Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[moonsweet]

Rieccomi qui a provi una domanda. Mi dispiace porre tante domande anche abbastanza futili, ma mi sono trovata un'ispettore abbastanza 'ostico' (dove per ostico non intendo rigido, ma intendo donna, single, sempre incazzata =.=).

Io ho preso in msno il SGQ di questa azienda da circa un mese ed ho il compito di sconvolgerlo completamente e renderlo utilizzabile.
Allo stato attuale nessuno utilizza nulla del SGQ, e la documentazione necessaria viene preparata qualche settimana prima della verifica ente.

Adesso invece la situazione è cambiata e l'obiettivo è quello di snellire ed adatte l'SGQ alle reali esisgenze aziendali, rendendolo utilizzabile nel quotidiano.

L'azienda è comunque certificata dal 2003.

Fin qui nulla di strano...
La mia idea era quella di fare una nuova edizione del manuale e ricominciare le revisioni dello stesso da zero (ovviamente prevendendo nel manuale che nel caso in cui ci fosse una nuova edizione la numerazione delle revisioni ricomincerebbe da zero).
Ho deciso questo perchè buona parte delle vecchie revisioni è andata persa e non so nemmeno come risalire alle date delle revisioni precedenti.

Poi... avevo intenzione anche di modificare tutte le procedure. Attualmente sono 20 e cene sono molte inutili e, quelle utili, sono da sostituire integralmente.
La mia idea era quella di annuallarle tutte e ricominciare da zero. Nuova numerazione, revisioni da zero (anche qui prevendendo nel manuale che nel caso di modifica sostanziale della procedura, la revisione di questa ricomincerebbe da zero).

inoltre avevo pensato di inserire una paragrafo introduttivo al manuale che, con la scusa di raccontare la storia anziendale, spiegasse nel dettaglio le motiviazioni del cambiameto di tutto il SGQ.


Parlandone con l'ispettrice che dovrà venire a fare la verifica a febbraio (non vi stò a spiegare comee perchè mi ci sono travata a parlare, sappiate solo che ero 'obbliagata' a farlo).
Lei mi ha detto che era 'inconcepibile' quello che stavo dicendo e che non potevo annullare la storia dell'azienda! Secondo lei devo solo fare una revisione di tutto. Le procedure lasciarle così come sono e fare una revisione se ci sono modifiche ed annullare quelle che non si usano più.

Alchè mi starebbe anche bene ma, onestamente, non trovo nessun punto della norma che mi VIETI di operare come ho pensato io.
La norma mi dice si stabilire le modalità con cui gestire il mio SGQ. Se io le definisco, all'ispettore NON può non stare bene se io rispetto la norma!!!

Uffa! :x

spero di essere stata sufficientemente chiara ed aplicativa!!
Vi ringrazio in anticipo!!!

[mascalzone79]

Ciao moonsweet, mi dispiace che sei cascata male con l'ispettrice!!
Ho da farti una domanda: la verifica che devi sostenere a febbraio è di ricertificazione o di mantenimento? E la verifica sarà condotta secondo la ISO 9001:2008 o ancora secondo la vecchia norma?
Te lo chiedo perché potresti argomentare all'ispettrice che dovendo ricertificare l'azienda secondo la nuova norma, è corretto da parte tua emettere un'edizione 2 del manuale e delle procedure.
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Insisti e resisti, ottieni e conquisti!!

[mcservizi]

Secondo il mio parere è perfettamente plausibile emettre un edizione nuova del manuale e per sostenere questa azione potresti dire che la nuova edizione si è resa necessaria dal fatto che si è cambiato completamente il modo di gestire il SGQ.

Per quanto riguarda le procedure invece potresti anche solo annullare le vecchie e modificare quelle che sono ancora più o meno utilizzate rendendole più "aderenti" al nuovo SGQ.

Questa è un idea per non "scontentare" troppo la rigidona!

[moonsweet]

[Paoloruffatti]

