Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[niko.78]

Salve ho un problemino ad afferrare alcuni concetti riguardanti le revisioni di manuali, moduli e procedure?? La mia domanda è: se ad esempio nel modulo "Elenco Fornitori" aggiungo nuovi fornitori, queste aggiunte possono essere intese come revisioni?? io ho letto che ogni aggiornamento è una revisione ma dei miei colleghi mi hanno detto che in realtà una aggiunta di fornitori nel modulo non è una rvisione ma un semplice aggiornamento. Boh se io invece considero ogni modifica/aggiornamento che faccio nel manuale, procedure e moduli come delle revisioni sbaglio??? sbaglio ad indicare in un modulo aggiornato la nuova revisione?? grazie spero di essere stato chiaro sono nuovo del campo. saluti Nicola

[KK]

Non sono il massimo esperto, ma io la vedo così:

un modulo o un registro sono documenti fatti apposta per contenere dati, se i dati cambiano, viene solo aggiornato il contenuto.

Se invece cambio il modulo stesso, come introdurre altre colonne di dati, allora sono in presenza di una nuova revisione del modulo.

Diverso invece il discorso di manuale e procedure, dove l'indice di revisione è legato al contenuto del documento stesso: in questo caso se cambio un paragrafo, aggiorno anche la revisione.
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Konsulente Kualità

[Daniele]

Appoggio in pieno la linea di Stefano; anche a parer mio la revisione di un documento per le registrazioni della qualità deve consistere in una modifica della sua struttura (che so aggiunta e/o eliminazione di colonne, ecc.) mentre per il manuale qualità la modifica del suo contenuto è già una revisione perchè si modifica il documento stesso.
Saluti a tutti

[QualitiAmo - Stefania]

Ciao Niko e benvenuto sul forum e sul sito.

Stefano e Daniele hanno detto bene. Solitamente i moduli vengono revisionati solo in seguito a modifiche strutturali perché servono per una raccolta dati.

Assicurati, però, che i dati aggiornati vengano distribuiti a tutte le persone interessate. Questa, in fondo, è la cosa davvero importante.
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Stefania - Staff di QualitiAmo

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[dario]

un bravo certificatore mi disse un giorno:
anche il manuale non lo revisioni se non cambi nulla di sostanziale.
Se cambio solo per correggere un errore di battitura o per migliorare solo una frase ma non tocco il contenuto vero, non perdo tempo a cambiare versione.
Faccio così da anni e nessuno ha mai trovato a ridire.
Vale la pena seguire questo ottimo consiglio.
ciao ciao

[GP]

Ciao, anch'io sono d'accordo con Stefano e Daniele in genere quando si va a modificare il contenuto di un modulo, solitamente elenchi (fornitori, documenti, normative ecc.) si aggiorna la data di "compilazione" del documento stesso, in modo da poter capire qual'è la sua ultima versione!!!
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Giò

[maxxeo]

Io in seguito a visita di rinnovo, come osservazione mi è stato fatto notare che il logo presente su ogni pagina riportante "Vision 2000" è ormai (e sempre stato dato che ci siamo certificati nel 2003) obsoleto e quasi fuorviante, e inoltre in alcuni casi è rimasta la vecchia scritta ISO 9001:2000 (purtroppo non occupandomi esclusivamente di qualità, alcune cose possono essermi sfuggite).
Dai post precedenti quindi deduco che avrei la vostra benedizione se andassi ad aggiornare questi dettagli senza cambiare altro, e aggiornassi anche data e rev., senza però star a inviare mail per conoscenza?
(come previsto da procedure)
è anche vero però che sul frontespizio ho ancora l'incombenza di firme manuali da parte del redattore (praticamente sempre io), controllore (solitamente il resp. del processo) e approvatore (DG).
per me diventa un dilemma... il solo pensiero di far RIfirmare tutto a qualcuno della DG...

[dario]

Maxxeo,
se tu fai un elenco AGGIORNATO (aggiornato per davvero) e ci metti tutto lo stato di revisione e fai firmare quello e solo quello assicurandoti che non sia un semplice esercizio di stile comprovi che il megadirettore ha preso la responsabilità di verifica dello stato documentale.
Tieni aggiornato l'elenco e ad ogni revisione glielo fai firmare (spiegando cosa avete revisionato). Sei a giorno e il boss sa (ha almenso sentito esplicitamente) cosa avete aggiornato...
Va?

