Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[QualityGirl]

Ciao a tutti,
sarà il caldo, ma è da un po' che sto coltivando l'idea di creare una itranet aziendale per avere tutti i documenti del sistema qualità facilmente accessibili e quindi, si spera, più usati.
Si tratterebbe però di partire da zero e di tanto in tanto (tipo oggi che è nuvolo) torno in me e temo che sia un'impresa da pazzi.

La domada quindi è: ne vale la pena? Qualcuno di voi usa una intranet aziendale? (o siamo così indietro che solo noi non l'abbiamo ancora? ) Porta degli effettivi benefici o le procedure sono sempre "quelle cose lì, sul server, poi mi fai vedere prima della verifica dove andarle a prendere"?

Io ho già dato un'occhiata in internet e se ne parla un gran bene, ma ci saranno delle cointroindicazioni, no? Sicuramente va bene per una grande azienda, ma per una medio piccola? C'è il rischio che il povero responsabile qualità/jolly dell'azienda soccomba alla mole di lavoro?

Attendo i vostri commenti per partire, dati alla mano, a convincere la direzione generale o abbandonare l'impresa.

[Stregatto]

Guarda, secondo me ci sono solo vantaggi. Al massimo, se posso pensare ad uno svantaggio, è quello della scarsa dimestichezza delle persone con il computer ma se i tuoi colleghi lo utilizzano già per lavorare non dovrebbero avere alcun problema ad usarlo anche per leggersi le procedure aggiornate.

Il lavoro per te, in teoria, dovrebbe diminuire una volta impostato il sistema perché non dovrai più gestirti tutta la carta.

[mcservizi]

Sono pienamente d'accordo con Stregatto.
Avere un SGQ gestito con una rete intranet è un enorme vantaggio, dove posso lo faccio sempre adottare e dopo un primo periodo di normale rodaggio, tutto funzoina alla grande.
Ciao

[vinz]

[QualityGirl]

Ehm, forse non mi sono spiegata bene... ho un'idea in testa e parto diritta sparata.

Dunque vinz, sì, abbaimo già una rete interna. Quello che vorrei fare io è una specie di sito internet interno, visibile solo dal personale dell'azienda, in cui consultare manuali, procedure, trovare i moduli, ecc...

Questo perchè hai voglia a dire che tutti i documenti sono su server, solo ricordarsi il percorso per certe persone è troppo. Mi piacerebbe invece che tutto fosse facilmente accessibile proprio come un sito, così non ci sarebbero più scuse.

Da quello che ho capito io questa è una intranet, no? Se non è così ho capito male come al solito, ma comunque credo che esista una cosa del genere, si chiamerà in un modo diverso.

Comunque sono in casa di raccolta informazioni per preparare una relazione da sottoporre alla direzione, quindi se avete commenti, suggerimenti, esperienze da condividere, fatemi sapere (e ditemi anche, se non si chiama intranet, come si chiama, così mi evitate figure di c...a. Grazie!)

[2p71828]

[vinz]

ok, ora ho capito.
dunque, ci sono varie soluzioni a vari livelli, secondo me:

1) la cosa più semplice è qualcosa del tipo di quello che ti ha detto Zancky; ancora più semplice è creare un collegamento alla cartella condivisa e piazzarlo sul desktop degli utenti
2) l'estremo opposto è usare un programma in rete locale per la gestione dei documenti; ultimamente questi programmi sono spesso web-based e cioè hanno un'interfaccia web ("intranet", intendevi questo, no?). Questa è una soluzione molto più avanzata, e alcuni di questi programmi permettono di gestire in maniera ottimale i documenti: revisione, emissione, approvazione, lista di distribuzione, lista documenti ecc. possono essere tutti fatti in maniera automatica; tuttavia a questo corrisponde una complessità molto maggiore nella configurazione del sistema e (ahimè) anche nell'utilizzo da parte dell'utente. Io uso da un po' Knowledge tree (www.knowledgetree.com), che ha una versione open source, ma ancora ho dei problemi soprattutto con i meno giovani/abituaiti all'informatica.
3)una via di mezzo potrebbe essere creare uno spazio online (non più intranet) condiviso tra i dipendenti (solo loro possono accedere), ci sono molti servizi che lo offrono gratuitamente (ad esempio google docs). Potresti poi creare un tuo sito aziendale con dei collegamenti ai documenti, e impostarlo come home page per ogni utente.

