Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

nardin_francesca · Inviato: Mer Feb 10, 2010 10:13 am Oggetto: Organigramma

Buongiorno a tutti,
sono una nuova recluta, vorrei esporvi un mio dubbio per avere il vostro aiuto.
Lavoro da poco come responsabile qualità in un'azienda chimica, e negli ultimi mesi è cambiata la direzione e anche l'organigramma aziendale(questo per facilitarmi le cose! Evil or Very Mad )
Precedentemente avevamo varie direzioni Dir Commerciale, Dir Ricerca, Dir Tecnica che rispondevano all'aministratore delegato operativo (COO), oggi la dir Tecnica non c'è più, mentre Dir Ricerca risponde sempre all'amministratore delegato operativo e dir Commmerciale all'amministratore deLegato esecutivo.
Molte procedure fanno riferimento alla dir tecnica che non c'è più, devo modificare tutte le procedure o posso fare un documento che dice di far riferimento all'amministratore delegato operativo?
grazie in anticipo (forse non sono stata chiarissima ) Rolling Eyes

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Francesca
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La mente è come un paracadute funziona solo se si apre (A. Einstein)

Quality · Motivatore Registrato: 26/09/08 15:13 Messaggi: 3369

Ciao Francesca e benvenuta!

Quello che hai presentato è il tipico problema di chi mette in ordine Procedure e Manuale Qualità, con tanto di indicazioni su chi fa cosa e sulle relative responsabilità, dopodichè... cambia l'organigramma e salta tutto.

In realtà non è proprio così.

Da un punto di vista formale certo andrebbero riaggiornati subito tutti i documenti, tuttavia ho sempre ritenuto che non si debbano impiegare troppe energie (e risorse) solo a fini documentali.

Come procedere dunque?

Io adotto questa linea: se nella procedura presa in esame vi è una chiara definizione delle responsabilità e se, soprattutto, non vi sono stravolgimenti nel flusso operativo a seguito del nuovo organigramma, allora lascio tutto com'è. Ovviamente, le responsabilità delle funzioni richiamate nella procedura (nel tuo esempio la Dir. Tecnica) devono considerarsi re-indirizzate in automatico alla funzione cui oggi appertiane quella responsabilità in funzione del nuovo organigramma.

In occasione poi della successiva revisione della procedura (per ragioni tecnico/operative) allore aggiornerei i riferimenti alle nuove funzioni dell'organigramma aggiornato.

Se invece il flusso descritto nella procedura è cambiato (perchè il nuovo organigramma prevede spostamenti importanti di enti, funzioni, responsabilità) e non è più applicabile da un punto di vista operativo (o applicabile con difficoltà), allora procedo all'aggiornamento della procedura.

Ciacciao
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Se lo puoi sognare, lo puoi fare.

QualitiAmo - Alberto · Moderatore Registrato: 10/11/09 11:26 Messaggi: 4567

Ciao Francesca e ben trovata su QualitiAmo.

Io cambierei le procedure: la correzione è piccola ma significativa dato che stiamo parlando di allocazione delle risorse e di responsabilità quindi due requisiti fondamentali della ISO 9001.

Un documento esterno che va a chiarire il cambiamento di organigramma creerebbe solo confusione, secondo me. Mettiti nei panni di un tuo collega che legge che un certo compito lo deve fare il responsabile tecnico che oggi non è più in azienda. Dovrebbe ricordarsi che è stato emesso un foglio di correzione. Non so, mi sembra più complicato.
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Alberto - Staff di QualitiAmo

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nardin_francesca · Inviato: Mer Feb 10, 2010 10:34 am Oggetto:

Grazie Quality,
quindi non serve nemmeno una dichiarazione in cui evidenzi che la figura di riferimento è un'altra.
Io pensavo di fare una dichiarazione e di etterla nel manuale visto che lo sto revisionando!
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nardin_francesca · Inviato: Mer Feb 10, 2010 10:36 am Oggetto:

solo che le procedure sono una marea che coinvolgono la dir,. tecnica che era quella che prima dettava legge.
Effettivamente hai ragione si crea un pò di confusione.

Rolling Eyes

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Francesca

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QualitiAmo - Alberto · Moderatore Registrato: 10/11/09 11:26 Messaggi: 4567

Stiamo parlando di una direzione tecnica che non esiste più, credo che le cose si differenzino parecchio a livello di flussi aziendali. La correzione ti costa un piccolo impegno, il rischio che la gente non comprenda bene a chi rivolgersi o chi ha il compito di fare qualcosa ti costa sicuramente di più in termini di efficacia e di efficienza.

Io farei la correzione ma solo tu che hai in mano le procedure puoi fare una valutazione completa anche su suggerimento di ciò che ti ha detto Quality.

Ciao!
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Stregatto · Inviato: Mer Feb 10, 2010 11:31 am Oggetto:

Anch'io cambierei le procedure ma se hai una distribuzione informatizzata è cosa da poco. Se è cartacea ahi ahi (vedi pubblicità del noto vettore turistico) Wink

Benvenuta anche da parte mia Francesca.

dario · Inviato: Mer Feb 10, 2010 11:51 am Oggetto:

Ed ecco che arriva il terzo incomodo... Wink

Ciao.

Io sono meno drastico, sono per le cose fatte bene ma senza isteria.
Scherzo.
Allora, io ti suggerisco di analizzare le criticità, come in altre paroole dicono i carissimi colleghi.
Dove intravvedi possibilità di confusione metti priorità alta e dove la confusine non esiste metti priorità bassa.
Poi sulle priorità alte vai a comunicare subito a quelli che sono a rischio che da subito l'organizzazione è così (fai un bell'organigramma che mostra la transizione e chiaramente esplicita chi fa cosa rispetto a prima - visualizza!).
Poi diligentemente aggiorni sistematicamente le procedure (se ci impieghi mesi va bene, visto che ci va tempo e che hai priorizzato).
Al prossimo riesame sei a cavallo.
OK?
I colleghi ora mi maledicono, ma ci sono abituato fuma1

Quality · Motivatore Registrato: 26/09/08 15:13 Messaggi: 3369

bull · Forumista fugace Registrato: 21/09/07 10:11 Messaggi: 1365

sono con alberto: mi sa che ci si mette più tempo a stabilire le priorità che non a fare una veloce correzione delle procedure. cos'è più lean? Laughing

davvero, per quanti possono essere i documenti mi pare che la correzione sia proprio rapida da fare. ma tu francesca (ciao!) cosa dici?

nardin_francesca · Inviato: Mer Feb 10, 2010 2:38 pm Oggetto:

Grazie a tutti
i miei sospetti erano fondati.
Io ad essere sincera avrei tenuto la direz tecnica anche se la persona era la stessa che ricopre un'altra funzione, ma la volontà aziendale è differente :?
Comunque mi siete stati molto utili e vi sfrutterò ancora
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Francesca

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