Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

Doramora · Inviato: Ven Set 04, 2009 12:34 pm Oggetto: Approvazione documenti informatici

Vi sottopongo un quesito che vi sembrerà banale, ma onestamente mi crea delle difficoltà.
Ho letto che molti di voi hanno eliminato (o quasi) la carta gestendo tutto a livello informatico. Vorrei fare altrettanto, ma ho dei dubbi su come approvare i documenti informatici.
Voi come avete provveduto? Con la firma digitale?
Datemi qualche idea.
Grazie a tutti.

KK · King of Kuality Registrato: 23/04/09 14:36 Messaggi: 10266

Io faccio firmare per approvazione la prima pagina del manuale al direttore e poi ne faccio la scansione, in modo che posso produrre il numero di copie desiderate con firma già apposta sul documento stesso.
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QualityGirl · Inviato: Ven Set 04, 2009 12:52 pm Oggetto:

Io faccio firmare solo una copia cartacea che conservo nel mio ufficio. La versione in pdf su server non è firmata.

Fabrizio · Inviato: Ven Set 04, 2009 1:23 pm Oggetto:

Tecnicamente, a mio parere, puoi conservare una firma digitale con timbro di chi solitamente approva.

A livello di sicurezza e privacy puoi semplicemente dire, e provare, che solo chi ne ha diritto è in possesso di password per accedere alle emissioni, alle approvazioni e alle modifiche dei documenti.

Ciao.
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paola · Inviato: Ven Set 04, 2009 1:47 pm Oggetto:

Io faccio emettere i documenti in originale per il nr di copie necessarie e tutte firmate in digitale. L'emissione avviene solo da parte del RF/RP di competenza che ha la password per farlo.

Doramora · Inviato: Ven Set 04, 2009 2:03 pm Oggetto:

Benissimo, grazie per le esaurienti risposte. Avevo pensato a qualcosa del genere ma avevo bisogno di un confronto.
Penso che vi sottoporrò tante altre domande (un po' alla volta)...

KK · King of Kuality Registrato: 23/04/09 14:36 Messaggi: 10266

Per gli esperti...

Questo che abbiamo fatto qui è benchmarking?
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QualitiAmo - Stefania · Moderatore Registrato: 16/09/07 18:37 Messaggi: 26589

Mah! A grandissime linee sì, giusto per capire di cosa si tratta. L'approccio del benchmarking è però più strutturato e si utilizza per sviscerare problematiche più complesse.

Ad esempio: tu invii il tuo questionario ai clienti e ti risponde il 10%.
Su una rivista leggi che un'azienda è riuscita ad avere il 70% di risposte strutturando un buon questionario.
La contatti, verifichi la sua disponibilità e partite con il confronto dei processi..
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Paoloruffatti · Yoda Registrato: 26/07/08 11:05 Messaggi: 4071

Caro/a Doramora,
la directory che contiene manuale, procedure e moduli (sul server) deve essere accessibile a tutti in sola lettura; lei sola si tiene il diritto di accesso in modo modifica.
La directory contiene solo le versioni valide dei documenti.
Lei può farsi una directory "old" dove può tenere tutto ciò che è in modifica, o le cose vecchie che vuole tenere; su quest'ultima directory lei avrà una password.
Lei ovviamente scrive tutto questo sulla procedura 4.2 (obbligatoria) e questo può bastare al certificatore.
Poi vorrei dirle che se è un po' esperta di office, lei può redigere tutta la documentazione di sistema con i collegamenti ipertestuali (html), in modo che tutti dal manuale possono aprire le procedure e/o le istruzioni di lavoro e da queste i moduli. questo perchè tutti gli utilizzatori possano leggere agevolmente e scaricare quello che serve. Noti bene che nella procedura 4.2 lei deve dare una prescrizione che preveda il taglio della mano destra (come ho visto fare in Yemen!) per chi si stampa manuale, e procedure: gli utilizzatori possono solo stampare i moduli per fare le registrazioni. Il perchè è ovvio, anzi io di solito faccio scrivere sulla prima pagina di un documento di sistema la frasetta standard del tipo "la presente copia cartacea può essere obsoleta: prima di applicare le disposizione in essa contenute è obbligatorio verificarne la validità sulla versione informatica in linea che è l'unica valida" Il certificatore, di solito va in brodo di giuggiole. A commento le posso dire che le copie cartacee sono come i cani sciolti: a forza di vagare diventano bastarde e spesso mordono!
cordiali saluti

