Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[ilariab]

buongiorno a tutti,
Vorrei il vostro parere.
In azienda io sostengo da sempre l'utilità di condurre riunioni mensili con ogni reparto di produzione per innescare un processo di miglioramento continuo. I temi dovrebbero essere:
l'elenco delle problematiche riscontrate internamente o dal cliente, aggiornare tutti sulle AC a lungo termine,
sensibilizzarli al rispetto delle procedure
raccogliere le eventuali segnalazioni di problemi o suggerimenti di miglioramento.

Ma "quelli che contano" sono scettici se non contrari: il responsabile di stabilimento pensa che siano riunioni dispersive (e costano). La direzione, che aborrisce le riunioni in genere, sostiene che siano i "cervelli" che occupano posti di responsabilità a dover risolvere da soli tutti i problemi!!!!!

Voi cosa pensate? dove sbaglio? Avete dei suggerimenti per rendere più efficaci questi incontri?

RQA in crisi d'identità
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ILARIA

[QualitiAmo - Stefania]

Ciao Ilaria. Prima di rispondere direttamente al tuo quesito ti segnalo qualche lettura sullo svolgimento efficace delle riunioni:

Le riunioni: ABC del meeting perfetto

Riunioni motivanti: il motore della crescita aziendale

I documenti per la gestione delle riunioni

Riunioni efficaci

Riunioni di 45 minuti: si può?

Raccolta di articoli per gestire al meglio le riunioni

Riunioni inefficaci: gli errori

Riunioni: assicurarsi che non siano una perdita di tempo

Potrai trovare altre cose usando le due funzioni "cerca" presenti sull'homepage del sito e qui sul forum.

Venendo alla tua domanda, hai provato a far partire tu l'input di miglioramento? Mi spiego meglio: certamente avrai accesso ai reclami/segnalazioni dei clienti. Questa è già un'ottima fonte dove trovare idee per migliorare. Un'alternativa è girare per gli uffici/reparti tenendo occhi e orecchie ben aperti e parlando con i tuoi colleghi. Sono certa che, dopo una settimana di questo esercizio, avrai decine di spunti da proporre ai responsabili di area. A questo punto la riunione potrebbe durare anche solo 10 minuti:

1) proposta di miglioramento presentata da te
2) accettata sì/no con motivazione
3) elenco attività da svolgere per implementare la proposta
4) definizione tempistiche
5) individuazione data aggiornamento lavori

Cosa ne pensi? Può funzionare?
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Stefania - Staff di QualitiAmo

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[Portello]

Cara Ilaria, se la direzione pensa che le riunioni siano perdite di tempo, la vedo male.
Bisognerebbe ottenere risultati a seguito di riunioni, ma mentre le organizzi il capo passa e vi guarda male. Risultato: tutti si alzano e corrono ai loro "posti".
D'altra parte se al "padrone" fa piacere vedere andare le mani...
La prima e l'ultima riunione che ho organizzato io è durata mezz'ora.
Tempo sufficiente per il responsabile di stabilimento di entrare, fare commenti "ad cazzum" ed uscire. Tre volte!
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Portello
Più è semplice, meglio è

[ilariab]

x Portello: come mi ci ritrovo!

x Stefania: Grazie per i riferimenti! Sicuramente sulla conduzione delle riunioni devo migliorare!

Per quanto riguarda il punto in questione, cerco di chiarire: molte azioni di miglioramento si portano avanti a prescindere dagli incontri di reparto "plenari", ma la riunione a cui penso è piuttosto di informazione/formazione e coinvolgimento.
Ci sono miglioramenti che solo con il coinvolgimento possono essere attuati.
Nei reparti in questione molto dipende dall'uomo e dal suo senso di responsabilità e dal grado di conoscenza e consapevolezza di ciò che sta facendo.
A cosa serve scrivere accurate procedure di lavoro se poi non si applicano perché non se ne capisce l'importanza? O implementare automatismi di controllo con allarmi se poi vengono disattivati perché infastidiscono? O affiggere le statistiche di difettosità con tanto di target se non si fa capire che se si supera il target si rischia seriamente di essere abbandonati dai clienti?
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ILARIA

[QualitiAmo - Stefania]

Ciao Ilaria. Vorrei capire meglio il problema, hai voglia di raccontarmi per sommi capi una riunione-tipo che hai convocato recentemente? Se ti è possibile vorrei conoscere l'argomento, le funzioni dei partecipanti e, in sintesi, lo svolgimento e le azioni che ne sono uscite.

Se hai problemi a circostanziare troppo, va benissimo anche un esempio ma che sia simile alla realtà. Grazie.
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Stefania - Staff di QualitiAmo

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