Dipende molto dalle dimensioni dell'azienda, dal livello di esperienza col pc degli utenti, dalla tua possibilità di imporre scelte alla direzione ecc.
Io partirei dal più semplice, francamente.

[QualityGirl]

Ciao ragazzi, grazie a tutti per le risposte!

La soluzione semplice (collegamento alla cartella su server) è quella che stiamo usando adesso, ma non basta, per vari motivi. Primo fra tutti, una scarsa dimestichezza con sistemi informatici, vera o di comodo (in alcuni casi).

Tanto per fare un esempio stupido: abbiamo un modulo per la segnalazione dei problemi per gli apparecchi che rientrano, e un po' di questi moduli sono disponibili a magazzino. Quando finiscono la gente non li ristampa (che sarebbe la cosa più comoda, visto che sono su server) ma li fotocopia! Al quarto giro sono tutti storti e il titolo si legge a metà, al sesto nessuno sa più cos'è e a cosa serve e alla prima verifica ispettiva interna, quando chiedi di verdeli compilati, ti rispondono ... no vabbè, ve lo lascio immaginare!

Per questo avevo pensato ad una impostazione tipo sito internet.
Vinz, perchè dici che è più complicato per l'utente? Io immagino che sia più complicato che chi deve gestire i documenti (che poi sarei io), ma per chi deve cercare qualcosa la cosa dovrebbe essere mooolto più semplice. Voglio dire, chiunque è capace di navigare in internet!

La soluzione 3 sembra interessante, grazie per il suggerimento! Lo approfondirò senz'altro.

[vinz]

Ci sono due opzioni:
A) un raccoglitore, uno scatolone, uno spazio condiviso dove infilare dei documenti
B) un programma fatto apposta per gestire documenti, che rientra quindi nella categoria dei Document Management Systems. Questi programmi, a volte appunto web-based, ti danno come ti dicevo molte più funzionalità ma, inevitabilmente, per usare queste funzioni richiedono all'utente qualcosa di più di "entro lì e mi piglio il documento".
L'utente dovrà accedere al sistema, entrare nell'area del documento richiesto, imparare come si fà a prelevarlo (se ne ha il permesso); ulteriori operazioni saranno poi richieste a chi il documento deve emetterlo e non solo prelevarlo, e una complessità ancora crescente a chi deve programmare il sistema; non è nulla di drammatico, naturalmente, ma spesso le difficoltà sono terra-terra.
Qui puoi trovare le caratteristiche principali dei DMS e una lista dei DMS open source (in fondo); verosimilmente qualcuno di quelli ti permetterà di provarli online
http://en.wikipedia.org/wiki/Document_management_system

[2p71828]

a questo punto nemmeno il migliore gestionale salverebbe la situazione se possono stamparsi il modulo e poi fotocopiarlo a piacere.

ho letto di alcuni che hanno messo tutti i documenti sul server impedendo però di stamparli.
questo implica che tramite un gestionale o tramite una macro sul documento. compili al pc la richiesta e quindi si attua una delle seguenti ipotesi salvi/ copi /i dati vengono inseriti su db/ si invia una e-mail
Però devi essere sicura che il sistema intranet funzioni tutti i giorni a tutte le ore altrimenti paralizzi la fabbrica.

se vuoi provare a scoraggiare l'abitudine di fotocopiare i moduli aggiungi in modo automatico a pie pagina la data e l'ora di stampa e il percorso.

se uno fotocopia avrà le copie con la stessa ora e quindi ......

