Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[fabrizia]

salve a tutti,
sono nuova nel campo e sto revisionando il manuale della qualità dell'azienda, vorrei sapere come devo comportarmi per quanto riguarda le revioni dei moduli, dato che il manuale e le procedure non devono essere revisionate, ma i moduli sono stati revisionati e alcuni fatti ex novo, ora devo aumentare l'indice di revisione solo per i moduli o devo far riferimento all'indice della procedura/sezione manuale a cui fanno riferimento??? aiuto! :?:

[QualitiAmo - Stefania]

Ciao Fabrizia, benvenuta su QualitiAmo!

Se i moduli necessitano di revisione, gli indici andranno variati. Il nostro consiglio è quello di creare una matrice extra manuale che riporti tutti i riferimenti aggiornati del sistema documentale in modo da poterli variare senza andare a riemettere ogni volta il MQ ma variando solo il singolo documento e questo foglio riassuntivo.

Gli altri amici del forum cosa dicono?
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Stefania - Staff di QualitiAmo

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[Quality]

Ciao Staff e benvenuta a Fabrizia.

Io la penso come lo Staff ed ho svincolato i moduli sia dal MQ che dalle stesse Procedure.

In questo modo l'aggiornamento dei moduli non deve comportare l'aggiornamento di Procedure e Manuale.

Basta che nelle Procedure (e/o nelle relative sezioni del MQ) siano indicati i criteri per la registrazione, conservazione e messa a disposizione dei moduli (ad esempio nella varie aree del Server aziendale di "propriertà" dei vari processi).

Ok?
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Se lo puoi sognare, lo puoi fare.

[fabrizia]

Grazie allo Staff e a Quality!
Ora mi è più chiara la situazione, seguirò i vostri consigli e andrò a creare la matrice delle revisioni, in modo da stare sicura e non dover modificare il MQ e le preocedure; ho ancora un dubbio, quando lo staff parla di revisione dei moduli intende anche l'aggiornamento? mi spiego ora sto compilando i moduli della pianificazione della formazione dell'anno 2009, di conseguenza prevedo nuovi corsi e nuove date rispetto a quelle precedenti del 2008, non riesco a capire se questo è un semplice aggiornamento e dal momento che non vado a modificare la struttura del modulo tuttò ciò non deve essere considerato come revisione ma come ssemplice compilazione di un modulo predisposto e quindi anche l'indice di revisione non dovrebbe essere aggiornato...non prendetemi per matta, forse è una cosa ovvia, ma non la capisco...

[KK]

La seconda che hai detto.

Attenta a non fare confusione tra Modulo e Registrazione.

Un modulo è il supporto su cui tu registri.

Il modulo ha un aggiornamento della revisione nel momento in cui cambia almeno una parte dele suo contenuto: uno schema diverso, una parte in più o in meno, una pagina in più.
Una registrazione (che io sappia) non provoca mai un nuovo indice di revisione.
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Konsulente Kualità

[KK]

Tra l'altro la matrice di cui ti hanno accennato è ancora più utile se sfrutti questo espediente:

Immagina di avere 4 colonne, un po' come quelle di excel (tra l'altro ideale per la sua costruzione): A, B, C e D.

Nella prima colonna di sinistra (A) elencherai le sezioni del manuale.
Nella B le tue procedure badando che ogni procedura corrisponda alla riga della sezione manuale corrispondente.

Ad esempio: le eventuali procedure "Gestione dei documenti" e "Controllo delle registrazioni" saranno sulla stessa riga di "Sez. 4 del manuale: Sistema di Gestione della Qualità"

Nella colonna C metterai le istruzioni operative sulla stessa riga delle procedure a cui si riferiscono.

[i]Ad esempio: un'istruzione chiamata "Taratura del calibro" la metterei sulla stessa riga della procedura "Gestione strumenti di misura" a sua volta corrispondente alla sezione "Realizzazione del Prodotto (7.6)".

Nella colonna D metti i moduli utilizzando il criterio precedente.

In questo modo, con l'utilizzo dell'unione celle di excel, avrai su ogni riga la sezione del manuale e tutte le procedure, istruzioni e moduli corrispondenti.

Tale sistema ti permette di avere una numerazione ed un indice di revisione per ognuno e svincolata tra di loro.

Spero di essere riuscito a spiegarmi!
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Konsulente Kualità

[fabrizia]

Grazie! A tutti davvero!
Spero di aver capito e quindi seguendo il nostro manuale ho redatto un modulo "elenco generale dei documenti" dove ho messo ogni documento classificato in base al modulo a cui si riferisce e quindi alla procedura gestionale. In un altro modulo "Elenco delle registrazioni" ho messo tutte le registrazioni e qui ho inteso come tali tutti i moduli predisposti che ho aggiornato all'anno corrente con le attività svolte o da svolgere in futuro, cambiando l'indice di revisione solo a quelle registrazioni che mi hanno comportato una modifica nel modulo a cui si riferiscono. In più ho messo in questo elenco tutti quei documenti che non hanno modulo di base ( tipo verbali delle riunioni di un progetto, verbali di riesami, pianificazioni di produzione, schede di valutazione, ect...) classificandoli con una dicitura che li identifichi univocamente e nello stesso tempo faccia riferimento alla sezione a cui appartengono tra le varie procedure. Mi date l'ok o mi consigliate di rivedere il tutto?

[bull]

fabrizia secondo me così vai benissimo!

[Stregatto]

Confermo. Ciao!

[mcservizi]

Mi sembra un ottimo lavoro!

[fabrizia]

Grazie!ora ho concluso quella parte dei documenti e spero di aver fatto bene..adesso sto facendo la matrice delle revisioni..un'ultima domanda..ma se ho la sezione del manuale ad indice di revisione 2, è possibile avere la procedure di quella sezione ad indice 0 e il modulo relativo alla stessa peocedura ad indice 1?!?! Oppure è necessario che tutti gli indici discendano direttamente dalla sezione del manuale?!

[Stregatto]

Certo che si può! Non è detto che tutti i documenti che si riferiscono ad un certo ambito siano nella stessa revisione, anzi, di solito è esattamente il contrario!

[fabrizia]

grazieeeeeeee!