Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[kridian91]

Come da titolo vi chiedo una cosa molto semplice ma lo stesso tempo fondamentale.

Quando, durante il vostro lavoro e il vostro giretto di routine in produzione, vi imbattete in un processo che risulta essere carente sotto qualche aspetto o che è facile commettere errori, cosa usate?

Come fate ad analizzare bene il processo per poi capire quale aspetto migliorare?

Grazie a chi vorrà rispondermi.

[QualitiAmo - Stefania]

Grazie per la tua domanda perché può venirne fuori una bella discussione se tutti ci raccontano un po' come operano in queste situazioni!

Nel frattempo, per chi non li avesse ancora letti, lascio due articoli sul tema del miglioramento dei processi e pianificare il miglioramento dei processi e uno sul miglioramento continuo (ma sul sito ne trovate molti altri!).
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Stefania - Staff di QualitiAmo

ISO 9001:2015 - SI AGGIUNGE ALLA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO IL NUOVO TESTO CHE SVELA I SEGRETI DELLA FUTURA NORMA



IL PRIMO LIBRO NATO SULLE PAGINE DI QUALITIAMO



HAI DATO UN'OCCHIATA AL REGOLAMENTO DEL FORUM PRIMA DI SCRIVERE IL TUO MESSAGGIO?

[KK]

Il problema grosso di una domanda così generica è che la risposta rischia di essere generica allo stesso modo oppure addirittura difficile da dare.

Probabilmente il mio modo di agire potrebbe cambiare se il processo in cui si stanno commettendo errori è la produzione di particolari in plastica per il settore automotive o l'iniezione di un medicinale a un paziente da parte di un'infermiera.

In generale, direi che il modo corretto di approcciare è rivedere il flusso di processo o procedura per capire se l'esecuzione corrisponde a quanto stabilito e verificare, al contempo, se quanto stabilito è corretto.
Passo dopo passo, si verifica che l'esecuzione dell'attività, i documenti, le responsabilità, i passaggi di informazione e i risultati siano in linea con le attese.
Se è così, farei poi formazione mirata a chi sbaglia, per evitare che lo faccia, altrimenti correggerei la procedura e poi farei formazione a tutti i soggetti coinvolti affinché capiscano come fare e non sbaglino.
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Konsulente Kualità

[MikiMarru]

Domanda generica ,
risposta generica : dipende.

Qual'è il problema del processo:
- efficacia (non funziona, non raggiunge gli obiettivi)?
- efficienza (sprechi, costi)?

Si può ragionare con Deming, PDCA:
E' un problema di Plan (come è stato "progettato"), di Do (come viene attuato), di Check (modalità di controllo?)

Si può pensare a Ishikawa, 4+1 M:
- manodopera (personale)
- macchine e strumenti di lavoro / controllo
- materiali
- metodi (procedure)
- ambiente / contesto

Oppure i 5 why

Vedila così: un processo che non funziona è una non conformità; la prima cosa da fare è l'analisi delle cause (e puoi utilizzare le diverse tecniche che la letteratura insegna), in modo da individuare le azioni correttive necessarie
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Credo fermamente nel detto: "Non ti do il pesce, ma la canna da pesca, e ti insegno a usarla, perché tu possa pescare da solo". E' possibile che la mia risposta sia da intendere in tal senso.

[kridian91]

La domanda era volutamente generica per chiedervi una serie di strumenti che avete usato o utilizzate tutt'ora per analizzare un processo che funziona male o non funziona poco.
Volevo aprire questa discussione per avere un elenco di strumenti (come una cassetta degli attrezzi).

Se vogliamo andare sul pratico vado direttamente sul mio caso personale dell'azienda nella quale lavoro.

Ditemi voi come preferite continuare la discussione.

[Slender Man]

Io parto da un passo prima: chi lo dice che non funziona? Quali sono gli obiettivi che fallisce, in metriche?
Perche' gli strumenti da mettere in campo cambiano se un processo performa al 10% o al 90% dell'atteso.

Ripenserei bene agli obiettivi, al contesto.
Per farlo puo' essere utile considerare un processo come un progetto, fingere che lo si stia disegnando ora. E prima di concentrarci sul COME vengono fatte le cose, spenderei qualche tempo sul COSA e sul PERCHE'. Succede infatti che si diano per scontati obiettivi che invece non reggono il vaglio di queste domande, e sostanzialmente si portano avanti per abitudine storica.

