Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[QualitiAmo - Alberto]

Dato che chi si occupa di qualità deve avere almeno un'infarinatura di conoscenze relativamente a tutto ciò che accade nei diversi reparti di un'organizzazione, oggi abbiamo pensato di parlarvi della contabilità di magazzino approfittando di un estratto dalla Guida pratica per le aziende pubblicata dal Sole 24 Ore.

Con la contabilità di magazzino si procede alla rilevazione dei movimenti dei beni, oggetto di produzione o di vendita dell’impresa, al fine di determinare, a qualsiasi data, la composizione delle scorte distinte per:
- qualità: intesa come caratteristica delle rimanenze
- quantità: livello delle scorte in un dato momento
- valorizzazione monetaria: valore monetario di un dato bene e dell’intero
valore del magazzino.

La tenuta della contabilità di magazzino, al di là dell’obbligo fiscale, costituisce una necessità operativa delle aziende perché, quale strumento di vigilanza amministrativa e finanziaria, consente un adeguato riscontro dell’andamento della gestione.

Le scritture contabili sono obbligatorie, ai sensi dell’art.14, co. 1, lett. d), D.P.R. 29 settembre 1973, n. 600, per le imprese in contabilità ordinaria che, per due esercizi consecutivi, superano contemporaneamente i due limiti:
a) ricavi superiori a € 5.164.568,99
b) ammontare delle rimanenze superiore a € 1.032.913,80.

Le principali finalità della contabilità di magazzino sono infatti così sintetizzabili:

1) controllo del livello delle scorte in qualsiasi momento e definizione della gestione di approviggionamento aziendale e/o di vendita delle merci, evidenziando eventuali giacenze in eccesso;
2) verifica dei costi delle merci;
3) controllo delle movimentazioni delle scorte;
4) determinazione del valore del magazzino a fine esercizio e in qualsiasi altra data;
5) determinazione dei costi delle materie utilizzate nei processi produttivi al fine di valorizzare correttamente le commesse.

La contabilità di magazzino deve essere tenuta con un sistema informatico integrato che consenta all’impresa di disporre di tutti i dati relativi al magazzino che saranno poi elaborati per definire le politiche di approvigionamento, di produzione e di vendita.

Con tale sistema di scritture si provvede a rilevare tutti i movimenti in entrata (carico) e in uscita (scarico) delle materie, dei prodotti finiti e delle merci, seguendo un preciso iter.
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Alberto - Staff di QualitiAmo

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[QualitiAmo - Alberto]

Sempre con l'ausilio della Guida pratica per le aziende del Sole 24 Ore, vediamo ora come si svolge l'iter per rilevare tutti i movimenti in entrata e in uscita dei materiali.

MOVIMENTO - Entrata
DOCUMENTI - Bolletta di carico o distinta di ricevimento merci
ADEMPIMENTI - Si procede al carico della merce consegnata dal fornitore e allo scarico dell’ordine al fornitore, evaso

MOVIMENTO - Trasferimento per produzione
DOCUMENTI - Bolletta di prelievo
ADEMPIMENTI - Rileva il trasferimento della merce e/o dei componenti ai reparti di produzione

MOVIMENTO - Reso per materiale non utilizzato
DOCUMENTI - Bolletta di reso da lavorazione
ADEMPIMENTI - Rileva la riconsegna del materiale non utilizzato o scartato dai reparti di produzione al magazzino

MOVIMENTO - Trasferimento al magazzino prodotti finiti
DOCUMENTI - Bollette di versamento
ADEMPIMENTI - Si ha il trasferimento dei prodotti ottenuti con la lavorazione al magazzino prodotti finiti per la successiva vendita

MOVIMENTO - Consegna dei prodotti al cliente
DOCUMENTI - Bolletta di scarico
ADEMPIMENTI - Consegna o ritiro dei prodotti finiti al cliente. Con l’emissione del documento di trasporto o di consegna si avvia la fatturazione di vendita
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Alberto - Staff di QualitiAmo

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[Fagus]

Alberto, una query al database del gestionale queste info le dovrebbe fornire in tempo zero...
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Agostino

[QualitiAmo - Alberto]

[Portello]

I gestionali generalmente producono le informazioni "giuste".
Il problema è che i dati sono inseriti dalle persone, che sbagliano con sorprendente frequenza.
Senza contare che spesso il magazzino è quel "buco nero" contabile dove si fanno finire ricavi e perdite quanto basta per avere un bel bilancio da presentare. Per cui i dati inseriti alle volte sono (almeno un po') inventati.
Da cui la parola inventario.
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Portello
Più è semplice, meglio è

[Paoloruffatti]

Ciao Portello
(grazie Alberto per il post),
la battuta sull'inventario è fortissima!
Mi piace un po' meno la battuta della legge sull'obbligo di fare l'inventario, anche perchè è da fessi fare l'inventario fisico (infatti TUTTI LO FANNO!).
Perchè è da fessi? -direte voi-

E' da fessi perchè un inventario fisico , magari fatto tra Natale e Capodanno, fermando la produzione e mettendo uno stuolo di persone lì a contare, invece di stare a casa con i propri figli, è una sciocchezza bella e buona.

