Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[Rebecca]

Ciao. Sto cercando di rivedere la nostra procedura dedicata agli Acquisti perchè voglio includervi un'azione di follow-up.

Vi spiego meglio con un esempio:

- gli acquisti ordinano del materiale il primo febbraio
- l'arrivo previsto in azienda è per il 5/2
- l'ufficio commeciale promette al cliente che potrà spedire la merce il 5/2
- l'11/2 il cliente telefona inviperito al commerciale perché il materiale non è ancora arrivato
- il commerciale chiama gli acquisti
- gli acquisti chiamano il fornitore che comunica che il materiale non è ancora partito per una serie di problemi!!!

Ora lo so che sembra una storia uscita da "I confini della realtà" ma è quello che è successo davvero dove lavoro e vorrei evitare che ricapitasse in futuro.

Suggerimenti?

[lean]

Mi sembra che qui manchino essenzialmente due cose:

1) il fornitore è approvato? Se sì come mai spedisce la merce in ritardo senza informarvi? O forse c'è stato un cortocircuito di informazioni tra acquisti e commerciale?

2) occorre assolutamente avere sotto controllo la situazione del materiale ordinato, questo va inserito in procedura! Se ci sono ritardi l'ufficio acquisti deve sollecitare il fornitore.

[Stregatto]

Molto lo risolvereste con una conferma d'ordine da parte del fornitore. Se non la manda lui, fatevi almeno dare una data telefonicamente e mettete giù due righe voi specificando che quella è la data di consegna confermata. Mandate il documento via e-mail o via fax e vedrete che un po' più d'attenzione al rispetto delle consegne l'otterrete già così.

[Michele]

Se la conferma d'ordine d'ordine manca potete sempre prevedere a monte un bel contrattino.
Comunque io trovo abbastanza strano che siano i commerciali a dover fare da baby sitter agli ordini.

[dario]

Che bello leggere come ci si da da fare e ci si vuole aiutare! Fa onore a chi fa girare le rotelle e da buoni consigli!
Forse non ho capito tutto, ma ti do ugualmente un mio parere.
Qui, oltre ai problemi con il fornitore, vedo un problema con i vostri termini tiratissimi (confermate al cliete che spedite lo stesso giorno che ricevete). Non vedi possibile mettere un minimo di riserva?
In gran parte dei casi ti gireranno le scatole a dover fare magazzino tampone per uno o due giorni, ma secondo me tamponi anche un sacco di grane (stress se il giorno previsto il camion arriva in ritardo; le menate dei poveri operai che non hanno il tempo di fare il vontrollo di quanto ricevuto e devono già spedirlo; il tempo di respirare insomma).
Lo so che per il finanziario fare magazzino è orribile, ma se eviti che il tuo cliente strilla, e a ragione, direi che la qualità ne guadagna mica male...
anche se non è facilmente quantificabile quanto...

[Rebecca]

Allora: prima di tutto grazie a tutti per i consigli!

Dario ho sbagliato a scrivere: in realtà spediamo il giorno dopo l'arrivo previsto della merce (arrivo il 5/2, spedizione il 6/2)

Michele e Stregatto: l'idea della conferma d'ordine o di un contrattino a monte non è affatto male. In effetti con i fornitori storici siamo abituati ad andare sulla fiducia ma poi ci capitano queste cose!

Lean seguirò i tuoi consigli per la procedura!

Thanks!!!!

[papero]

Dove lavoravo tempo fa accadeva spesso. E non dipendeva tanto dalla procedura fatta bene o no, ma dal conoscerla ed applicarla!
Possibili soluzioni che se non sono troppo impertinente vi consiglierei:
- calendario degli arrivi previsti su sistema informatico
- istruzioni operative, appiccicata sul muro al loro fianco così non possono dire di non sapere come comportarsi, su cosa fare in caso di immissione di nuovo ordine, immissione di ordine urgente, imprevisti e ritardi nelle consegne
_________________
There's a new man in town!

[Rebecca]

Grazie anche a te papero, sto già implementando un po' di cambiamenti!

[Rebecca]

Sono di corsa. Volevo solo dirvi che ho riemesso la procedura con la variazione che avevamo concordato e ora tutto SEMBRA filare meglio.
Grazie ragazzi, davvero! 8)

[gibbosky]

Quale variazione hai fatto Rebecca ?
Dai messaggi sopra mica la riesco a comprendere...
Fammi un po' sapere quando hai tempo, è sempre interessante sapere come si gestisce la parte acquisti/fornitori, argomento sempre delicatissimo per qualsiasi organizzazione.

saluti

gibbosky

[Rebecca]

Hai ragione gibbosky, non mi sono spiegata affatto!!

Praticamente ho introdotto, come mi avete consigliato, la conferma d'ordine fatta da noi (i fornitori 9 volte su 10 non ce la fanno).
Queste conferme vengono inserite in uno scadenziario che permette, ogni giorno, di avere sott'occhio le scadenze delle consegne e di fare gli opportuni solleciti. Mi sembra che così possa funzionare.

Ciao ciao!