccio sapere!

Un altro esperimento che vorrei provare a fare è quello della riorgazzazione del manuali ordinandolo per processi: ho sempre seguito la norma e so di esserne schiavo... avrei qualche difficioltà se provassi a spostare qualcosa, ma proprio per imparare, voglio fare un tentativo!
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Konsulente Kualità

[bull]

la variabilità andrebbe gestita con le istruzioni operative, però, non con le procedure che dovrebbero fermarsi a un livello superiore. sbaglio? a quel punto i diagrammi riuscirebbero a descrivere senza problemi il testo.

stefano non dimenticarti di farci vedere la tua creatura, sono curioso davvero e desideroso di imparare cose nuove!

[2p71828]

[pen.max]

non volglio fare il banale ma questa discussione (come dice Stefano) mi sta facendo veramente pensare.... a tante modifiche. (complimenti a tutti)

Il manuale dovrebbe essere chiaro non solo al RSQ ma a tutti gli utilizzatori.

Esempio: chiunque ha provato a cambiare la lampadina della macchina o a montare un mobile... maledicendo quello che ha scritto pagine e pagine di quello che bisognava fare; a volte un disegno e qualche bella immagine rendono sicuramente meglio l'idea.

Il manuale dovrebbe essere diviso per funzione aziendale (rispettando chiaramente tutti i punti della norma) per facilitare la ricerca dei documenti e delle procedure.

[KK]

[2p71828]

Per stefano

dipende da come hai strutturato l'organizzazione documentale, nel caso ideale secondo me

il documento di livello 0 (il più importante) dovrebbe essere la "politica". In tale documento firmato dall'amministratore , presidente etc c'è il formale impegno dell'azienda a perseguire i principi e l'applicazione della ISO 9001, più ci sono gli obiettivi per il futuro (ad un anno e nel lungo termine)

dall'impegno della direzione (=politica) fai scaturire, oltre ai piani di miglioramento e gli indicatori, il manuale che è il documento di livello 1 insieme all'organigramma.

Nel manuale dopo una breve descrizione dell'azienda e un diagramma di flusso dell'organizzazione/produzione

dichiari quali sia l'ordine di precedenza dei documenti, e da quali procedure sono coperti i punti della norma. Per alcuni argomenti puoi fare una brevissima introduzione per spiegare la "filosofia" con la quale vi siete mossi per poi rimandare tutto alle procedure, istruzioni operative etc.

[pen.max]

provo a simulare quello che hai detto... zancky...

[KK]

Zancky, in una struttura documentale come quella che hai destritto, come dimostri di aver considerato tutti i punti della norma?

La conosci al punta tale da snoccolare a memoria i riferimenti in caso di domanda diretta, hai un documenti di riepilogo dei punti normativi oppure i punti sono segnati (ipotesi) a fianco ad ogni paragrafo?
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Konsulente Kualità

[pen.max]

giusto Stefano!

cosa usi un cross reference tra iso e documentazione?

[2p71828]

tabellina
punti iso, capitolo manuale, eventuale procedura,

tutto sommato il mio manuale è un indice con degli "abstract"

l'auditor è contento perchè ha tutto sotto mano

esisterebbe anche la possibilità di strutturare il manuale con la stessa numerazione della norma, ma non mi è mai piaciuta

[pen.max]

quindi 4 pagine di manuale , cross-reference e qualche procedura!

UHMM... non male ... veramente non male...

se aggiungiamo l'idea che le procedure possono essere solo flussi, si potrebbe veramente creare un manuale decisamente ridotto!

[KK]

Zancky,
in pratica, se non ho capito male, nel manuale c'è sostanzialmente una tabella con la cross reference tra le tue procedure/istruzioni e i punti della norma.

Se però hai un sistema che richiede l'introduzione di nuove istruzioni abbastanza di frequente (per esempio durante una fase di grosso cambiamento, o quando prendi in mano un sistema vecchio perchè hai iniziato un nuovo lavoro) non rischi di dover revisionare il tuo manuale spessissimo?

Magari mi rispondi: "si, lo modifico giornalmente ed è giusto che sia così, dimostra che hai un sistema dinamico" ma io, che sono sempre rimasto un po' attaccato a doppio filo alla norma, ho sempre immaginato il manuale come un documento che dovrebbe cambiare il meno possibile...

Insomma, il modo in cui ho sempre visto i documenti di sistema è sempre stato radicalmente diverso e ora faccio fatica a farmi entrare in testa un'idea precisa del tuo modo.

Per esempio:
La parte più operativa (diciamo dal punto 5 al punto 8 del manuale) mi sembra più semplice da gestire sotto forma di procedure, ma i primi 3 o 4 punti dove li hai messi, manuale o procedure?
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