Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[sara85]

Buongiorno a tutti,
vorrei il vostro parere sulla seguente questione:
Vorrei passare ad una gestione informatica di tutta (o quasi) la documentazione e le registrazioni del mio SGQ. Il mio problema è che praticamente in tutti i moduli del sistema sono presenti le firme di chi redige, riesamina e approva. Poichè la norma non mi chiede di firmare tutti i documenti o i moduli di registrazione ma di redigere, riesaminare ed approvare non di inserire firme ovunque!! Capisco che in alcuni moduli sono indispensabili (vedi rapporti di non conformità, azioni correttive e preventive o documenti della progettazione) però nel mio caso mi sembrano troppe, con la conseguente perdita di tempo che ne consegue.
Secondo voi se modifico le procedure e spiego la gestione informatica dei documenti potrei incontrare problemi in fase di verifica? O comunque sto disattendendo la norma volendo abolire un pò di firme?
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L'uomo che cammina sulle orme degli altri non lascia impronta (Joan Bramon)

[QualitiAmo - Stefania]

Ciao Sara. Ti chiedo, per cortesia, di non scrivere titoli cubitali perché ti leggiamo lo stesso e perché non è giusto che ad una discussione venga data più importanza che ad un'altra. Ok?
Ora ho ridimensionato io il tutto.

Venendo alla tua domanda, solitamente i documenti del Sistema Qualità (manuale, procedure, istruzioni) hanno la firma di chi ha scritto il documento, quella di chi l'ha riletto e quella di chi ne autorizza l'emissione.
Va da sé che, in realtà piccole, le firme possano coincidere.

La struttura prevista nel tuo gestionale, dunque, andrebbe benissimo ma può risultare forzata, forse, per la modulistica.

Mi spieghi meglio in cosa consisite esattamente questa apposizione delle firme?
Immagino che il sistema abbia dei blocchi automatici che impediscono il normale iter del documento fino al completamento delle firme. E' così?

In questo caso, come funziona l'inoltro della richiesta di firma? Via e-mail?
Se è così, la cosa potrebbe essere rapidissima, visto che quasi tutti le abbiamo a portata di sguardo più volte in una giornata.
In più potresti valutare una sovrapposizione parziale di ruoli per le firme. Mi spiego meglio: se la persona "X" non c'è, non può o non vede l'e-mail, firma la persona "Y" e ne viene data notifica ad "X".

Potrebbe andare?
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Stefania - Staff di QualitiAmo

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HAI DATO UN'OCCHIATA AL REGOLAMENTO DEL FORUM PRIMA DI SCRIVERE IL TUO MESSAGGIO?

[sara85]

Innanzitutto scusami per il carattere!

Al momento molta della modulistica che usiamo è cartacea anche se potrebbe essere gestita tranquillamente in formato elettronico con qualche accorgimento. Nel momento in cui passo da una gestione cartacea ad una elettronica l'unica parte del mio modulo che non posso "trasferire" è la firma. Siccome spesso la firma nei moduli mi sembra eccessiva mi chiedevo se nella migrazione al formato elettronico evitando le innumerevoli firme sto disattendendo la norma o posso comunque avere problemi in fase di ispezione.
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L'uomo che cammina sulle orme degli altri non lascia impronta (Joan Bramon)

[KK]

Se hai modo di dimostrare al tuo ente certificatore che il tuo sistema è mantenuto ugualmente sotto controllo e che le eventuali firme necessarie (ad es. di approvazione o di valutazione dell'efficacia) sono mantenute, non vedo problemi di sorta.

Vorrei fare il purista (perdonami la puntigliosità): documento è il modulo, il mezzo cartaceo e l'insieme di linee e simboli grafici entro al quale tu devi scrivere, cioè registrare.
La registrazione invece è la parte di annotazione che tu vai ad inserire nel documento.
Come diceva qualcuno qui sul forum (non ricordo più chi) il documento è vivo (ha una validità ed è sottoposto a revisioni) la registrazione è morta (nel senso che una volta fatta finisce direttamente in archivio e non verrà mai più modificata)

Pertanto, i documenti possono stare tutti tranquillamente nel pc in formato elettronico.
Le registrazioni puoi farle elettroniche soltanto fino a quando non è richiesta una firma tipo quelle citate sopra.

Spero di esserti stato d'aiuto
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Konsulente Kualità

[sara85]

Tutti i vostri pareri per me sono utilissimi perchè mi permette di confrontarmi e imparare qualcosa in più!! Quindi ti ringrazio per la risposta!!

Correggimi se sbaglio però la norma non mi chiede delle firme, mi chiede di redigere, riesaminare ed approvare. Mi chiedevo se le firme siano imprescindibili per dare dimostrazione di queste azioni o se nella gestione informatica potessi optare per altri metodi. Con questo non voglio certo eliminare le firme dal manuale nella copia cartacea, o la firma del dipendete nel rapportino di lavoro ma da me ogni modulo prevede delle firme e mi vedo costretta a stampare anche ciò che potrei gestire in formato elettronico solo per apporre una firma.

Il mio è un parere da neofita, magari sto dicendo delle eresie!!
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L'uomo che cammina sulle orme degli altri non lascia impronta (Joan Bramon)

[KK]

Capisco perfettamente il tuo punto di vista perchè, per esperienza diretta, ti posso dire che il 98% dei documenti che ho visto viaggiavano su carta e richeidevano firme a penna e archiviazione su carta.

