Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

Daniele · Inviato: Lun Lug 13, 2009 10:36 pm Oggetto: Durata conservazioni registrazioni

Ciao a tutti...
Scusate la domanda un pò cosi però è specificata una durata minima della conservazione delle registrazioni dei moduli del Sistema Qualità? Ve lo chiedo perchè non sono riuscito a trovare evidenza di niente e qualche azienda mi ha chiesto se può conservare i moduli un solo anno è possibile o è necessario almeno tre?
Grazie per la risposta...

QualitiAmo - Stefania · Moderatore Registrato: 16/09/07 18:37 Messaggi: 26589

Non esiste una direttiva in merito alle tempistiche di conservazione delle registrazioni della Qualità, tanto è vero che, in assenza di normative cogenti, la norma ci chiede di predisporre una procedura per stabilirne, tra le altre cose, proprio la durata di conservazione e le modalità di eliminazione.

Il nostro suggerimento, come sempre, è quello di agire secondo il tornaconto dell'organizzazione di riferimento.
Per quanto tempo l'azienda può ricavare un qualche vantaggio dalla conservazione di queste registrazioni? Dopo quanto tempo diventano inutili?

In base alla risposta che ti darai a queste domande, avrai stabilito la durata della loro conservazione.

Se non l'hai ancora fatto, ti consigliamo di dare una rapida lettura al singolo punto della norma che abbiamo commentato qui e qui.
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Stefania - Staff di QualitiAmo

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Daniele · Inviato: Mar Lug 14, 2009 10:44 am Oggetto:

Ciao Qualitiamo innanzitutto grazie per la risposta....guarda l'azienda con cui sto lavorando non vuole conservare i documenti della qualità più di un anno perchè gli porta troppa carta, troppo ingombro, ecc. per cui abbiamo stabilito un anno di conservazione spero non abbiano da ridire a riguardo in sede di audit...Gli ho detto che poteva servire conservare magari almeno 3 anni la documentazione per avere un quadro sull'andamento anche di eventuali problemi ripetitivi ma non ne hanno voluto sapere...
Ciao...buona giornata

Caspita scusate il lapsus....

Quality · Motivatore Registrato: 26/09/08 15:13 Messaggi: 3369

???

Io non ti ho risposto, è stato lo Staff (QualitiAmo).

Ciacciao.
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Se lo puoi sognare, lo puoi fare.

2p71828 · Inviato: Mar Lug 14, 2009 11:49 am Oggetto:

io dividerei per tipo di documento, perchè non tutti dovrebbero essere conservati in modo uguale.

1) I riesami della direzione (forse qualche ente certificatore richiede almeno due anni, da verificare)

2) conformità e qualità del prodotto. La legge italiana prevede due anni di garanzia per cui penso che i documenti dovrebbero essere mantenuti almeno due anni più il tempo passato a magazzino prima della vendita. In generale però quasi tutti i clienti impongono date di mantenimento della documentazione dai 5 ai 10 anni. Da considerare sempre il caso di causa legale (risarcimento danni etc) in cui potrebbero essere richiesti i dati di conformità e qualità del prodotto nonchè i disegni e le procedure di controllo e fabbricazione (A memoria US per i veicoli richiede 10 anni di mantenimento di tutta la documentazione dall'ultima vettura venduta per eventuali cause legali / campagne di richiamo)

Se è un problema la carta (scanner e pdf)

dario · Inviato: Mar Lug 14, 2009 2:09 pm Oggetto:

mi ci intrometto...
per l'archiviazione dei documenti e dei dati, le uniche regole sono le cogenze... per cui devi fare attenzione che se la legge ti dice che i dati contabili li devi tenere tot anni, non devi sgarrare, mentre per il resto sta alla tua organizzazione definire i tempi convenienti.
Io ho preso l'abitudine di dichiarare sempre i termini cogenti e per il resto 3 anni.
Ti spiego perché 3 anni: la certificazione, dal rilascio del pezzettino di carta, vale di regola 3 anni. Tengo 3 anni così sono sicuro che se alla seconda visita ispettiva intermedia qulcosa dovesse essere criticato ingiustamente, ho due anni di storico su tutto e posso ricostruire, in caso di dubbio, la storia.
Non è che una scelta personale, ma fin'ora mi è costata due scaffali in un archivio ben identificato in un locale del semiinterrato ed un file elenco archivio.
a fine 2009 faccio eliminare tutto quanto è del 2005 e nel 2010 faccio triturare tutto quanto è identificato con 2006 (che non sono dati da tenere).
So che c'è chi tiene 10 anni... se ha spazio e buoni motivi, perché no?

QualitiAmo - Stefania · Moderatore Registrato: 16/09/07 18:37 Messaggi: 26589

Proprio così, sta a noi in assenza di normative cogenti. Se c'è la legge, il discorso cambia. Tutto chiaro, Daniele?
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Stefania - Staff di QualitiAmo

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UMBERTO · Inviato: Mar Lug 14, 2009 5:02 pm Oggetto:

Perfetto come sempre,Dario.Le norme cogenti regolano l'archiviazione.

Daniele · Inviato: Mar Lug 14, 2009 11:26 pm Oggetto:

Vi ringrazio siete stati tutti molto chiari e gentili, adesso ho un pò più le idee chiare sul da farsi...
Un saluto a tutti

Paoloruffatti · Yoda Registrato: 26/07/08 11:05 Messaggi: 4071

Caro Daniele, ho visto solo adesso questo thread, non aggiungo nulla a quanto consigliato dai colleghi: tutto perfetto, volevo solo darti un ultimo aiutino: La norma in effetti vuole che ci sia una delle tre procedure documentate (sarebbero 5 ma tutti scrivono ormai una procedura solo per i punti 8.3, 8.4, 8.5, nella logica di processo anche per il miglioramento).
Io non faccio scrivere una procedura per la gestione delle registrazioni separata dalla 4.2, ma alla fine di ogni procedura/istruzione di lavoro scritta, metto una tabellina che elenca i documenti di registrazione (che di solito sono i moduli) e, oltre al codice e titolo, ci metto altre due colonnine con il "responsabile dell'archiviazione" e "durata della raccolta"
Per il resto totto OK, per gli studi professionali ho addirittura concordato con i colleghi che la durata della raccolta dei documenti su cui sono riportate le evidenze dei riesami, verifiche e validazioni (che quasi mai sono moduli pensati ad hoc, ma solo annotazioni sulle copie disegni/relazioni di calcolo ecc ecc,) in campo delle costruzioni civili, le registrazioni si possono buttare dopo un certo periodo (un anno-due) dopo il collaudo a ultimazione poera, che spesso è soggetta a slittamenti ecc ecc. Altro discorso è fatto per le opere pubbliche, ma qui sarebbe lunga!....

sharma · Inviato: Mar Set 01, 2009 4:50 pm Oggetto:

nella nostra azienda si utilizza un software di archiviazione, così tengo tutto informatizzato, tra l'altro posso anche fare i collegamenti fra i vari file, fatture di riferimento o bolle etc etc...
la parte cartacea così mi occupa solo un paio di faldoni, e i moduli ispettivi e di soddisfazione cliente vengono tenuti solo per la durata del cantiere di riferimento.

Non sono un amante della carta...poveri alberi Rolling Eyes