Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[Silvia77]

Salve a tutti ragazzi,
chiedo gentilmente la vs. collaborazione poichè mi trovo alle prese con un nuovo dubbio. Ho già premesso di non essere un'esperta di qualità, ma comunque moltro incuriosita dalla materia. La questione è la seguente:
"In virtù della forte crescita dell'azienda presso cui lavoro, è stata più volte valutata la possibilità di creare un ufficio gare d'appalto. Vorrei qualche "dritta" su come strutturare al meglio il processo commeciale rigurdante questa nuova attività, perchè ritengo debba essere gestito separatamente dalle normali offerte commerciali".
Scusate la domanda forse scontata, ma essendo ancora alle prime armi, forse è già tanto che mi sia posta il problema.... (cerco di incoraggiarmi da sola!)

Opsss...dimenticavo!
C'è qualcuno qui che lavora nel settore dell'impiantistica? gradirei tantissimo uno scambio di consigli...

[QualitiAmo - Stefania]

Qualcuno di voi è esperto in gare d'appalto? Come possiamo aiutare Silvia?
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Stefania - Staff di QualitiAmo

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[mascalzone79]

Ciao Silvia, in azienda non mi occupo direttamente di gare d'appalto, ma ci provo lo stesso.
Innanzitutto dovresti cercare ed abbonarti ad uno dei numerosi servizi di segnalazione gare d'appalto (cerca su internet), per poter essere sempre aggiornati sui nuovi bandi di gara e soprattutto sulle scadenze delle gare.
Successivamente dovreste individuare in azienda una o più risorse che si rechino (o telefonino) agli enti appaltanti, per capire chi ha vinto la gara (questo se lavorate per conto terzi).
All'interno dell'ufficio poi dovreste attrezzarvi per essere pronti a compilare rapidamente le domande d'iscrizione, che di solito prevedono:
- autocertificazione del legale rappresentante
- fotocopia (autenticata o meno) del documento del legale rappresentante
- certificati ISO 9001
- modulo DURC
- certificato CCIAA con dicitura antimafia
- consenso al trattamento dei dati per la privacy
Questo in linea generare. Alcuni richiedono anche:
- fatturato ultimi 3 esercizi
- dati sulla composizione azionaria societaria
- autocertificazioni sulla mancanza di condanne penali dei soci
- autocertificazioni sulla mancanza di fallimenti dei soci
- organigramma
- referenze bancarie
- referenze di clienti
Se riuscite a strutturarvi per rispondere a questi requisiti, siete in grado rapidamente di presentare le domande di partecipazione.
Spero di esserti stato utile, ciao!
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Insisti e resisti, ottieni e conquisti!!

[Silvia77]

Ciao e grazie Mascalzone79 per la tua disponibilità,
temo però di essermi spiegata male.
Dal punto di vista organizzativo ho ben chiaro quanto è necessario fare, inquanto ho già avuto modo di preparare gare d'appalto (anche se sporadicamente) e di contattare questi servizi di segnalazione gare per una valutazione pratica ed economica.
Quello che mi domandavo è:
Qualora questa attività venisse svolta in maniera assidua, il mio sistema qualità dovrebbe prevedere qualcosa di specifico, tipo il monitoraggio di indici? il mio manuale dovrebbe specificare se l'impresa partecipa a gare d'appalto solo private o anche pubblichè? c'è differenza? se si, in cosa?
Scusate la banalità di queste domande, ma per chi ancora non lo avesse capito, anche nella mia azienda vige la regola del fai-da-te!!!! :?

[Stregatto]

Ciao Silvia. Di gare d'appalto non so niente ma avere un sistema qualità significa, nè pù nè meno, avere un modello di riferimento, pianificare come raggiungerlo, descrivere ciò che si fa e ciò a cui si tende e monitorare il tutto per migliorarlo in continuazione.

Se inizierete ad occuparvi di gare di appalto, dunque, descriverete le vostre attività e curerete tutto ciò che si discosta da quanto fate oggi (io su questo non ti posso aiutare, purtroppo).

Quali sono i vostri obiettivi? Perché vi avvicinate alle gare d'appalto? Come le affronterete?

[mascalzone79]

Ok, adesso mi è chiaro, prima non avevo inteso.

Sicuramente avrete in azienda una procedura di gestione delle attività di vendita (preventivi, ordini, ecc.). Bene, potreste dedicare un paragrafo, descrivendolo come un sottoprocesso, alla gestione delle gare d'appalto, se queste vi comportano una gestione differente rispetto alla normale attività aziendale.
Riguardo il monitoraggio degli indici, potresti definire come indicatori il rapporto tra gare eseguite e gare vinte, tenendo però conto che alla fine la discriminante è solo il prezzo finale offerto, e non altri parametri che potete migliorare (servizio, ecc.). In ogni caso non è un obbligo definire degli indici, specialmente se per voi non dà valore aggiunto al vs. sistema.
Non credo ci sia differenza tra gare d'appalto private e pubbliche, nella sostanza l'attività da svolgere è la stessa. Se riporti in procedura un paragrafo specifico per la gestione delle gare, sicuramente ne devi fare accenno anche nel manuale.
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