Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[Lilla]

Buona sera a tutti,

sono una nuova frequentatrice del forum. Sono una RSQ in un'azienda ma prima ero una consulente.

Spero di esservi di aiuto e spero altrettanto di essere aiutata.

Volevo chiedere quanto segue:

nella mia azienda (realtà piuttosto grande, 4 siti produttivi dislocati in diverse aree nazionali) le registrazioni utilizzate nei diversi reparti di produzione, sono tutti diverse e sono una 40ina (tante!). La modifica di queste registrazioni le può fare anche il capo reparto per apportare delle giuste e sensate modifiche.

Come ufficio Qualità non riesco a uniformare tutti i moduli (ciascuno vuole tenere i propri) e non riesco a gestire le modifiche (frequenti) di ciascuna registrazione.

La mia idea era quella di eliminarli dalla gestione dei documenti di sistema e tenere a sistema solo delle registrazioni strettamente inerenti la qualità (es. modulo di riesame, check list per l'audit interno, NC, reclami, etc), cosa ne pensate?

Grazie fin d'ora per il vostro prezioso contributo
Lilla

[Fagus]

[QualitiAmo - Stefania]

Ciao Lilla e benvenuta su QualitiAmo.

Sono assolutamente d'accordo con Fagus nello sconsigliarti di rimuovere le tue registrazioni dal sistema documentale se intendiamo tutti la stessa cosa e, cioè, documenti che evidenzino la conformità ai requisiti e l'efficace funzionamento del Sistema Qualità.
Nel farlo, andresti infatti contro ciò che richiede la norma ISO 9001 che non si limita a pretendere solo le registrazioni citate ma, appunto, tutti i documenti necessari per dimostrare di essere in linea con i dettami del cliente, delle normative di riferimento e delle cogenze.

Se, poniamo, l'auditor ti chiedesse: "come fa a sapere che questo processo funziona bene?" e tu gli mostrassi un documento escluso dal SGQ, il sistema diventerebbe oggetto di non conformità.

Segui il consiglio di Fagus per uniformare le cose, mi sembra ottimo!
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Stefania - Staff di QualitiAmo

ISO 9001:2015 - SI AGGIUNGE ALLA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO IL NUOVO TESTO CHE SVELA I SEGRETI DELLA FUTURA NORMA



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HAI DATO UN'OCCHIATA AL REGOLAMENTO DEL FORUM PRIMA DI SCRIVERE IL TUO MESSAGGIO?

[Lilla]

Innanzitutto grazie a tutti per le celeri risposte.

In realtà sono d'accordo con voi, il problema è che sto riaggiornando e cercando di uniformare/integrare tutto il sistema qualità e per 4 stabilimenti non è facile: nessuno vuole cambiare minimamente i moduli già in essere. Tutti li modificano e si sta perdendo effettivamente il controllo degli stessi.

I moduli per ciascuna divisione produttiva sono una decina, se li cambiassi tutti andrei allo scontro frontale con tutti i responsabili di produzione.

C'è un problema effettivo di gestione documentale non efficiente (per ex gestioni confusionarie), però il personale aziendale deve comunque essere ascoltato.


La mia decisione finale (dopo una notte difficile ), quindi, è la seguente:

scelta dei moduli più significativi, tra i mille attualmente a sistema, per assicurare la conformità del prodotto (es. registrazione ricetta, registrazione parametri processo e passaggio di consegne nel cambio turno) mentre gli altri (es. richiesta materiale a magazzino, registro degli imballi utilizzati, etc) li tengo fuori.

In questo modo i responsabili di produzione sono obbligati a uniformarsi nell'utilizzo di soli 3 moduli (più facile da ricordare e da gestire) e contemporaneamente li sollevo dalla gestione di altri mille moduli (es. richieste di aggiornamenti, modifiche e quant'altro).

Cosa ne dite?
Buona giornata
Lilla

[Portello]

Scusa ma non hai un referente per ogni stabilimento?
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Portello
Più è semplice, meglio è

[Lilla]

Per ogni stabilimento, ci sono 2-3 divisioni di produzione ognuna con il suo responsabile di produzione e ciascuno fino ad ora ha fatto quello che voleva!

