Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

KK · King of Kuality Registrato: 23/04/09 14:36 Messaggi: 10266

Ciao a tutti!
Sto pensando ad una ristrutturazione della documentazione e vorrei provare a togliere "costole" dal mio manuale per farne procedure snelle ed efficaci.

Mi però "tornato a galla" un dubbio sedimentato da tempo: quanto senso c'è nello strutturare ogni procedura con i vari paragrafi "scopo", "campo di applicazione", "riferimenti normativi" ecc...

Se io voglio creare una procedura che si intitola "Tenuta sotto controllo dei documenti" ma quale razza di scopo e campo di applicazione vuoi che abbia se non delineare come tenere sotto controllo i documenti?!?

Ecco mi domando se non ha senso invece partire direttamente con la descrizione delle attività principali lasciando in fondo uno spazio per eventuali riferimenti.

Se decidessi in tal senso, risponderei comunque alla norma?
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Konsulente Kualità

QualitiAmo - Alberto · Moderatore Registrato: 10/11/09 11:26 Messaggi: 4567

Attenzione a non dare come scontate cose che tu vedi e leggi ogni giorno ma i tuoi colleghi no.
Poche righe di spiegazione, possibilimente non scritte in tono troppo accademico, possono aiutare chi leggerà il documento a capirne davvero la funzione.
Non saranno un paio di righe ad allungare troppo il brodo. Rolling Eyes

Per restare nella norma basta che tu quelle informazioni le riporti in qualche modo, anche senza specificare appositi paragrafi ma tanto vale farlo, secondo me.
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Alberto - Staff di QualitiAmo

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moonsweet · Inviato: Gio Apr 29, 2010 12:05 pm Oggetto:

sono d'accordissimo...
cioè scopo e campo di applicazione sono 2 paragrafi di ogni procedura... nel mio caso spesso sono addirittura raggruppati in un unico paragrafo che è lungo massimo 5 righi... insomma una descrizione breve e concisa di quello di cui parla la procedura per dare la possibilità a chiunque lo legga di capirci qualcosa.

Al contrario, invece, eliminerei tutto ciò che riguarda i riferimenti normativi, magari facendo riferimento ad un modulo esterno alla procedura in cui riporti la varie norme. Il modulo in questione potrebbe riportare poi, per ogni norma, gli aventuali riferimenti in procedura. In questo modo ti è anche più semplice andare ad aggiornare la norma in caso di nuova emissione o modifiche o cambi: aggiorni solo il moduletto e non tutta la procedura.

Questo è quello che faccio io.....

2p71828 · Inviato: Gio Apr 29, 2010 12:55 pm Oggetto:

Stefano,
in un vecchio post proprio sul controllo documentale avevo disquisito in merito.

il mio consiglio è di non saltate i preamboli come i riferimenti normativi!. Sono fondamentali!

non potete formare tutti specialmente in caso di turn-over,
se qualcuno dovesse leggere la vostra procedura senza potervi intervistare (potreste aver cambiato azienda o funzione) deve esser in grado di capire in che contesto e con quali fini è stata redatta.

E' come se provaste a modificare un programma/subroutine senza documentazione scritto da altri. alla prima variabile "pippo" o "pluto" vi chiedete se non sia il caso di riscriverlo da capo

ho visto tanti danni/problemi per applicazione di procedure e norme fuori ambito o per modifiche alla cieca

KK · King of Kuality Registrato: 23/04/09 14:36 Messaggi: 10266

Mi sembra di capire che, con o senza titolo, la struttura sia importante maneterla.

Allora passo alla domanda successiva: quali sono i punti fondamentali da conservare ed evidenziare?

Scopo e campo di applicazione
Riferimenti normativi
Responsabilità

E' sufficiente?
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Konsulente Kualità

dario · Inviato: Gio Apr 29, 2010 2:34 pm Oggetto:

Mi aggrego alle interessanti e utili risposte.
Zancky, da perfetto specialista attivo in un settore particolare consiglia uno schema ben preciso, codificato, facilmente riconoscibile, standard, tecnico.
Alberto, più flessibile e moonsweet, probabilmente per comunicare in modo diverso ad altro "materiale umano", sono per una maggiore libertà.
Tutti hanno ragione.
Questo è il grande pregio della 9001 ... è flessibile e adattabile, sebbene poi le interpretazioni si irrigidiscono e per davvero capire fino in fondo se la norma è applicata (certificabile) ci vogliono bravi consulenti e bravi certificatori.
So che non ho detto nulla... sorry Sad

2p71828 · Qualità è precisione Registrato: 31/10/08 17:43 Messaggi: 2750

2p71828 · Inviato: Gio Apr 29, 2010 3:09 pm Oggetto:

norme di riferimento

non dimentichiamoci la privacy
la posta certificata etc

cambiano le norme e sono c.....i

KK · King of Kuality Registrato: 23/04/09 14:36 Messaggi: 10266

2p71828 · Inviato: Gio Apr 29, 2010 3:31 pm Oggetto:

un po' alla volta concludo il mio intervento.

1) ci sono campi, vedi GMP, che richiedono che in tale procedura di descriva come compilare le registrazioni (del tipo utilizzare solo penna blu indelebile, la data si scrive sempre e solo gg/mm/aa oppure il mese si scrive per esteso etc)

2) la procedura è in effetti una linea guida non strettamente indispensabile se ogni procedura descrivesse i documenti/moduli da utilizzare, come archiviarli/reperirli etc. Estremizzando avrei potuto scrivere nel manuale che, essendo tutti i processi normati da procedure, come soddisfare il punto 4.2 per il processo XX viene descritto nella "premessa" della relativa procedura, snellendo la procedura sulla documentazione (serve giusto per dire quali sono le procedure e come diffonderle)