Questa sciocchezza si basa sul fatto che si dà per scontato che chi conta, conta giusto!

... invece dopo un paio d'ore che conti pezzi gli occhi ti vanno "insema" dicono a Milano, cioè ti si incrociano e scrivi numeri a caso; risultato?: l'inventario fisico è sempre (sottolineo il sempre) SBAGLIATO.

Un inventario "rolling", fatto a pezzetti giorno per giorno , allineando scorta fisica e informatica (poniamo 20 codici al giorno per operatore di magazzino) dà la quasi certezza che la stampata di magazzino valorizzato è più seria di qualsiasi inventario fisico fatto fermando l'azienda per 5-7 giorni!

Faccio notare che 7 giorni su 250 lavorabili/anno è pari al 2,8 % del tempo quindi una perdita secca di produttività enorme e ... per nulla, altro che ridurre la pausa caffè da 15 a 10 minuti, misura che genera solo incavolature generalizzate (e la differenza 15-10 è = a mezz'ora successiva di lavoro da incavolati, con relativo contorno di eresie tirate contro il Sig Marchionne)
ciao

[QualitiAmo - Alberto]

Fantastico Paolo! Sono d'accordo con quanto scrivi. Ho partecipato anch'io a un paio di inventari ed è stato tutto da ridere. Qualcosa di semplicemente inutile.
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Alberto - Staff di QualitiAmo

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[Fagus]

Concordo con quanto scrive Paolo. Da noi è almeno 7/8 anni che non facciamo un inventario tra Natale e Capodanno (o periodi analoghi).

L'unico inventario tipo conta tu che conto anch'io lìabbiamo fatto quando ci ha acquisito l'attuale proprietà (che voleva sicuramente vedere se era in un qualche modo stata gabbata).
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Agostino

[2p71828]

ecco che arriva il bastian contrario

il magazzino on progress/rolling è assurdo nell'80% delle realtà a meno di avere una guardia armata dotata di scanner, metal detector e raggi X nell'unico ingresso del magazzino, con doppia porta blindata oppure è tutto automatizzato e i movimenti avvengo solo via unico pc dotato di password etc.

gli esempi reali

scende l'uomo della produzione gli serve X non lo trova allora prende Y che con due o tre lavorazioni e simile a X, ma poichè potrebbe sbagliare la lavorazione anziche n componenti ne prende N+10, ovviamente al magazziniere/logistica risulterà un movimento di n componenti di tipo X

caricando il movimento anziché scrivere caricati N componenti SSSWWW nella revisione T3 del fornitore C, qualcuno scrive solo N componenti SSSWWW senza versione o fornitore. Poi si scopre che la revisione T3 fatta dal fornitore C non va bene e si preleva solo quella del fornitore A. dopo un po' di mesi la revisione passa a V ma a livello di magazzino nessuno lo sa.

Se esiste un bene/prodotto con scadenza o soggetto a deperimento (potrebbe indurirsi un barattolo di vernice o arrugginirsi un componente metallico etc) come cavolo fate a sapere quanti ne avete ancora di sani?

è mancata la connessione o la luce che fate?: impedite di andare/prelevare in magazzino?

Mancava il magazziniere e qualcuno non formato ha prelevato per non fermare la produzione nel turno di notte.

E' stato prelevato il componente sbagliato riportando sui movimenti il codice di quello voluto e la cosa viene scoperta solo molto in seguito quando altri movimenti si sono sovrapposti.
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=fixed(exp(1);5)
sha-1=661bf49e78e9d958032859e811fa1ca27699207a

[bull]

ma scusa, non è che puó prelevare chiunque in magazzino. da noi l'uomo della produzione non entra a prendere ciò che vuole ma chiede al magazziniere di procurargli ciò che gli serve

[QualitiAmo - Alberto]

Ultima parte del nostro excursus sulla contabilità di magazzino.

La contabilità di magazzino è tenuta mediante l’utilizzo di due strumenti:

- il giornale di magazzino dove sono rilevati cronologicamente i movimenti in entrata e in uscita dei beni dal magazzino (il libro non è soggetto a vidimazione).

- il mastro di magazzino: è costituito dall’insieme di schede, relative al singolo articolo esistente, dove sono rilevate, per quantità o per quantità e valore (questo metodo è il più diffuso), le esistenze iniziali, le movimentazioni di carico e scarico e le esistenze finali. Dall’analisi della scheda di magazzino si potrà quindi sapere le quantità esistenti ad una tal data (con la possibilità di effettuare riscontri periodici mediante inventario fisico), i movimenti di carico e scarico e la loro specifica destinazione della merce.

L’art. 22, D.P.R. 600/1973, prevede che le registrazioni nelle scritture ausiliare di magazzino devono essere tenute in forma sistematica, secondo norme di ordinata contabilità e devono eseguite non oltre sessanta giorni decorrenti:

- dal ricevimento dei documenti o dall’emissione dei documenti interni, per le scritture giornaliere;
- dalla data di chiusura dell’esercizio, per le scritture riassuntive.

