Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[Rosko]

....devono essere determinati e registrati.

Mi pongo però un problema. Come devono essere registrati?
Fino ad ora ho utilizzato un modulo dove riporto:

- L'elenco delle specifiche del cliente
- L'elenco delle specifiche dell'azienda nel caso quelle del cliente non fossero complete o assenti (validate dal cliente ovviamente)
- Le norme cogenti da applicare
- Eventuali informazioni prese da progetti precedenti

E' sufficienteriportare i riferimenti ai documenti?
...o devo proprio fare un documento Clause by Clause dove riporto ogni singolo requisito in una tabella? (che sarà comodo in fase di verifica/validazione però... )

Ciao

[QualitiAmo - Stefania]

Ciao. La norma non specifica nulla in merito quindi sta a noi interpretarla nel modo corretto, adattandola alla nostra realtà.

Segui la strada che, a tuo giudizio, ti permetta di abbattere errori e non conformità ma con un occhio all'efficienza. Puoi partire con il metodo che già segui, eventualmente correggendolo in base all'esperienza che svilupperai sul campo.
_________________
Stefania - Staff di QualitiAmo

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[Paoloruffatti]

..... e soprattutto riesaminati (poi vediamo perchè e come).

ciao Rosko,

premesso che hai già la posizione chiara rispetto alla norma da parte della sempre precisa Stefania, e che quindi puoi fare quel che vuoi, ti posso dire che:
- C'è chi ne ha fatto un verbale di apertura commessa (di progettazione) , a cui aggiunge, se necessario anche i rilievi (fotografici o meno) di un sopralluogo, se si tratta di un progettista di edifici da modificare, restaurare, dotare di impianti ecc ecc..
- C'è chi ne fa una seconda di copertina di una cartella di archiviazione fisica.
Entrambe le versioni di questo foglio possono avere una prima parte "anagrafica" in cui ti segni indirizzi nomi e numeri di telefono di tutti dal cliente ai diversi componenti della struttura del Cliente, partite iva, e quanto altro;
Se la progettazione è interna e riguarda uno specifico prodotto , potrai fare quello che diventerà il poi il "fascicolo tecnico", quindi comincerai una cartella la cui seconda di copertina è lo stesso modulo di cui sopra. ma senza la parte anagrafica.
- C'è chi ne fa un quaderno diario con copertina sempre lo stesso modulo (il tuo può andare molto bene, ...... quasi quasi dimenticavo!)
- C' chi ne fa un foglio excel, ma poi diventa con opportune righe e colonne un diario quotidiano delle attività , suddiviso per persona e per argomento, su cui tutti i partecipanti si annotano non solo le registrazioni fatto/non fatto, ma anche il promemoria delle cose da fare sul progetto che il capo frettoloso (alle 8 di sera quando tutti se ne sono andati!) usa per dare ordini e aggiunte dei dati di ingresso spiccioli

Nota bene questo ultimo attrezzo, utilissimo, non sostituisce la programmazione lavori fatta sulla base di una precisa WBS.

Ecco , dimenticavo nel foglio di apertura commessa, di cui sopra , dovresti metterci sempre anche la WBS; dico dovresti perchè questo modulo è pensato come un compendio utilissimo della gestione del progetto e la WBS è l'elemento centrale su cui ruota tutto il progetto, per tutte le attività a partire dal preventivo interno o esterno che sia.

La WBS in questo modulo può essere anche riassuntiva , cioè contenete le macro fasi che poi eventualmente svilupperai su un gantt di progetto dettagliato, Quest'ultimo documentoo sarà, a sua volta, preso con i suoi consimili, la base per fare la programmazione, sovrapponendo i diversi gantt dei diversi progetti per l'allocazione temporale delle attività e l'uso delle risorse.
C'è chi fa questo con un MS Project, (che ho usato forse tra i primi ma che non amo)
Per far contento Dario, il nostro paladino della semplificazione, ti devo dire che per progetti di pochi giorni/ una settimana il gantt non si usa, in questi casi la WBS diventa un piccolissimo gantt solo sul foglio di apertura commessa/progetto e ti fai tutte le annotazioni, appunto, sul modulo in questione.
Spero di non averti fatto troppa confusione; comunque se vuoi vedere trattato l'argomento più seriamente, se puoi, comperati il mio libro sull'efficienza degli studi tecnici professionali [vedi la sezione libri del sito QualitiAmo] in cui ci sono le illustrazioni chiare di quanto detto sopra, anzi ci sono i files di tutti i moduli di cui sopra, già pronti e copiabili dal CD allegato); nel libro puoi vedere trattati tanti casi e altre cose che non troverai da nessun'altra parte sulla gestione economica della commessa di progettazione (pare che l'editore lo abbia messo in promozione natalizia perchè costicchia parecchio, essendoci anche un software completo per la gestione delle commesse di uno studio di ingegneria)

Mi accorgo di non aver mantenuto la promessa sulla opportunità di riesaminare i dati di ingresso, e come farlo, ma vedo che forse non è necessario, vista la tua evidente bravura ; e poi mi rendo conto di essere il più verboso tra tutti i blogger... basta così!
Ciao
PS : staff, non so se posso fare questa pubblicità; se non si può tagliate pure!