Solo che ora, dopo delle acquisizioni, il sistema sta collassando! Quindi bisogna risolvere ma non attaccare degli equilibri interni..

[2p71828]

ciao,

per prima cosa potresti dirci il settore in cui operi perchè il tipo di registrazioni che devi avere potrebbe modificarsi notevolmente?

secondo la via migliore è mantenere una struttura la più flessibile possibile ovvero l'ideale è formare i responsabili affinché emettano documenti congruenti al sistema di gestione della qualità e te ne inviino una copia ad ogni modifica.
non mi fossilizzerei troppo sul template, sul logo ed estetismi vari.
badiamo alla sostanza!

comunque solo tre moduli di registrazione per la produzione mi sembrano pochini, ma dipende sempre dal settore
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[chrisbin]

Secondo il mio modesto parere, la scelta di Lilla mi sembra adeguata alla "confusione" che si è creata nel tempo.
Ottimo il fatto di aver lasciato scegliere quali documenti sono ritenuti necessari e validi per le varie attività nei diversi siti, da parte dei responsabili.

Personalmente inibirei la possibilità di modificare la modulistica: lascerei il beneficio della "richiesta di modifica", naturalmente corredata dai giustificativi che avrebbero fatto scaturire tale richiesta, ma i responsabili non dovrebbero modificare la documentazione senza seguire la "trafila" documentale per le autorizzazioni e per l'emissione.

In più, il colloquio con i responsabili, per far vedere che non si è contro la loro volontà ma che l'unico scopo è quello di semplificare la vita a tutti, mantenendo la conformità del sistema e le relative evidenze oggettive, è la strada migliore.

Poi, un po' di autorità non guasta mai: il RSQ è il rappresentante dell'Alta Direzione, per cui mi sta bene ascoltare tutte le campane, ma la scelta sul sistema migliore, dovrebbe competere a chi tira i fili del sistema, perché ne vede l'importanza e l'utilità.
Sono a favore della flessibilità, ma non dell'anarchia, soprattutto per un sistema di gestione, dove le regole dovrebbero essere chiare e rispettate (o modificate all'uopo perché superate da altri sistemi più efficaci ed efficienti).

Comunque, partirei con il sistemare un reparto per volta, partendo dai più "rognosi" e man mano affinando tutto fino a completare l'opera.
Succede a tutti, prima o poi, di cozzare contro il mondo, soprattutto per chi riveste questo ingrato compito per contratto...

Necessario è mantenere le giuste registrazioni allo scopo di dare evidenza che il processo sia gestito e sotto controllo!

Naturalmente concordo con tutti coloro che hanno risposto a questo argomento e rimango a disposizione per l'interessante discussione che Lilla ha iniziato.

Ciao, Christian
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Christian
"Fare il giornalista è sempre meglio che lavorare."

[Lilla]

Mi sembra che Christian abbia riassunto molto bene la mia filosofia!
Concordo sulla richiesta di modifica del modulo, la prima cosa che ho fatto! Anzidevono passare da me per la modifica!
Buona giornata a tutti

[2p71828]

ci sono alcune osservazioni personale di carattere generale su quanto scritto:

1) alcuni moduli sono una propaggine/estensione di una procedura, quando non la sostituiscono completamente. La necessità di una loro modifica molto probabilmente evidenzia la necessità di modificare la procedura o di adattarla allo status quo che differisce dal dichiarato. La mia preoccupazione a questo punto sarebbe capire se le procedure in essere a essere modificate.

2) il numero di moduli di registrazione non è un problema di per sé se si è in grado di gestirlo. Per esempio nella mia realtà possiamo produrre più di 250 componenti diversi ognuno dei quali per volontà dei clienti o per necessità organizzative possiede almeno una decina di moduli personalizzati, alcuni componenti arrivano al punto di avere un sistema di gestione della qualità dedicato.

3) verifica che i moduli che intendi togliere dal sistema non siano presenti in qualche procedura. in passato c'era il "vizio" di caricare sul sistema di gestione per la qualità tutta la riorganizzazione dell'azienda dalla amministrazione e controllo al personale, alla finanza etc. In quei sistemi tutti i moduli sono di sistema e non possono essere tolti senza una revisione totale del manuale etc.
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