Cara moonsweet, hai ragione su tutta la linea: quella ....... della ispettrice non si è accorta che le procedure sono numerate secondo la edizione 1994, anzi peggio ancora: secondo l'edizione 1987 e da allora sono rimaste lettera morta!
Io parlerei con la Direzione (se ti sta a sentire) e chiederei di cambiare ispettore: sappi che ne hai il diritto. Ti potrà sembrare drastica o terroristica questa posizione, ma in realtà devi far vedere alla Direzione che cosa costa una persona del genere. non tanto il suo costo giornaliero ma le perdite di tempo generate nella vostra azienda da questa organizzazione parallela che rivive come uno zombie dieci giorni prima dell'audit e genera un mazzo di cartacce finte, costosissime.
La riprova di quanto dico è che per "legittima difesa" nessuno in azienda bada più ad un sistema cartolario; prenditi un'oretta per fare questi conti e preparati bene il discorsetto.
Io ho fatto cambiare spesso gli ispettori: a parte i pazzoidi ( non esagero! a me ne sono capitati un paio; subito rimossi con le scuse del direttore dell'ente) ci sono tanti poveri diavoli che per il fatto di essere ispettori montano in scanno perchè "hanno il potere" e legiferano.
Passando al concreto, poi, vai da ciascun responsabile/gruppo di persone dell'ufficio reparto che ritieni più sensibili e che hanno la voglia/esigenza di cambiare e riscrivi assieme a loro le procedure (e caccia via quelle inutili): scoprirai un'altra azienda! e quando l'avrai scoperta illustragliela alla Direzione, che probabilmente non la conosce (anzi senza probabilmente!).
...Dirai che oggi a colazione ho mangiato veleno, ma non è così. si tratta della mia quotidiana incazzatura, molto ben nascosta ai clienti, nel vedere gli sprechi enormi che vengono perpetrati, in tutte le aziende che visito, sotto il naso della Proprietà/Direzione che guarda e non vede.

Ovviamente questa riforma non puoi farla i due-tre mesi, ma nel riesame della direzione fai inserire un piano di revisione ben fatto e lo metti come obiettivo n° 1 per l'anno prossimo
Ciao e buon lavoro

[mascalzone79]

mah, a me sembra una cavolata quella che ti sta dicendo l'ispettrice...
Scusa, tu stai riscrivendo le procedure daccapo, accorpando alcune ed eliminando altre, e quindi stai dando un taglio diverso al tuo SGQ...Perché ti sta facendo problemi? Non puoi chiedere un consulto al referente commerciale dell'OdC? Di solito sono disponibili...
Io ho fatto la stessa cosa due anni fa, perché abbiamo esternalizzato alcuni processi...Hanno alzato un po' il sopracciglio, ma non avevano nulla cui appigliarsi per contestarmi la nuova revisione 0!
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Insisti e resisti, ottieni e conquisti!!

[moonsweet]

Ho parlato con la Direzione che mi ha detto 'fai di testa tua e lascia perdere l'ispettrice. Se tu segui la norma a noi stà bene'

Il sistema è in completo rifacimento. procedure, manuale, modulistica... tutto!
in soldoni perchè il sistema attuale è inutilizzabile. Capitano procedure con 10 moduli per fare una cosa... e nessuno ha tempo per compilarli, ecco perchè li fanno falsi.

Quello che stò facendo è proprio andare stanza per stanza con il mio bel blocco e chiedere ' mi descrivi cosa fai?'. In base alle risposte scrivo le procedure. Mi sembra che sia l'unico modo utile per creare un SGQ utilizzabile. Come diceva sempre il mio primo 'maestro' è l'output che dimensiona il processo!

Purtroppo non posso cambiare ispettore perchè la suddetta è legata da rapporto di amicizia con il capo supremo, quindi non rimuovibile!

Cioè io sono abbastanza convinta di quello che faccio e penso, ma sentendo lei volevo avere un vostro parere su quale sarebbe stato l'atteggiamento più utile da assumere.

Io vo per la mia strada, tanto sei io scrivo e prevedo ogni cosa che faccio, quindi se gestisco e controllo, non potranno uscire NC perchè non violo nessun punto della norma!!
La 'direzione' stessa mi ha detto 'che potrà succedere che vine fuori un'osservazione? osservasse!'

[tutto questo riportandovi però alla dimensione dell'azienda... siamo in tutto 6. Il capo è un umo anziano che lascerà tutto al figlio è che quello che definisco 'direzione' in quanto referente.]

[KK]

Guarda, io mi sono trovato in una situazione simile ma ho avuto la fortuna di agire come vorresti fare tu, prima di parlare con il verificatore.

Ho poi fatto il primo ciclo di audit basandolo proprio sulla lettura e discussione dei contenuti della documentazione, per riscrivere ciò che c'era di obsoleto e aggiornare tutto alla realtà aziendale!

Tra l'altro ho scelto, per aggiornare tutto, di lasciarmi ispirare da chi, su questo forum, mi ha detto che è possibile costruire un manuale autoportante come documento unico, che contenga, al suo interno, i contenuti delle procedure gestionali.

Così facendo ho un unico documento che evita il dilungarsi delle revisioni e delle numerazioni delle procedure, che riassume tutti i concetti importanti e che è pure di bell'aspetto, piacevole da sfogliare e del tutto simile alla versione cartacea della norma, solo più colorato.

Se decidi di seguire i consigli di Paolo, potresti prendere in considerazione questa forma di documento per la tua revisione totale.
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Konsulente Kualità

[moonsweet]

Conta che io ho fatto per 2 anni la consulente quindi ho dei formati di SGQ che ho 'forgiato' con il tempo!!
Certo è che sono sempre disposta a migliorare e ad accettare i consigli: l'idea di un SGQ graficamente simile alla norma è davvero un'ottima idea!