[QualitiAmo - Stefania]

Ciao Paolo, ho visto ora che chiedi come comportarti per la pubblicità. Diciamo che mi affido alla tua etica professionale.

Ciao!
_________________
Stefania - Staff di QualitiAmo

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[dario]

[Rosko]

...il responsabile della qualità DEVE apparire come un orco, la gente deve aver paura quando entri in ufficio..

Grazie per le risposte!

Visto che posso seguire il mio giudizio, credo che per il momento manterrò questa strada e poi vedremo se risulta essere efficace.

Purtroppo le specifiche clienti variano da "nessuna specifica" (progettatemi questo ma non chiedetemi niente perchè non so niente/fatele voi) a "specifica forse" (Ve le manderò non appena troviamo qualcune che le scriva e cioè mai/fatele voi) a 300 pagine di specifica di fornitura + 400 pagine di specifica prodotto (inviate in triplice copia su carta filigranata vistate dal notaio con supervisione del papa).

Per quello mi limitavo ad un documento che riportasse l'elenco delle specifiche registrate da noi per il tal progetto

Per il resto ho già tutto gestito con relative registrazioni (GANTT, piano di progetto, piano della qualità, FAI, approvazioni, riesami, analisi ecc.)

Grazie ancora

[dario]

[Paoloruffatti]

Da queste bellissime risposte di Dario e di Rosko si evince che si può fare di tutto, basta applicare il metodo della norma che si può schematizzare con poche parole:
- parti da dati certi; se non ci sono stabilisciteli tu (da qualche parte bisogna pure cominciare!)
- definisci dove vuoi arrivare (elementi in uscita)
- stabilisci i passi che devi fare (WBS: ma la norma non la cita), comprese le attività di riesame, verifica , validazione, da fare al momento giusto (decidi tu quale)
- pianifica le attività e programmati l'uso delle risorse
- prima di consegnare a chi "farà2, valida il progetto in modo da essere sicuro che al "Cliente" (chiunque sia: cliente finale, costruttore, ecc.) vada in mano un progetto ben fatto.
La profondità e l'estensione delle attività di cui sopra possono variare moltissimo, a seconda che si tratti del citato progetto di servizio ad una Onlus, al progetto aerospaziale; essenziale usare il BUON SENSO per non sommergere il malacapitato con un carico di carta da soffocare, o dall'altra parte far scoppiare il razzo in aria alla partenza.
ciao

[Rosko]

Cambio un secondo argomento.
Visto che l'avete nominato un po' di volte...

....avrei una domanda riguardo il WBS.

Questo "strumento" non l'ho mai utilizzato (e neanche il nostro P.M.), e mi sono informato leggendo "quà e là" su internet. INTERESSANTE....

La norma IRIS (...si sempre lei) nel paragrafo sulla gestione del progetto richiede:

-che venga sviluppato un "piano di progetto integrato"
-che l' oggetto del lavoro (scope of work) sia identificato, suddiviso in pacchetti di attività, tenuto sotto controllo e vertificato.

Allora mi chiedevo... il WBS può essere utilizzato per identificare l'oggetto del lavoro? posso inserirlo nel piano di progetto?

se si allora sono a posto.

Grazie

[bull]

wbs...wbs...ok, mi avete beccato! lo sto cercando su internet! ma cosa cavolo è???

