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[Tibss]

Ciao ragazzi, io sto organizzando (con il supporto di un consulente), il sistema per l'accreditamento 17025 di un laboratorio clinico.
Premesso che fino a 3 mesi fa non mi sono mai occupato di queste cose, vi chiedo un consiglio sulla parte di gestione documentale. In particolare come posso gestire la distribuzione dei documenti? se li metto in condivisione (solo lettura) in una cartella nella rete internet del laboratorio ho ugualmente bisogno di una lista di distribuzione? Sapreste indicarmi dove trovare un fac simile di una procedura per la gestione documentale adeguata per la 17025?

scusate le tante domande e grazie a tutti!

[rhox]

La lista di distribuzione ce l'hai sapendo le utenze che possono accedere alla cartella. Oppure ogni volta che metti 1 documento nuovo mandi 1 mail alert con ricevuta di lettura e consideri quella come evidenza

[KK]

Accredia è molto molto puntigliosa in ambito 17025.
Il mio suggerimento è quello di stare attento a due cose in particolare.

1) La distribuzione deve andare a intercettare solo e soltanto i soggetti facenti parte dell'organizzazione di laboratorio. Ciò significa che, se con la rete intranet tu consenti la lettura a soggetti esterni alla tua organizzazione 17025, la cosa può creare problemi.

2) devi garantire al 100% che se ti capita di aggiornare un documento tu ti ricordi di farlo in tutti i punti dove i documenti sono condivisi (siano essi cartacei o elettronici).
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Konsulente Kualità

[Tibss]

Grazie delle informazioni.

Allora uno dei problemi è che non esistono account e e-mail personali. Cioè quasi tutti i membri del laboratorio accedono alla cartella condivisa con le stesso account generale di laboratorio. In teoria nessuno esterno al laboratorio può accedere alla cartella.

Per quanto riguarda l'aggiornamento ho scritto nella procedura che tutte le copie dei documenti, digitali o cartacee, ad eccezione di quelle presenti nella cartella condivisa, sono da intendersi come copie non controllata.

Alla luce di questa situazione cosa potrei fare?

[KK]

Continuare così che va bene.
Io per dimostrare che tenevo sotto controllo questo aspetto, avevo un excel dove andavo a registrare revisione e data del documento non solo in senso generale, ma dedicando una colonna a ogni punto di distribuzione.
Ad esempio, tre colonne: data e rev. documento di RQ, data e rev su cartella condivisa, data e rev. su PC del tecnico viaggiante.

Un documento di questo tipo ti permette di utilizzarlo come promemoria tuo per fare gli aggiornamenti in tutti i punti in cui i documenti sono condivisi e dare evidenza ad accredia della tua tenuta sotto controllo.
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Konsulente Kualità

[Tibss]

Io ho messo queste informazioni nell'elenco documenti. Ho anche scritto nella procedura che i documenti si considerano in vigore dal momento del loro inserimento nell'elenco documenti.

grazie per i consigli intanto

[KK]

ok, ricordati solo di specificare anche in procedura che i documenti che necessitano di valutazione positiva da parte di accredia si considerano in vigore solo dopo di essa.
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Konsulente Kualità

[Tibss]

scusami questa cosa mi era completamente sfuggita...quali sono questi documenti?

[KK]

Tipicamente Manuale e procedure tecniche, comunque tutti i documenti pertinenti con le attività specifiche di laboratorio.
C'è una prescrizione specifica di cui non ricordo il codice che stabilisce bene quali e accredia vuole vederlo scritto in maniera esplicita anche nelle tue procedure.
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Konsulente Kualità

[Tibss]

Grazie mille, lo scriverò nella procedura.

[KK]

Leggi la prescrizione perchè sulla base dei contenuti ci sono documenti che necessitano la valutazione positiva esplicita mentre altri che, passato un termine temporale in giorni, si possono considerare automaticamente valutati positivamente.
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Konsulente Kualità

[Tibss]

Provo a cercarla, se non la trovo chiedo al consulente.

Grazie ancora