[QualityGirl]

Centrato in pieno il problema!

Quello che spero di fare io, è di riuscire a rendere più semplice, più comodo, più veloce, più "piacevole", più immediato andare a prendere/consultare/usare i documenti in rete, grazie a un'interfaccia intuitiva, piuttosto che fotocopiarli ... o altro.

Grazie a tutti per i preziosi suggerimenti.

[2p71828]

L'ultimo suggerimento che mi viene in mente nel caso la situazione fosse disperata:
fai sparire le fotocopiatrici, solo scanners e stampanti attaccate al pc e utilizza l'area condivisa sul server per i moduli.

L'iterfaccia intuitiva è normalmente poco intuitiva per molti e i programmi gestionali sono abbastanza "pesanti", non ci spererei molto .....
Nella mia esperienza ho dovuto fare tante di quelle versioni del software di gestione del materiale in ingresso e dei dispositivi di misurazione e controllo che potrei scrivere un libro. Quelli più simpatici: un operatore addestrato per inviare una richiesta doveva clickare su un bottone "invia", riusciva a mandare in crisi il sistema perchè faceva il doppio click; un altro se doveva correggere andava indietro e avanti nelle pagine del browser; un'altro ancora inseriva i caratteri più strani

[paola]

in una società ho creato un SQ composto solo di file pdf, firmati tutti con firma digitale e in automatico esce la data di compilazione.
non serve stampare nulla.
L'Amministratore di sistema ha dato le password ai RF incaricati della compilazione e ha mappato i documenti in modo che solo i RF incaricati della compilazione vi potessero accedere. Ma non c'è intranet aziendale!

[Rosko]

Noi utilizziamo un sistema intranet sviluppato internamente in ASP.
E' un sistema eccezionale!!!

Gestiamo le modifiche prodotto, le non conformità, le richieste di codifica/modifica, la gestione dei disegni, schemi e manuali.

Abbiamo implementato pochi mesi fa il sistema di gestione della documentazione. In pratica crei il PDF della tua procedura e fai l'UPLOAD. lo salva in automatico in una cartella di rete protetta.

Per consultare clicco su "Visualizza", filtro la tipologia (moduli, procedure, manuali) ed ho una tabella con l'elenco delle procedure/moduli ecc. clicco sul collegamento e mi si apre

In fase di upload posso inviare in automatico delle e-mail ad una lista di distribuzione eliminando anche la necessità di tenere il modulo "lista di distribuzione"

se devo annulllare un documento lo "flaggo" come "documento annullato e gli altri non lo vedono più. Inoltre solo il RAQ ha l'accesso per UPLOAD o modifica.
Riguardo i moduli sono tutti in formato modello .DOT o .XLT per evitare modifiche accidentali.

Vista la potenza lo usiamo anche per tutta la documentazione aziendale compreso i permessi, prelievi a magazzino, permessi ferie, ma anche procedure di sicurezza (dgls 81), privacy, piani di evacuazione ecc.

con questo sistema non devo più correre dietro a problemi quali l'eliminazione dei documenti obsoleti o report su moduli vecchi o procedure non disponibili a tutti.

Ma la parte più gratificante è che adesso in azienda LEGGONO LE PROCEDURE E LE USANO!!!

In pratica ora non sono più io a verificare se i processi funzionano correttamente o se le procedure vengono rispettate, sono gli altri che mi richiedono revisioni perche in alcuni punti magari sono carenti. FANTASTICO!!! Potenza dell'informatica che facilita le cose. Basta eliminare gradualmente i moduli cartacei ed introdurre dei Form da compilare col PC che la gente non si lamenta più...anzi

Ve lo consiglio fortemente!!!

(gli Auditor sono rimasti piacevolmente impressionati)

[vinz]

ehm scusa rosko ma... quale è il sistema?
si può vedere online?