Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[KK]

Ciao a tutti,
nell'ultimo audit dell'odc si sono accorti che eravamo parecchio carenti per quanto riguardava la documentazione distribuita in produzione.
Avendo notato informazioni tecniche sparse in giro su cui non vi era nè revisioni nè data, ci aveva detto: "non dico di fare mettere per forza tutto, ma almeno la data" (più o meno, le parole esatte non le ricordo).

Partendo da questo spunto, riflettevo sul fatto forse, per istruzioni di lavoro semplici o relative a singole attività, non serva l'intera struttura: scopo, campo di applicazione, responsabilità, norme di riferimento, ecc...

Forse basta l'ente emittente, la revisione, una data e un numero progressivo di istruzione, mettendo poi direttamente il corpo dell'istruzione senza troppo preamboli.

Questa semplificazione mi è venuta in mente perchè una buona metà delle mie istruzioni attuali sono non più lunghe di mezza pagina word, ma risultano di 2 aggiungendo tutti i capitoli.

Voi come la pensate?
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Konsulente Kualità

[mascalzone79]

KK, io di solito imposto le istruzioni di lavoro così:

- numero progressivo d'identificazione
- indice di revisione e data
- attore/i della IL ed eventuali risorse coinvolte
- passaggi operativi della IL

Poi, in procedura, richiamo il numero della IL laddove necessario, per approfondire i passaggi operativi.
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Insisti e resisti, ottieni e conquisti!!

[KK]

quindi in breve hai adottato quanto ho in mente di fare io: i riferimenti necessari del documento, i responsabili, le attività.

Ottimo!
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Konsulente Kualità

[mascalzone79]

E sì! Infatti l'istruzione di lavoro per definizione è sul luogo di lavoro, che gliene frega all'operatore a quale punto della norma ISO si fa riferimento? I richiami li lasci in procedura e via.
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Insisti e resisti, ottieni e conquisti!!

[QualitiAmo - Stefania]

Sono d'accordo, KK, le istruzioni devono essere semplici, schematiche e adatte ad un ambiente come quello produttivo.

Per assurdo, un bel poster è un'istruzione operativa perfetta. In fondo riporterai tutte le info che servono per la gestione documentale e che all'operatore interessano fino a un certo punto (sempre che non ci sia il rischio che utilizzi istruzioni vecchie e non aggiornate).
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Stefania - Staff di QualitiAmo

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[Paoloruffatti]

....e sapete quale è la fonte migliore per decidere se emettere o non una istruzione di lavoro?
Mi è capitato di vedere un cliente, che era partito con 4 operai per fare un prodotto unico, e che io ho incontrato a 25 operai con 4 famiglie di prodotti e 3-7 articoli per famiglia (senza contare le personalizzazioni per alcuni grossi clienti) che non aveva nessuna istruzione di lavoro.

Girando per i reparti (ecco l'importanza del visual management sul "gemba"!!) ho visto che gli operai tiravano fuori dai loro cassetti le famigerate agende della cassa di risparmio, sulle quali erano annotate le fasi di lavoro di ciascun articolo che dovevano assemblare, con le varianti intitolata a ciascun cliente, assieme agli accorgimenti per un buon montaggio ed in molti casi c'era anche la distinta base!! (per prelevare da magazzino i pezzi necessari). .... figuratevi come era il magazzino non gestito, o meglio gestito a memoria da una bravissima signora, nata con l'azienda!!

Ho fatto assumere due ingegneri giovani per affiancare l'unico ingegnere dell'Ufficio Tecnico che impazziva per l'enorme carico di lavoro, e per 6 mesi loro sono andati per i cassetti a tirare fuori le sopra citate agende della cassa di risparmio e hanno fatto 4 faldoni di schemi di montaggio bellissimi. A loro ho raccomandato di farsi spiegare bene dall'operaio il significato di ogni annotazione, per ampliarla e renderla patrimonio aziendale (salvo gli eventuali n° di telefono delle varie morose!)