[Paoloruffatti]

Scusa Bull: la nostra è la civiltà degli acronimi!, pensa che la mia società di consulenza si chiama CMQ e sta per (Comunicazione, Metodo, Qualità) nata nel 1992, ma è stata pesantemente penalizzata nella ricerca sul Web dalle abbreviazioni da SMS: come saprai cmq è un abbreviazione per "comunque"!
cmq (!), tornando al significato di WBS, questo sta per Work Breakdown Structure, cioè spezzettamento del lavoro in fasi.
Quando cominci una commessa devi fare un elenco preciso delle cose da fare (le fasi della elaborazione della progettazione , comprese quelle dei riesami, verifiche e la validazione), che devono comprendere oltre alle fasi operativo-tecniche, appena citate, anche le principali attività gestionali e di controllo (sia di avanzamento tecnico, sia di avanzamento economico di commessa)
La WBS è un po' come la distinta base di un prodotto, ovviamente la distinta completa di ciclo di lavorazione ed i costi
ciao

[Paoloruffatti]

PS: mi ero fermato al quesito di Bull, senza leggere attentamente quello di Rosko (è l'effetto della poca pazienza insita nel concetto di vecchiaia)
Dirò di più sulla WBS.
Questa deve partire addirittura al momento di fare l'offerta al cliente; mi spiego: quelli del commerciale che fanno l'offerta come cavolo fanno a fare il preventivo?.
Per carità ci sono tanti metodi per fare il preventivo.... anche quello ... di non farlo (!) e sbattere li il prezzo sulla base del "prezzo di mercato", ma nel caso di impianti complessi devi cominciare appunto dalla WBS.
Questo perchè un preventivo serio deve sempre e comunque partire dai costi, per vedere immediatamente due cose:
- se il prezzo di mercato è serio (quanti ballon d'essay vengono tirati per aria soprattutto dalle amministrazioni pubbliche, in cui allignano spesso masse di incompetenti)
- se ci si sta dentro con i costi dell'azienda
La teoria del "prendo i costi, li aumento della quota spese generali e poi ci metto la quota di utile" è una storiella da maghi e fate.
Quindi il commerciale deve farsi aiutare pesantemente dal tecnico che deve prefigurare i suddetti costi in base a:
- tempi di lavoro su un elenco di attività (WBS), da moltiplicare per il costo primo (netto in busta+oneri sociali+ quota TFR, ecc.), o "diretto"
- materiali e servizi da acquisire
- spese generali "facilmente attribuibili alla commessa" o costi "indiretti" di commessa
- spese generali di struttura, da assegnare proporzionalmente alle ore lavorate (qui ci sarebbe da aprire un libro sul sistema delle valutazioni dei costi molto semplificato con le considerazioni a "margine primo di contribuzione").
Una volta definito il preventivo, e quindi l'offerta, ... e portato a casa l'ordine, il Project Manager ha già il compitino fatto, perchè basta che prenda la WBS come elenco delle fasi del suo Gantt di progetto.
Non solo!: il responsabile della programmazione operativa settimanale, non ha altro che da assegnare le singole voci della WBS all'/agli operatore/i che la deve/ono fare.
Chi sviluppa il progetto prende la singola fase e estrae dalla specifica di progetto i dati di ingresso e/o vincoli contrattuali e li studia, ecc.ecc.

Potrei continuare attraversando tutta l'azienda: insomma più che un attrezzo la WBS è il LINGUAGGIO COMUNE che unifica tutti coloro che ci lavorano sopra (stavo per dire la babele aziendale, ma mi trattengo!).

Temino per casa: pensate ai costi degli sprechi che si verificano nella vostra azienda quotidianamente,per l'inefficienza nascosta, ma grandissima, dovuta alla mancanza di un linguaggio comune (come la WBS); ogni discorso a due ha sempre un tempo X iniziale per capire di che cosa si sta parlando ... questo è un campo di applicazione del pensiero lean, sconosciuto a molti.
Caro Rosko: mi ha fatto venire un po' i brividi il fatto che tu affermi che il tuo PM non sappia che cosa sia la WBS .... magari non è vero!, semplicemente la chiamate con un altro nome e cioè la WBS è la lista della spesa che è alla base del "piano del progetto".... se è così vai tranquillo che lavorate bene!

[Rosko]

[bull]

grazie , paolo! ora ho imparato una cosa nuova e leggo con più attenzione le cose interessantisisme che scrivete. c'è sempre da imparare da professionisti del vostro calibro!

[Paoloruffatti]

Ciao Rosko,
me la dipingi brutta! ...ma, per contro, tu hai le idee chiare;
solo un piccolo appunto circa il project plan, forse perchè hai schematizzato un po' troppo:
quando parli di gestione della qualità, cosa intendi? non è che fai un capitolo dove metti dentro la carta della qualità (a parte le registrazioni, che sono sacrosante)?: spero proprio di no. Secondo me nel piano di progetto non deve esistere un capitolo per la Qualità a sè stante, ma in ognuna delle sezioni, dove previsto esserci una pianificazione e delle registrazioni, ce le metti dentro e basta. Vedo strano anche la sezione gestione delle risorse umane: che cosa ci metti dentro?
ciao