Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[QualitiAmo - Alberto]

Uno dei più grandi problemi che si riscontrano in chi fa il nostro mestiere è
quello di non riuscire a comunicare esattamente ciò che si vuole salvo, poi, arrabbiarsi perchè gli altri non capiscono.

Quante volte vi è capitato di dare istruzioni a chi lavora con voi? Scommetto, però, che pochi riflettono sul fatto che ciò che diciamo e come lo diciamo determina, in gran parte, se il lavoro verrà fatto bene oppure no.

Il compito sembra semplice: basta spiegare che cosa vogliamo che gli altri facciano e metterli in grado di farlo.
In realtà, però, sono molti gli ostacoli che possono far deragliare il nostro processo.

Ad esempio i colleghi potrebbero non essere posti nelle condizioni migliori per poter ascoltare (magari perchè sono di corsa). Oppure la faccenda non può essere dipanata a dovere perchè non si può parlare chiaramente (magari per paura di ritorsioni).

Anche nel caso in cui le persone capissero perfettamente cosa ci si aspetta da loro, potrebbero non riuscire a farlo.

Prima di tutto, bisogna trovare il tono giusto per parlare con le persone. Se spiegate le cose troppo nei dettagli, i colleghi potrebbero pensare che li riteniate stupidi ma, al contrario, se darete pochi particolari potreste fomentare incertezza.

Non date per scontato che le persone si identifichino con il vostro modo di pensare. Personalizzate le istruzioni in modo da adattarle alla personalità e al livello di conoscenza del lavoratore.
Prendere in considerazione il normale stile di comunicazione della persona, la capacità di ascolto, le sue competenze e la familiarità con il compito da svolgere.

Il rischio aumenta quando si devono istruire nuovi dipendenti. Con i nuovi assunti evitate ogni tipo di gergo e rimuovete ogni tipo di ambiguità dalle vostre dichiarazioni.

Per essere sicuri di fornire istruzioni chiare, mettetevi nei panni del vostro collega e assicuratevi che la situazione sia ottimale per comprendere bene ciò che bisogna fare.

Provate ad organizzare i pensieri in anticipo. Fate pratica con un amico. Cercate una conferma che siete in grado di istruire i dipendenti in modo chiaro e conciso.

Date alle persone la possibilità di porre domande in modo da valutare che abbiano compreso le cose facili prima di passare a quelle più difficili.

Non basta chiedere alle persone se capiscono. Inviatiamole a darci una prova di ciò che hanno capito ricordando che le 5 fasi dell'insegnamento di un nuovo compito sono:

- la preparazione
- la spiegazione
- il mostrare le cose
- l'osservazione
- la vigilanza sull'operato
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Alberto - Staff di QualitiAmo

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