DARE POTERE ALLE PERSONE O RESTITUIRLO?
Si parla tanto di empowerment delle persone. E se il segreto fosse un altro?
"Il compito di un'azienda non è dare potere alle persone; è ricordare ai dipendenti che ce l'hanno già quando entrano e metterli in condizione di esercitarlo. Fatelo, e rimarrete stupiti dalla qualità del loro lavoro"
"Ricorda sempre che le persone hanno potere. Non è compito tuo darglielo. Riconosci il loro potenziale, liberalo da politiche rigide, approvazioni e procedure e vedrai che saranno straordinariamente capaci"
Le aziende investono tempo e denaro per attrarre i migliori talenti sul mercato, persone brillanti con competenze straordinarie e grande potenziale e poi, una volta che queste persone lavorano per loro, **fanno di tutto per intrappolarle in gabbie fatte di controlli e approvazioni che ne limitano sistematicamente l'espressione**.
Quando le persone devono spostarsi attraverso labirinti burocratici infiniti per prendere anche le decisioni più semplici, l'organizzazione perde velocità, agilità e capacità di innovare. **Il tempo speso in attese e approvazioni è tempo sottratto alla creazione di valore**.
L'impatto umano è altrettanto profondo. **Professionisti competenti e motivati si trasformano gradualmente in esecutori passivi**, la loro iniziativa si spegne sotto il peso di un sistema che comunica costantemente un messaggio sottile: "Non ci fidiamo del tuo giudizio".
Le approvazioni multiple
Il sistema delle approvazioni multiple rappresenta forse la più pervasiva e paralizzante delle barriere organizzative. Nato con l'intento di **ridurre rischi e garantire controllo**, si è evoluto in molte organizzazioni in un mostro burocratico che divora tempo, energia e iniziativa.
La cascata infinita di firme inizia spesso in modo innocente. Un manager richiede di approvare le spese sopra una certa soglia. Poi il suo superiore vuole vedere tutto ciò che approva il suo collaboratore. Poi l'ufficio legale vuole verificare i contratti e, in men che non si dica, per una semplice decisione di acquistare un software da 500 euro, servono fino a sei firme e tre settimane di tempo.
**Definire soglie di autonomia decisionale** rappresenta il primo passo fondamentale. Invece di richiedere approvazioni per tutto, le organizzazioni possono stabilire limiti entro i quali i dipendenti hanno piena autonomia. Questi limiti dovrebbero essere generosi e basati sulla fiducia, non sulla paura. Ad esempio, invece di richiedere approvazioni per ogni spesa sopra i 100 euro, si potrebbe dare a ogni responsabile un budget annuale da gestire autonomamente. **La responsabilità si sposta dal controllo preventivo alla rendicontazione trasparente dei risultati**.
Ovviamente, un profilo senior con 10 anni di esperienza dovrebbe avere soglie di autonomia diverse da un neoassunto e un team che ha dimostrato un'eccellente gestione delle risorse dovrebbe guadagnarsi maggiore libertà.
Questo approccio non solo riduce il carico burocratico ma comunica fiducia e riconosce la competenza.
**Il principio del "silenzio-assenso"** può rivoluzionare in modo semplice la dinamica delle approvazioni. Invece di richiedere un "sì" esplicito che può richiedere settimane, si stabilisce che le proposte sono automaticamente approvate se non ricevono obiezioni entro un tempo definito - diciamo 48 o 72 ore. Questo semplice cambio di default trasforma il processo di approvazione perché chi approva ora deve attivarsi solo se vede un problema reale, non semplicemente per esercitare un controllo.
Per implementare efficacemente il silenzio-assenso, è fondamentale che **le proposte siano ben strutturate e contengano tutte le informazioni necessarie**. Template chiari e una formazione adeguata assicurano che i dipendenti sappiano come presentare le loro idee in modo che i decisori possano valutarle rapidamente.
Libertà e responsabilità
Un esempio di questa filosofia la troviamo applicata in Netflix che con "Freedom and Responsibility" ha incoraggiato i dipendenti a prendere decisioni autonome.
Per arrivare alla riduzione dei controlli, Netflix ha adottato un approccio chiamato "decentramento radicale", caratterizzato dall'eliminazione di molti controlli tipici delle aziende tradizionali.
Nessun limite alle ferie perché i dipendenti gestiscono autonomamente le vacanze, nessun controllo sulle spese di viaggio con il semplice principio "agisci nel miglior interesse di Netflix", accesso libero a tutti i documenti aziendali, anche di reparti diversi dal proprio ed eliminazione delle procedure di approvazione delle spese.
I dipendenti di Netflix sono liberi di prendere decisioni sulle azioni da intraprendere e possono proporre nuove iniziative senza chiedere il permesso ai superiori.