Angelo_62 · Inviato: Sab Set 05, 2009 8:36 am Oggetto:

Interessanti le indicazioni date da Paolo, grazie.

Io pensavo di predisporre tutto nella Intranet aziendale e permettere di scaricare i documenti, ma seguirò senz'altro le indicazioni per evitare che girino copie cartacee senza permesso. 8)
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mascalzone79 · Inviato: Sab Set 05, 2009 3:37 pm Oggetto:

@ Paolo

Ottima idea!!! Penso proprio che la ruberò anch'io!!! Very Happy

Tra l'altro me la cavo abbastanza bene con gli editor html, quindi credo che la prossima revisione del manuale e delle procedure sarà trasformata dal PDF all'html!!
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giostacchio · Nuova recluta del forum Registrato: 15/03/10 09:53 Messaggi: 23

ok, ma il manuale lo scrive il repsonsabile del sistema qualità, le varie procedure di sistema le scrivono invece i vari resaponsabili di funzione. A questo punto come ci si comporta ? cioè, come fanno ad effettuare delle modifiche alle PROPRIE procedure se hanno accesso in sola lettura ?

QualitiAmo - Stefania · Moderatore Registrato: 16/09/07 18:37 Messaggi: 26589

Ciao. Prima di tutto quando parliamo di Qualità le tavole della legge sono davvero poche quindi non dare per scontato che il RGS scriva il Manuale e che i responsabili scrivano le procedure perché potrebbe anche non essere così (penso a piccole realtà o a posti dove le persone non sono preparate a scrivere procedure).
La norma, del resto, non specifica nulla in proposito.

In ogni caso, comunque, per le modifiche basta dare permessi temporanei anche in scrittura o spostare momentaneamente la procedura oggetto di revisione o, ancora, inventarsi qualcosa che sia in linea con il modo di lavorare della nostra organizzazione. Ok?
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Portello · Inviato: Ven Mag 21, 2010 4:45 pm Oggetto:

Come farò io tra un po'.

Redazione delle procedure con un word processor.
Invio della procedura redatta a chi la deve approvare con richiesta esplicita.
Re-invio dell'approvatore con esplicita formula di approvazione (tutto via mail).
Emissione del documento approvato in pdf non modificabile, sul server dell'azienda nella cartella "documenti attivi".
E' un po' macchinoso ma funziona, è stato già accettato dai valutatori in sede di ricertificazione.

La distribuzione può prevedere l'invio alle funzioni interessate della nuova edizione o meglio dell'informazione che la nuova revisione del documento è in rete da leggere.
L'interessato legge il documento e invia una risposta che ha preso visione e capito il documento emesso.
Zero carta anche se un po' macchinoso.
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Portello
Più è semplice, meglio è

giostacchio · Inviato: Lun Mag 24, 2010 10:55 am Oggetto:

Buongiorno a tutti.
se parliamo invece di documenti tecnici quali distinte base, disegni di assieme etc.etc. Questi documenti a vostro avviso devono rientrare nella procedura gestione della documentazione del sistema qualità oppure possono starne fuori e la patata bollente se la prende la ricerca e sviluppo con uff tecnico ?

Sto pensando anche io al word processor la cosa che non riesco a fare è far uscire la filigrana "La presente copia cartacea può essere obsoleta " solo se eseguono la stampa e non visualizzarlo in lettura