AUTORIFLESSIONE DI SENECA PER I PROFESSIONISTI DEI SISTEMI DI GESTIONE
Partiamo da uno spunto molto interessante che ci viene offerto da Seneca per trasformare la nostra esperienza in competenza e impedire di rifare gli stessi errori
"Mi terrò costantemente sott'occhio ed esaminerò ogni mia giornata, attività molto utile. Perché è questo che ci rende malvagi: nessuno ripensa alla propria vita. Riflettiamo solo su ciò che stiamo per fare. Eppure i nostri piani per il futuro hanno radici nel passato"
Il principio di Seneca che vi abbiamo riportato qui sopra e che lui cercava di applicare nella sua quotidianità, non è solo filosofia antica ma una **strategia concreta che anche un professionista dei sistemi di gestione può mettere a frutto**. Chi opera in questi ambiti sa bene che l'efficacia non dipende solo dalle procedure ma, soprattutto, dalla consapevolezza con cui le applichiamo quotidianamente.
Vediamo, quindi, qualche esercizio estremamente pratico e declinato per il nostro ambito di competenza che ognuno di noi può svolgere nella quotidianità per giungere a quella consapevolezza auspicata da Seneca.
La matrice delle connessioni temporali
**Esercizio: passato→presente→futuro**
Seneca insegnava che "i nostri piani per il futuro hanno radici nel passato". Per chi si occupa di sistemi, questo significa mappare le connessioni temporali delle proprie azioni.
Create una matrice a 3 colonne:
- **Ieri**: quale decisione di ieri sta influenzando la giornata di oggi? Esempio: "Ieri ho rimandato la verifica del fornitore X, oggi devo gestire questa questione che, nel frattempo, è diventata urgente"
- **Oggi**: quale modello comportamentale sto ripetendo inconsciamente? "Anche oggi ho iniziato a leggere le email quando, invece, avrei dovuto dare la priorità ad altro che non avevo voglia di affrontare"
- **Domani**: come applicherò concretamente la lezione di oggi? "Domani inizierò dal compito più importante, non dalla lettura delle email"
Il diario delle micro-decisioni
**Esercizio: tracciare le scelte inconsce**
Durante gli audit, le verifiche e i controlli prendiamo continuamente micro-decisioni che spesso passano inosservate. Seneca direbbe che occorre esaminare anche le scelte più piccole, perché sono quelle che formano il carattere.
Durante la giornata, proviamo ad annotare (anche mentalmente) 3 micro-decisioni che abbiamo preso:
- "Ho scelto di approfondire quella non conformità invece di archiviarla velocemente"
- "Ho deciso di coinvolgere l'operatore nella discussione invece di limitarmi a segnalare"
- "Ho optato per una verifica documentale aggiuntiva invece di fidarmi"
Per ognuna, identifichiamo il "perché" e colleghiamolo alla norma ISO di riferimento per essere maggiormente consapevoli delle nostre scelte migliori e replicarle.
L'analisi dei trigger comportamentali
**Esercizio: mappare stimolo→reazione→risultato**
I professionisti dei sistemi di gestione affrontano spesso situazioni in cui si trovano sotto pressione. Seneca sosteneva l'importanza di osservare le proprie reazioni automatiche per migliorarle.
Quando ci troviamo di fronte a una situazione critica (non conformità grave, audit impegnativo, scadenza urgente), proviamo ad applicare questa sequenza:
- **situazione critica**: descriviamo oggettivamente cosa è successo
- **nostra reazione automatica**: come abbiamo reagito istintivamente?
- **risultato ottenuto**: la nostra reazione è stata efficace o controproducente?
- **alternativa**: se avessimo riflettuto prima di reagire, cosa avremmo fatto diversamente?
La tecnica del consulente esterno
**Esercizio: autoanalisi obiettiva**
Seneca praticava l'arte di osservarsi dall'esterno. Per chi si occupa di sistemi di gestione, questo significa assumere lo sguardo di un auditor esterno sulla propria giornata.
Ogni sera, per 30 secondi, chiediamoci: "Se fossi un consulente chiamato a valutare la mia gestione di oggi, cosa direi?" Focalizziamoci su tre aspetti:
- **efficacia**: i risultati ottenuti corrispondono al tempo investito?
- **relazioni**: come ho gestito le interazioni con i colleghi, la direzione, i fornitori e i clienti?
- **risultati misurabili**: cosa posso quantificare del mio contributo di oggi?
Identifichiamo sempre un punto di forza e un'area di miglioramento specifica.
Il registro delle connessioni sistemiche
**Esercizio: vedere i collegamenti nascosti**
I sistemi di gestione sono interconnessi per natura. Seneca insegnava a vedere le conseguenze a lungo termine delle azioni quotidiane.
Ogni giorno, dedichiamo un minuto a tracciare queste connessioni:
- **impatto sugli indicatori**: "Quale decisione di oggi impatterà sugli indicatori del mese?"
- **effetto sui colleghi**: "Le mie azioni come influenzano il lavoro degli altri reparti?"
- **effetto domino**: "Quale catena di conseguenze sto innescando?"
La calibrazione dell'efficacia quotidiana
**Esercizio: scala 1-10 dell'impatto**
Seneca misurava i suoi progressi quotidiani. Anche noi possiamo farlo in pochi secondi:
- valutiamo l'efficacia complessiva della giornata di oggi su una scala 1-10
- identifichiamo una cosa che ha funzionato bene (da replicare)
- troviamo una cosa da modificare domani (specifica e attuabile)
- individuiamo un'azione concreta per il miglioramento (cosa faremo diversamente)
Questo esercizio ci aiuta a chiudere la giornata con maggiore consapevolezza e ad iniziare quella successiva con una direzione ben precisa.