Se la contabilità è tenuta con sistemi meccanografici la stampa dei movimenti di magazzino potrà essere effettuata entro il termine di 3 mesi dalla data di scadenza di presentazione della dichiarazione dei redditi relativa all’esercizio di competenza. Tuttavia, in caso di verifica dell’Amministrazione finanziaria, i funzionari potranno sempre richiedere la stampa del registro che risulterà regolarmente tenuto se riportante i movimenti fino ad una data non antecedente i 60 giorni.

Nel caso di contabilità di magazzino tenuta a quantità e valori, sorge il problema della valorizzazione dei movimenti di magazzino e delle scorte esistenti ad una precisa data.

Il criterio di valorizzazione proposto dalla normativa civilistica e fiscale è quello del costo, nelle sue diverse formulazioni che sono:

- costo effettivo: comprende il costo di acquisto e degli oneri accessori (esclusi gli oneri finanziari) o il costo di produzione per quelli prodotti internamente (dato dalla somma tra costi diretti e costi indiretti di produzione);

- costo medio ponderato;

- metodo Lifo (ultimo entrato primo uscito);

- metodo Fifo (primo entrato primo uscito).
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Alberto - Staff di QualitiAmo

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[Paoloruffatti]

Ciao,
il caso che denuncia 2P è reale (il peggiore), ma speriamo che in molte aziende non ci sia il marasma dipinto così efficacemente.
dimenticavo di dirvi a favore del sistema rolling che questo va applicato usando anche Pareto, nel senso che se viene fatto solo sul 20% dei codici presenti, si controlla circa l'80% del valore del magazzino. Ciò va bene per i grandi magazzini (non la STANDA o UPIM!!) in cui si trovano decine di migliaia di codici
Se poi su questo 20% si controlla anche l'indice di rotazione, ecco che l'aspetto finanziario è salvo. L'indice di rotazione è calcolato molto facilmente da un qualsiasi SW di gestione magazzino che si rispetti.
Purtroppo mi trovo spessissimo a vedere che tanti non sanno neanche cosa sia questo indice oppure , nel migliore dei casi, si rivedono i criteri di gestione scorte una volta all'anno.
Ci sarebbe da discutere una vita sui sistemi di gestione, con particolare riguardo agli obsoleti: magazzini di errori del progettista, che proliferano quando la gestione delle modifiche è fatta approssimativamente: ho visto addirittura creare due magazzini diversi per ricambi e per produzione!!
ciao

[eferrini]

Noi abbiamo creato due magazzini in quanto le metodologie di prelievo sono completamente diverse, il magazzino produzione è su scaffalature e si preleva con macchine trilaterali in quanto tali prelievi sono relativi a grandi quantità con tempi ben definiti e sopratutto si ha tempo per tale prelievo.
Il magazzino ricambi è composto da contenitori ad altezza uomo per consentire un picking veloce, piccole quantità in tempi non costanti (tempi lunghi in prestagionale, strettisimi in stagione quando una macchina ferma è perdita di fatturato). Per noi il problema fondamentale relativo all'obsolescenza è legato al fatto che il gestionale non fornisce delle previsioni di vendita basandosi su dati storici per cui le ns elaborazioni se sbagliate possono portare a creare obsolescenza.
Qualcuno di voi conosce qualche programma di previsione di vendita in grado di analizzare i dati storici e fornire una previsione? Programmi anche in excel di facile utilizzo per migliorare gli stock di magazzino e le rotazioni..

[QualitiAmo - Stefania]

Ciao.

Le risposte al nostro amico, se qualcuno ha software da suggerirgli, possono essere date in pubblico se i SW sono gratuiti, altrimenti in privato.
Grazie a tutti.
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Stefania - Staff di QualitiAmo

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[bagaroz]

Questa discussione mi solleva il morale.
Rivedendo la procedura per il magazzino prodotti finiti ho eliminato l'inventario al 100% di una settimana (approssimativo), ed introdotto un controllo rolling mensile atto a valutare anche lo stato di conservazione dei prodotti. Altro fattore a mio parere è che eventuali discrepanze verrebbero fuori al momento della spedizione.
Per il magazzino di materie prime il sistema è lo stesso, anche se con alcuni problemi dovuti al fatto che il gestionale non permette il prelievo di frazioni di un componente, cosa che invece avviene se io ricavo i componenti per dire da una barra in cui devo considerare spezzoni, sfridi.

Un buon principio a mio avviso è che la produzione non deve chiedere nulla al magazzino (tanto meno fare i prelievi) ma deve ricevere le quantità necessarie, precedentemente stabilite in fase di progettazione. Nei casi in cui per problemi di sovrapposizione dei turni capita che la produzione abbia bisogno di un qualche componente il responsabile effettuerà fisicamente il prelievo, registrandone comunque il movimento e segnalando l'accaduto.

Per quanto riguarda gli indici di rotazione stavo pensando di creare la lista di codici da inventariare anche in base a tale indice. Pensavo di avere un 30% dei prodotti estratti in modo casuale e l'altro 70% in base all'indice di rotazione, dite che possa avere senso?