Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[saico]

Nella mia azienda, le consegne avvengono a 72h dall'ordine, nel manuale ci siamo impegnati a fornire una conferma d'ordine, ma con queste tempistiche è molto difficile, è obbligatoria per la ISO 9001:2008, avete qualche consiglio in merito ?

[acatta00]

Scusa. Vi impegnare a fornire la merce in tre giorni D.O. e avete difficoltà a trasmettere una conferma d'ordine? Mi spieghi per favore qual'è la difficoltà così ti posso dare un consiglio pertinente?

[saico]

La difficoltà è nelle dimensioni dell'azienda, essendo una solo persona che si occupa di tutta la parte commerciale, e con i tempi così ristretti, ci è difficile completare il processo con la conferma.

[QualitiAmo - Stefania]

Magari ci salutiamo anche, saico, e ti dico benvenuto visto che è il tuo primo messaggio.

Venendo alla tua domanda, ci descrivi come avviene il processo dalla richiesta di offerta (se c'è), alla registrazione dell'ordine così proviamo a vedere come si può inserire la conferma d'ordine che non deve per forza di cose essere di stampo tradizionale?
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Stefania - Staff di QualitiAmo

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[saico]

Ciao a tutti e scusate l'inizio poco socievole....
L'ordine arriva, e un unica persona, esegue uno studio preliminare sulla fattibilità, emette un offerta, normalmente l'offerta è confermata in pochi minuti (la nostra clientela è nel raggio di pochi km.), sempre la stessa persona stampa la ricetta, programma la produzione e ne orgnizza la spedizione.
Pensavo se nel manuale si poteva inserire una "clausola" che per consegne entro 72h la conferma dell'ordine non era necessaria.

[QualitiAmo - Stefania]

[saico]

Grazie per i consigli, e per la disponibilità saluti.

[acatta00]

Da come la dici, capisco che quasi sempre l'ordine che ricevete da cliente ha un riesame d'ordine molto snello (se non quasi inesistente). Cioè le condizioni che proponete in offerta non vengono poi distorte nel conseguente ordine.
Ti dico la mia. Puoi rispedire l'ordine al cliente stesso con la firma del responsabile commerciale (a evidenza dell'avvenuta conferma positiva dell'ordine). Se poi aveste un SI in grado di legare la commessa di produzione all'ordine, potresti trasmettere l'ordine con il codice della commessa di lavoro. Cioè, se avete inserito l'ordine a SI vorrà ben dire che lo avrete riesaminato e giudicato congruente con l'offerta. Considera la trasmissione della conferma d'ordine così come sopra potrebbe farla anche la segretaria della situazione. Come la vedi?

[saico]

Il problema non è tanto da parte nostra, quanto alla natura dei clienti in questionie, infatti una parte del mercato, è costituita da piccoli clienti, che talvolta non hanno la posta elettronica o il fax, e il tutto si svolge per lo più al telefono...... e ci troviamo in difficoltà ad avere anche una semplice firma.

[acatta00]

Quindi diciamo che il tuo problema non è la conferma d'ordine ma la documentazione dell'ordine telefonico. Allora si ritorna a quello che ti suggeriva Stefania. Usare l'offerta firmata come Ordine e conferma d'ordine. Ti faccio una domanda spontanea. Le offerte le trasmettete al cliente? Rispetto a quali richieste di offerta?
La conferma d'ordine diciamo che non è una cogenza ma la documentazione dei requisiti del cliente non è altrettanto snella..

[QualitiAmo - Stefania]

[saico]

Per quanto riguarda l'ordine, nei casi particolari che ti ho citato, compiliamo un modulo, al ricevimento dei requisiti dell'ordine, tale modulo è riverificato e firmato, e rappresenta il ns. riesame dell'ordine.

[acatta00]

Sarà che essendo venerdì sono distratto. Porta pazienza. Provo a sfrondare in maniera da arrivare al nocciolo. I requisiti dell'ordine chiamiamoli requisiti di prodotto. Questi di solito vengono documentati in fase di offerta. Ti chiedo. Le offerte le fate per iscritto? Poi. Ricevete un ordine (fosse anche telefonico). Non ho capito per quali clienti usate il modulo che hai detto te e per quali altri non lo usate?
Ad ogni modo non potreste pensare di usarlo per tutti (visto che mi sembra di capire che abbiate difficoltà a documentare)?

[dario]

Ciao Saico,
io semplificherei molto!
Hai detto che siete una piccola organizzazione, vero?
Misuri la soddisfazione del cliente?
Lui (il cliente) è soddisfatto dei vostri termini di consegna e del servizio che offrite?
Il tuo certificatore capisce qualcosa del tuo business?
Chiedi anche a lui, se conosce bene la norma e il tuo business, che è molto più semplice che inventare cose complicate (L'UCAS serve per complicare le cose, non per semplificarle e più complichi, più peggiori, credimi!).
Se consegni in 3 giorni io direi che (eccezione se le date di cadenza sono criticissime) siete eccellenti fornitori.
Basta, niente clausole, semplicemente dichiari che vi impegnate a fornire di regola entro le 72 ore da ordine.
Non sei d'accordo?

Se ho capito, hai ricette, quindi immagino ci sia da registrare la tracciabilità, o?
Se usi un modulo solo che documenta tutto, dalla rfq (=richiesta d'offerta) all'ordine alla verifica che puoi fornire all' odp (ordine di produzione) alle verifiche in produzione alla spedizione hai un documento sintetico e completo. possibile?

[QualitiAmo - Stefania]