Cosa sai davvero del riesame di direzione nell'ambito della ISO 45001?
Quattro domande che ti mettono alla prova sul punto 9.3 della ISO 45001
Il punto 9.3 della ISO 45001, il riesame di direzione, è uno di quei requisiti che tutti credono di conoscere. Ma è davvero così?
Quattro domande per metterti alla prova: cerca di rispondere tu, prima di leggere la soluzione.
1. Se il sistema funziona già, a cosa serve il riesame?
Hai gli audit interni che funzionano bene, gli indicatori sotto controllo, le non conformità ben gestite. Tutto è monitorato e misurato. Allora perché aggiungere ancora un riesame? A cosa serve esattamente?
Fermati davvero un istante su questa domanda
L'audit ti dice se quel processo è conforme e l'indicatore ti dice se quel parametro è in target. La non conformità, infine, ti dice che lì, in quel punto, qualcosa non va. Nessuno di questi strumenti, però, da solo ti dice se il sistema nel suo insieme è ancora ben funzionante.
È qui che entra in scena la triade che l'allegato A.9.3 della norma distingue perché il riesame valuta tre cose diverse:
idoneità, adeguatezza ed efficacia del sistema di gestione.
ISO 45001:2018, punto 9.3
Si tratta davvero di tre cose diverse. L'idoneità è quanto il sistema calza con la tua organizzazione, la sua cultura e il suo modo di operare. L'adeguatezza è se lo stai attuando come si deve. L'efficacia, infine, è se sta raggiungendo i risultati attesi. Puoi avere un sistema efficace ma non più idoneo: funziona, ad esempio, ma per le necessità che l'azienda aveva tre anni fa. Il riesame non duplica nulla: guarda da un'altezza che nessun altro strumento raggiunge.
2. Perché deve farlo la direzione?
La norma è esplicita: il riesame lo fa l'alta direzione, non l'RSPP o il responsabile del sistema, anche se loro conoscono i dettagli infinitamente meglio. Allora perché affidare proprio alla direzione la valutazione più importante?
Prova a spiegare la differenza prima di proseguire
Attenzione a non confondere chi sa con chi può decidere. Sono due cose distinte, e la norma le tiene separate con una parola che vale la pena imparare a maneggiare.
La parola è accountability. L'allegato A.5.3 la spiega benissimo:
essere chiamati a rispondere di decisioni e attività… avere la responsabilità ultima.
ISO 45001:2018, Allegato A.5.3
L'operatività si può delegare ma rispondere delle conseguenze no. L'RSPP può istruire la pratica, preparare i dati, persino redigere il verbale ma le decisioni che escono dal riesame riguardano risorse, direzione strategica, cambiamenti al sistema: leve che solo chi ha l'autorità può utilizzare. Per questo motivo il punto 9.3 non è un punto tecnico ma riguarda la leadership. Affidarlo a chi conosce i dettagli ma non ha la possibilità di disporre delle risorse significherebbe celebrare un semplice rito vuoto senza nessuna possibilità di trasformarlo in azione.
3. "Idoneo, adeguato ed efficace" è un buon esito?
Immagina di chiudere il riesame con questa frase nel verbale: «Il sistema di gestione risulta idoneo, adeguato ed efficace.» Suona bene e usa perfino le tre parole giuste. Eppure, formalmente, è un riesame incompleto. Perché?
Cerca il pezzo mancante prima di leggere la risposta
Il problema è che hai scambiato un input per un output. Quella frase è una conclusione, una fotografia dello stato di salute ma la norma, al punto 9.3, non si accontenta di una diagnosi, pretende delle decisioni. Gli output del riesame, dice il testo, devono comprendere:
cambiamenti al sistema di gestione; risorse necessarie; azioni, se necessarie.
ISO 45001:2018, punto 9.3
Cambiamenti, risorse, azioni, implicazioni sulla direzione strategica. La constatazione è il punto di partenza dell'ultima parte del lavoro. Se dal tuo riesame non esce almeno una decisione, per quanto piccola, manca il pezzo che rende il 9.3 ciò che è: il momento in cui l'organizzazione non si guarda soltanto, ma decide di scegliere.
4. Ogni quanto va fatto?
La norma dice che il riesame va condotto «a intervalli pianificati». Perché non ha scritto semplicemente «una volta all'anno», risparmiandoci un giro di parole?
Resisti alla tentazione di rispondere "una volta l'anno"
Si tratta di una vera e propria delega ragionata e capirla ti cambia il modo di leggere tutta la norma.
«Intervalli pianificati» è pensiero basato sul rischio applicato al tempo. Un cantiere edile ad alto rischio, con condizioni che cambiano ogni settimana e un ufficio amministrativo non possono avere la stessa cadenza di riesame perché sarebbe assurdo. La norma si rifiuta di mettere un numero perché il numero giusto dipende dal tuo contesto e dalla velocità con cui cambiano i tuoi pericoli. Ti dà un principio, pianifica gli intervalli in modo coerente con il rischio, e ti lascia la responsabilità di tradurlo in un calendario. La maggior parte delle aziende sceglierà l'anno solare e spesso andrà benissimo. Ma sceglierlo è diverso dal subirlo: il primo è un sistema di gestione, il secondo è un mero adempimento.
Una riflessione
Adesso togliti il cappello del consulente per un momento.
C'è una storia che Seneca racconta nel De ira. Il filosofo Sestio, ogni sera, prima di dormire, si rivolgeva una domanda:
Quod hodie malum tuum sanasti? — Quale tuo male hai guarito oggi?
Seneca, De ira, III, 36
Non si chiedeva se avesse gestito i singoli problemi della giornata ma si chiedeva, a intervalli pianificati (ogni sera) se la direzione complessiva della sua vita fosse ancora idonea, adeguata, efficace rispetto a dove voleva andare. E da quella valutazione tirava fuori una decisione per il giorno dopo: un'azione, non una semplice diagnosi.
È esattamente come fare un riesame di direzione!
Il punto 9.3 non descrive un obbligo aziendale astratto ma una facoltà profondamente umana che, però, quasi nessuno esercita: fermarsi a cadenza regolare (non quando le cose vanno male, ma a prescindere) per chiedersi non «quali incendi ho spento oggi?», ma «il modo in cui stiamo lavorando è ancora quello giusto?». E poi decidere qualcosa di conseguenza.
Le aziende lo chiamano riesame di direzione e lo mettono a verbale. Tu, nella tua vita, ogni quanto lo fai? E quando lo fai, ti fermi alla constatazione, oppure ne esce, ogni volta, almeno una decisione?