Purtroppo non conoscendo nello specifico i moduli sui quali hai dubbi, posso risponderti soltanto in maniera generica: devi capire quanto è importante la firma apposta sul modulo in relazione al controllo che essa può generare sul tuo processo.
Se ritieni che una gestione elettronica e la rimozione di una firma non vada ad inficiare il controllo su quell'attività, allora procedi pure con la rimozione.

Vi sono infatti alcuni sistemi che (soltanto in determinati casi) possono sopperire all'eliminazione di una firma: la protezione con una password del file, per esempio, può venire in contro a questa esigenza.

Come andiamo ora, meglio?
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Konsulente Kualità

[Portello]

Io sono passato alla gestione su PC di una parte della documentazione.
Secondo me per garantire la forma/sostanza della redazione revisione e approvazione si possono usare strade che altri considerano non conformi.

Se chi deve redigere, riesaminare e approvare ha un PC, una pw di accesso al medesimo e un proprio indirizzo di posta elettronica, si può inviare la documentazione via mail da riesaminare e approvare.
Conservi una casella di posta specifica con le risposte di approvazione o di richiesta di modifica di alcune parti (sennò che revisione è?).
A questo punto nel db dove conservi lo stato dei documenti registri la data della revisione e approvazione che risulta dalla mail ricevuta.
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Portello
Più è semplice, meglio è

[sara85]

Le risposte di KK e Portello mi danno conforto!!
Io parlo soprattutto dei documenti che si palleggiano il responsabile del sistema e la direzione in quanto entrambi sono dotati di pc e possono gestire il riesame e l'approvazione del documento in formato elettronico. Certo non chiedo di eliminare il cartaceo per quanto riguarda il controllo delle lavorazioni esterne, di cui capisco l'importanza della firma e la consegna del modulo cartaceo al direttore tecnico. Mi sono piaciute molto le idee di KK delle password dei documenti e di portello per quanto riguarda l'evidenza del riesame e dell'approvazione via mail anche perchè tante volte da noi funziona proprio così ! Anche per le comunicazioni spesso mando delle mail con ricevuta di ritorno, mi conservo queste ultime ed evito di stampare tonnellate di registri e rincorrere la gente per le firme!!
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[2p71828]

la mia modesta opinione.

da anni scrivo programmi e script per passare a un formato elettronico.
il metodo più pulito è basato su un database su un sito intranet con maschere che guidano l'inserimento e chiedono password all'invio dei dati.
Questo però richiede l'avere i pc collegati in rete e una manutenzione/ aggiornamento del sito/form molto assidui e gravosi.

il metodo più facile per gli utenti è utilizzare fogli elettronici e moduli "word" passandoli dopo in pdf o tal quali proteggendoli con password.
Questa via richiede una forte programmazione in basic sul documento e la gestione di firme elettroniche di non facile risoluzione.

in mezzo potresti utilizzare programmi intranet based di gestione documentale con firma elettronica etc. con pubblicazione di pdf firmati elettronicamente
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=fixed(exp(1);5)
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[Paoloruffatti]

Bravo KK!,
E' giusto che la registrazione è un documento morto (come i certificati) e quindi da archiviare definitivamente, mentre una NC, fin che non c'è la chiusura con la verifica di efficacia, è un documento "vivo".

Ho visto da un mio cliente che ha una sede con tre funzioni che sono lontane (Padova Genova e Verona) e una volta loro usavano il sistema FTP, che però ha il problema che un documento può essere modificato da persone diverse nello stesso tempo, rendendo alla lunga il sistema inaffidabile .
Oggi hanno acquistato un software che fa gli aggiornamenti in tempo reale da parte di chiunque (con FTP no!) e mantiene accessibile tutte le versioni ordinatamente.
Esiste anche la completa tracciabilità delle modifiche con data ora e persona; questo sistema ha anche la possibilità a di richiamo dell'ultima versione anche se è stata cancellata erroneamente da uno degli utenti.

Ovviamente la condivisione non può essere totale (Dalla Direzione all'ultimo utente) ma può essere modulata da permessi di accesso a seconda della persona/funzione aziendale che vi accede.

Con un SW del genere il problema delle firme non si pone più e quindi evviva l'eliminazione della carta.

ciao

[sara85]

Volevo specificare che l'Azienda in cui lavoro è una piccola azienda con unica sede e che ha un server a cui tutti accediamo tramite user e password. Abbiamo ciascuno una casella di posta. L'accesso alle cartelle è regolamentato da permessi d'accesso in base al ruolo aziendale ricoperto. Siamo tutti nelle condizioni di passare in pdf i documenti creati.
Pensate siano presupposti sufficienti per l'informatizzazione delle registrazioni?
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[2p71828]

[2p71828]

in calce alla discussione vi segnalerei di cercare documentazione sulle GAMP e GxP anche sul wiki inglese in quanto sono quanto di meglio a mio avviso sia stato codificato sulla gestione dei documenti elettronici
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[Fagus]

[sara85]

Ma allora un invio via mail dei documenti da approvare o delle registrazioni da compilare in formato excel (magari con certe celle bloccate), con conservazione delle mail con cui si da approvazione, piuttosto che indicazioni del riesame effettuato, è insufficiente per una corretta gestione?
Io volevo partire da qualcosa di semplice da "far digerire" a tutti.
In programmazione me la cavo quindi potrei realizzare internamente qualcosa di simile a quello che mi avete descritto nei messaggi però volevo iniziare con una gestione più semplice per poi passare a qualcosa di più strutturato
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