Il titolare si decise ad assumere i due ingegneri avendogli detto: "lei sa che tutto il patrimonio di conoscenze tecniche aziendali risiede in quelle agende?... lei certamente sa che cosa succede se uno dei ragazzi se ne va!"
Ora è un'azienda che esporta in tutto il mondo questi prodotti geniali e ha circa 70 dipendenti!

[QualitiAmo - Stefania]

Le agende con le istruzioni! no1
Allora esistono nei cassetti di ogni azienda...
E che dire dei foglietti gialli appesi al monitor del computer?
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Stefania - Staff di QualitiAmo

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[dario]

Non illudiamo troppo, però, specialmente i giovani, con leggende metropolitane che li portano poi a diventare "talebani" e a rompersi il muso...
Le IL NON sono né tutto, né assolute.
Sapete che provoco, ma lo voglio fare per far riflettere.
Se prendo 2 ingegneri (Paolo sai cosa voglio ottenere...) e li metto nel modo sbagliato a "rubare la conoscenza" dai miei artigiani, operai, montatori, avrò cartaccia.
Se vado in officina con un formato preimpostato richiedendo di avere (come ha scritto mascalzone) numero progressivo, riferimento alle PQ, sequenze, con magari elenchi di sigle di cose strane, con gergo del qualitese, ... stai certo/a che mi mandano al diavolo.
Se faccio percepire che voglio mappare il sapere col rischio che poi si potrebbe licenziare e sostituire, peggio.
Le IL devono essere "naturali", crescere con la cultura aziendale, non essere imposte, ma "distillate" con cura, passione, intelligenza.
Le IL sono nei miei montatori, in una foto o sequenza di foto che loro scatteranno per documentare l'opera del loro impegno.
Le IL sono fotocopie della pagina dell'agenda (solo quelle essenziali).
Le IL sono verbali di riunioni fatti bene.
Le IL sono nei quaderni di laboratorio, negli appuntio lasciati sui disegni di assieme, esplosi, liste pezzi, documenti di commessa.

Mi fermo qui... ce n'è da lapidarmi

[KK]

E' bella la discussione che sta venendo fuori... non ho al momento molti commenti da fare se non quello di dirvi: resto in ascolto con molto interesse!!

Sulle IL nella mia azienda ci sarebbe da lavorare tanto... quando sono arrivato tutti (e sottolineo tutti) gli operai addetti all'assemblaggio lavoravano a memoria!
Non esistevano procedure o istruzioni.
Ora dopo tanti litigi, discussioni, sudore, sangue e lacrime ( ) abbiamo coperto una fetta di quelle necessarie e alcuni sono più orientati ed inclini alla stesura delle stesse... è già un bel traguardo!
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Konsulente Kualità

[mascalzone79]

KK, come già ti hanno detto Paolo e Dario, l'importante è che non scrivi IL in qualitese, ma devi parlare la lingua di coloro che la IL dovranno usarla! Altro consiglio: la sintesi. Non scrivere la Divina Commedia per identificare un processo, altrimenti le tue IL saranno carta straccia.
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Insisti e resisti, ottieni e conquisti!!

[lisa65]

sono stranamente emozionata nel scrivervi per la prima volta.
cercavo informazioni (e conferme) sulla documentazione per la qualità per la mia azienda.
sono finita qui, in questa discussione e: Dario '' , come mi è piaciuto quello che hai detto! sono d'accordo con te: le IL devono essere vive e, possibilmente create da chi le userà! basta con le belle stampe imposte dall'esterno! Sì ai documenti vissuti e amati!
vi saluto tutti, belli e brutti, fiduciosi e disperati!
_________________
Aiutati che il ciel t'aiuta

[QualitiAmo - Stefania]

Ciao Lisa! Simpaticissimo il tuo primo post qui su QualitiAmo, spero di leggerne ancora tanti altri. Benvenuta!
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Stefania - Staff di QualitiAmo

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[dario]

mafald... ops, Lisa
che bello leggere che qualcuno apprezza le sparate di un vecchio borbottone criticone dal sorriso facile... ma serissimo quando entra nei contenuti.
Sì, tutta la doc. di qualità deve essere pratica e operativa, secondo molti colleghi e me.
C'è un'eccezione (non mi piace ma c'è)...
Se ti pagano per fare carta e ti dicono che "deve" essere così, cioé che s'ha da fare perché si opera in ambito dove il politichese domina, vai trnq. fai carta, anzi, fanne molta e ti profili!
OK?
welcome to the club!

