Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[pterix]

Ciao ragazzi. Scusate se mi faccio vivo poco in questo periodo ma sono molto preso col nuovo lavoro.

Volevo sapere come gestite i vostri documenti interni. Avete un numero di identificazione per ogni modulo che utilizzate oppure seguite un altro sistema?

Ve lo chiedo perchè ho preparato una checklist molto generica per gli audit interni con l'intento che venga poi personalizzata dai singoli auditor che dovranno verificare un'area. Come faccio a numerare i moduli in questo caso?

[Stregatto]

Ciao Pterix. Sì, un numero per ogni documento ma solo per quelli di base.

Cerco di spiegarmi: la tua bozza di checklist avrà un numero e sarà quella che utilizzerete come base per sviluppare tutte le altre.
La singola checklist utilizzata per una verifica ispettiva specifica, invece, quella che conterrà, ad esempio, le domande per l'ufficio commerciale, non avrà un numero identificativo del modulo ma, piuttosto, sarà identificata con una data e sarà allegata alla documentazione di quella singola verifica.

Spero di essermi spiegata bene

[dario]

ciao, io ho fatto così:

La CL base la chiamo "modello di cl per audit interni v080703" che diverrà
"modello di cl per audit interni v090xyz" se la modifico (nella sua forma base) nel mese x giorno yz di quest'anno (non vado oltre).

La CL adattata per l'audit alla funzione acquisti (al processo acquisizione se faccio audit di processo) è un file creato a partire dalla CL "modello di cl per audit interni v080703" e che ho chiamato "CL acquisti v081011" perché l'ho creata l'11 ottobre 2008. Se la aggiorno la chiamerò "CL acquisti v09wxyz" ...
Nella CL acquisti figura un riferimento al file di origine ... il modello di CL...

Questo per i modelli, cioé CL vuote.
Quando le compilo in sede di audit faccio come stregatto: metto data e riferimenti all'audit e salvo nella cartella dei dati operativi 2008, 2009, 2010 ecc...

complicato?

[pterix]

No, Dario! Non è complicato! Sono io che sono impedito!
Comunque grazie a te e a Stregatto: ora sono come fare! 8)

[dario]

sai caro, l'agenzia di consulenza che stiamo avviando la mitica stregatto ed io, presto ti sottoporrà una di quelle fatture che ...
scherzo, dai, felice di avere dato una mano, anzi, un'idea...
ciao

[Stregatto]

Per la società ci sto, Dario! 8)

Comunque Dario ha ragionissima. Io ho dimenticato di dire che oltre a scrivere la data sul modulo andavo a salvarlo con un nome di file costruito più o meno come fa lui (anno_mese_giorno con davanti il nome del modulo).

Al solito, mi inchino...

[Studio Delta]

Non c'è alcun bisogno o obbligo di numerare i moduli o le procedure. La norma chiede che siano identificati e questo lo puoi fare anche con un semplice titolo. Certo il metodo che ti hanno suggerito è sicuramente più pratico.

[pterix]

Grazie anche a te Studio!