Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[GeronteBorro]

Carissimi,
vorrei giusto un vostro parere su come approcciare il discorso delle revisioni all'interno del sistema che attualmente abbiamo in essere per gestire procedure/istruzioni in uso nella mia (grande) azienda.

La mia proposta è che, in linea con la filosofia del continous improvement della qualità aziendale, anche le procedure, una volta redatte, dovrebbero essere sottoposte a revisione periodica.
Una volta redatta, verificata ed approvata la prima versione di ogni procedura, sarebbe (proponevo) auspicabile prevederne obbligatoriamente una data per la sua revisione, ossia il riesame della stessa anche sulla base delle non conformità rilevate e raccolte durante la sua applicazione sul campo.
In sostanza, ogni procedura, nel momento stesso in cui viene redatta, potrebbe avere un paragrafo che preveda (ad esempio) una revisione di default triennale a carico del process owner, salvo necessità di anticiparla per la rilevazione di non conformità sostanziali o altre motivazioni rilevanti.
Vi risparmio la banale analogia con quanto si fa con l’automobile, ma penso sia piuttosto calzante.

Questa mia proposta nasce dal fatto che lasciare l’aggiornamento esclusivamente alla sensibilità del process owner (che tra l’altro potrebbe anche cambiare di mestiere o comunque non avere una forma mentis particolarmente proattiva in questo senso) possa essere non troppo solido per la tenuta nel tempo del corpus procedurale della nostra azienda.
Mi è stato eccepito che le procedure aziendali non "scadono", che ciascun process owner ha la responsabilità oggettiva di mantenere le proprie procedure sempre aggiornate e, se ciò non dovesse avvenire, sarebbero gli auditor ad accorgersene e a segnalare la non conformità al process owner ed al committente dell’audit stesso.

Il dubbio mi è rimasto per queste due ragioni...
* Gli audit nella nostra realtà non hanno un'estensione e una frequenza tale che mi diano sicurezza su questo fronte (non è che ogni 3 anni si verifichino nel dettaglio tutte le procedure/istruzioni presenti in azienda!)
* Quella contrapposta mi sembra una logica poco "anticipatrice": perchè devo aspettare qualcuno che mi sollevi un'eccezione (e nel frattempo potrebbero essere intervenuti non pochi danni) per capire che una procedura non è aggiornata?

Qual è la vostra opinione in merito?
Vedete controindicazione a prevedere una sorta di automatismo che, in assenza di ulteriori aggiornamenti, preveda comunque un passaggio formale di revisione periodico affinchè il process owner confermi che effettivamente è tutto come prima?
Qual è la vostra realtà?

Grazie mille!
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Geronte

[QualitiAmo - Stefania]

Ciao Geronte e benvenuto tra noi!

Non vedo controindicazioni a fare ciò che suggerisci e se è vero che le procedure non "scadono" è pur vero che in una grande (molto grande) realtà qualcosa può sempre sfuggire.
Se la puntualità e la precisione di un audit o la sensibilità di un responsabile di processo secondo te potrebbero non bastare a rilevare eventuali scostamenti, fai bene a ritagliarti uno strumento su misura che ti permetta di aggiornare, seppur forzatamente, i documenti una volta ogni tanto.

Il bello della norma è che non ci vincola quasi per nulla: sta a noi trovare gli strumenti migliori per soddisfarne i requisiti.
_________________
Stefania - Staff di QualitiAmo

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[dario]

Caro collega Geronte,
dal tuo esaustivo e interessante testo si evince che un problema c'è.
Io lo vedo nella gestione degli audit.
Se durante l'audit non si scopre se una procedura va sottoposta a revisione un problema c'è.
Io sostengo che se un PO (process owner) è "mammuthico", se non collabora, sempre nella procedura di auditing lo dobbiamo sviscerare (non eviscerare, sviscerare, il problema ).
Se un PO se ne va ed è sostituito, il nuovo PO sarà (spero) competente e se si assume la responsabilità ed ha le cometenze per analizzare il processo sarà tanto accorto da scoprire da solo se la procedura va revisionata.
A meno che il sistema sia di facciata (c'è il sistema qualità e c'è il sistema azienda)...
Revisionare per forza? Se fate un riesame annuale la cosa è scontata... è un capitoletto del riesame - punto attualità del sistema (richiesto dalla nostra beneamata norma).
OK?
ciao ciao

[mascalzone79]

Ciao Geronte, dal tuo discorso mi sembra di capire che gli audit interni non sono eseguiti come dovrebbero.
Ovvero, se c'è la sensazione che la realtà aziendale differisce in tutto o in parte da quanto riportato in procedura, deve emergere dagli audit interni sui processi, senza aspettare l'audit dell'ente di certificazione, che ovviamente fa controlli a campione e neanche su tutti i processi.
Dovreste impostare all'interno dell'azienda un piano di audit interni che tenda a verificare almeno una volta all'anno tutti i processi e/o tutte le unità produttive, altrimenti come già ha detto Dario, il sistema che avete è solo di facciata.
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Insisti e resisti, ottieni e conquisti!!