[Quality]

Secondo me il principio è che l'istruzione di lavoro deve essere elaborata dall'utilizzatore, che ha la competenza, la conoscenza tecnica e l'esperienza lavorativa per descrivere i dettagli delle operazioni.

Poi deve essere rivista dalle persone della Qualità per suggerire i (piccoli) ritocchi necessari per rendere l'istruzione conforme e standardizzata (es. non si può semplicemente parlare di "calibro", di "bolla" ecc.) e ciò al fine di rendere l'istruzione utilizzabile anche da chi non ha mai avuto a che fare con quelle operazioni.

Il tutto deve poi essere codificato, registrato, divulgato avendo sempre cura di mettere in evidenza l'autore dell'istruzione di lavoro.

In che modo tutto ciò deve essere realizzato?
Nel modo più "comodo" e consono alle specificità dei processi aziendali ed agli operativi che ne faranno uso: può andar bene il poster, il faldone o il server condiviso, dipende dalle abitudini e dalle infrastrutture dell'azienda. L'importante è garantire identificazione, rintracciabilità e segregazione delle versioni obsolete.

Ciacciao
_________________
Se lo puoi sognare, lo puoi fare.

[2p71828]

per me le istruzioni operative e le procedure sono fondamentali:
le aziende sono un continuo turn over che mette a rischio il know-how, le buone pratiche, le abitudini, la filosofia che sta dietro a moltei comportamenti e modi di operare.

la bestiaccia verde mi scrive "riflettevo sul fatto forse, per istruzioni di lavoro semplici o relative a singole attività, non serva l'intera struttura: scopo, campo di applicazione, responsabilità, norme di riferimento, ecc... "
già a questo punto mi prudono le mani.
Certamente se lo scopo, il campo di applicazione sono un copia e incolla di un prestampato non servono.
Se invece ti evitano che venga adoperata anche fuori dal contesto per cui è stata pensata ci andrei piano a cancellare i punti. Ricordati che il progresso tecnologico a volte dovrebbe rendere superflue certe attività e richiedere di contro controlli e operazioni specifici.
Se per caso le norme di riferimento sono documenti cogenti (e tu KK ne hai vero?), allora sapere che quella istruzione era relativa a quando era in vigore la norma del 1972 e non quella attuale forse non è poi così inutile e ti facilita il controllo dei documenti (caro KK controlli almeno annualmente tutta la tua documentazione affinchè risulti aggiornata e al passo con la legislazione e lo stato dell'arte, vero?)
di solito i preamboli vengono scritti male e di fretta cosicché risultano farraginosi e inutili, mentre sono fondamentali soprattutto se la prossima revisione dovesse essere scritta da un attore diverso dal primo redattore.

Concordo che teoricamente " il principio è che l'istruzione di lavoro deve essere elaborata dall'utilizzatore, che ha la competenza, la conoscenza tecnica e l'esperienza lavorativa per descrivere i dettagli delle operazioni"
Purtroppo è mia ferma convinzione, comprovata da più di venti anni di attività normativa, che l'utilizzatore trascuri molti particolari, dia per scontato molte premesse e taccia sui comportamenti/azioni da eseguire in caso di anomalia, problemi e costrizioni esterne. Se c'è poi una manutenzione ordinaria e preventiva non gli passa nemmeno per l'anticamera del cervello di informarvi. Il mio compito è estorcergli tutte queste informazioni (come un dentista che estrae la radice del dente), interrogandolo più volte, simulando le situazioni anomale etc.
Una volta codificate le informazioni, catalogate e ordinate temporalmente si procede con la stesura dell'istruzione operative. Ricontrollo che teoricamente sia congruente ed esaustiva e quindi si procede con la sua messa in pratica. Possibilmente dopo un breve lasso di tempo se ne deve verificare la rispondenza con la reale attività e soprattutto la sua esaustività. Si procede per approssimazioni successive, audit etc e di solito dopo un anno si ha qualcosa di accettabile.
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