[maxxeo]

l'elenco aggiornato c'è, con date e revisioni...
ma considerando che ci sono Istruzioni Operative che non vengono revisionate dalla loro creazione...
non sono state revisionate perchè tutt'ora aggiornate... ma comunque vedere una I.O. con data di redazione 2003 senza aggiornamenti è obiettivamente "brutto"...
quindi ho il CONTRO:
- rendere partecipe direzione per cambiamento insignificante;
ma ho i PRO:
- far rileggere (dovrò farlo poco x volta) le cose alla direzione che, se le hanno davvero lette (ai tempi non ero io ad occuparmene) sicuramente non se ne ricordano neanche;
- cogliere l'occasione per dare un'occhiata (sono cmq aggiornate... quindi anche se veloce è meglio di nente);
- far così figurare che c'è un occhio costante e vigile

[QualitiAmo - Stefania]

Maxxeo, hai già scritto da solo che i "pro" sembrano essere decisamente di più e di maggior peso rispetto ai "contro".

Mi pare che un nuovo giro di firme, se non si fa solo per far girare carta ma per fornire valore aggiunto, sia una fatica ben di poco conto. Che ne dici? Approfittatene per rivedere un po' tutto, male non fa!
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Stefania - Staff di QualitiAmo

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[massimo2mila2]

quindi provo a capire cosa dovrei fare io da inesperto:

il rdQ consulta i capi area, abbozzano procedure, istruizioni moduli ecc, riunendosi preliminarmente

il rdQ elabora una bozza e la sottopone ai capi area per verifica, questi compilano una pagella e esprimono un giudizio (approvato/no)

se approvato si aggiorna la lista dei documenti e il numero di revisione e si fa approvare questa lista dal padrundallebellebraghebianche

se bocciato si esaminano le pagelle, si commentano i giudizi, si riformula il testo, e si ripropone la nuova bozza.

le pagelle si conservano per certo periodo

secondo un calendario stabilito si effettua il riesame della documentazione in cui vengono distribuite le pagelle e i documenti attuali.

se vengono bocciati, si rieditano, e una volta approvati i nuovi i vecchi perdono validità. se vengono promossi si lascia tutto inalterato.

[dario]

Maxx, se tu includi nel riesame annuale la voce "riesame della documentazione" hai un controllo periodico definito e sicuro. Stai certo che almeno annualmente devi verificare lo stato documentale. Se prepari bene il riesame te la cavi con una verifica di poche orette.
Se ti accorgi che ci sono documenti da revisionare lo metti in todolist e procedi.
Ah, già mi manca la premessa: premesso che il ssitema vive e non è da carta da parati come dice Paolo.

[Elly]

ho una domanda che forse non c'entra nulla, ma ho bisogno del vostro aiuto:
devo rivedere completamente un Manuale, cambiando anche delle procedure, devo aggiungere allegati, eliminare alcune parti, ecc... in pratica lo devo riscrivere. Si tratterà di una nuova edizione o bisognerà emanare un nuovo manuale?

Grazie mille!!! Ciao
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Elly

[QualitiAmo - Stefania]

Massimo: mi pare che l'iter descritto sia perfetto. Funziona così.
L'ideale, però, sarebbe che i responsabili ti aiutassero a scrivere le procedure o ti mettessero in grado di conoscere tutti i dettagli necessari per redigerle. Solo così sarai certo di evitare eventuali "bocciature" e, soprattutto, di scrivere quello che realmente si fa (che poi sarebbe la base da cui partire per decidere cosa, invece, bisognerebbe fare).

Elly: sta a te, la norma non specifica nulla in proposito. Puoi continuare con una semplice revisione del manuale (evidenziando tutte le parti aggiornate) o puoi decidere di riemetterlo in una nuova edizione, spiegando il perché.
In questo caso è proprio una decisione pratica. Se pensi che le modifiche siano talmente tante da indurre in confusione il lettore con una semplice revisione, emetti una nuova edizione.

Ciao!!
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Stefania - Staff di QualitiAmo

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[massimo2mila2]

@ stefania.

è il primo passo che ho previsto.

poi magari nella revisione dedicherò un paragrafo ai documenti.
ovviamente le vecchie versioni devono restare valide fino ad approvazione delle successive