Fatto questo, saprai anche quali sono i tuoi margini di manovra nel mettere mano al processo, dalla cosmesi alla macelleria messicana.
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"It's my way, or the highway." (James Dalton, Esq.)
"Manly hearts to guard the fair" (Job Description)

[KK]

[kridian91]

Ok caliamoci in un caso pratico in cui magari incorro in problemi che avete elencato.

Da novembre 2019 mi occupo di Quality Assurance in una azienda di stampaggio plastico che lavora sia creando prodotti a proprio marchio che per conto terzi in settori anche molto diversi (spaziamo da materiale plastico per filtraggio acqua fino ad automotive con cruscotti, fanali, porta catene ecc ecc per marchi noti come Ducati, MV Agusta, KTM).

Fino al mio arrivo, ricostruendo quanto mi hanno detto i miei colleghi e quanto vedo io stesso, il mio ruolo è stato ricoperto a "tempo perso" da varie figure (dal responsabile produzione, capo reparto e anche dal titolare).

Chiaramente, come potreste immaginare, quando si fa qualcosa "tanto per" non se ne può ricavare granché e quindi mi ritrovo a ricostruire pezzo per pezzo una cattedrale.

Questo è il contesto pregresso.

Dal mio arrivo, affiancato da una collega di un'altra azienda del nostro gruppo, abbiamo cercato di mettere in piedi procedure nuove e sistemare quelle esistenti e funzionanti.

L'obiettivo è quello di abbassare la percentuale di scarto in rapporto agli articoli buoni.
Fino all'anno scorso non si aveva nemmeno un controllo diretto di queste quantità ma semplicemente si caricava a gestionale la differenza tra materiale grezzo usato e pezzi buoni stampato arrivando a circa 15%.

L'obiettivo è stato fissato al 4% e partendo da gennaio abbiamo raggiunto e mantenuto per un mese un 4.5% prima delle ferie estive.

Il problema principale è che tutt'ora si riscontra menefreghismo totale nel seguire le procedure create ad hoc per evitare eccessivi scarti.
Tutto questo non fa che tenere alta la percentuale che sarebbe quanto meno la metà se fossero eseguite per bene le procedure.

Come analizzare e capire come incidere in una situazione del genere?

[bagaroz]

Prima considerazione: hai il pieno appoggio della direzione aziendale? Senza quello hai perso in partenza

Andando nel pratico: le procedure che permetterebbero di ottenere il risultato
- sono effettivamente applicabili?
- sono state rese disponibili a tutti, è stata fatta la necessaria formazione e si è verificata l'efficacia della formazione?
- quali sono i riscontri che hai dagli operatori? Quali ragioni lì spingono ad operare in modo diverso da quanto previsto?

Per mia esperienza la chiave è coinvolgere e fare sentire coinvolti gli operatori. Chi fá un'attività di solito ha diverse buone idee per ottimizzare il proprio lavoro, ma se negli anni è stato "bastonato" ad ogni proposta si guarderà bene dal farsi avanti di nuovo.

- le cause degli scarti sono riconducibili ad una o più cause ripetitive? Se si inizia a trattare quelle cause

[kridian91]

A livello teorico dalla dirigenza ho l'appoggio tant'è vero che l'intenzione di abbassare la percentuale di scarto è sentita e reale ogni giorno.

Per ora le procedure prevedono una semplice compilazione di checklist e fogli per ricordarsi le varie azioni da svolgere per montare/smontare lo stampo, fare i controlli preliminari e impostare i parametri per lo stampaggio.

Prima di metterle in campo sono state consultate le persone esponendo le nuove procedure e chiedendo eventuali modifiche in caso di proposte migliorative.
Non ci sono state e si è uscito dalla riunione tutti di comune accordo che le procedure andassero bene.

Gli scarti hanno causali diverse che ora avremmo intenzione di registrare in mo più dettagliato ma fondamentalmente l'errore principale nel quale inciampiamo spesso è dovuto all'operatore di stampaggio che si accorge e chiama tardi le figure previste nel caso di pezzi scarto.

[bagaroz]

[MikiMarru]

[KK]

Ti lascio delle considerazioni sparse senza un vero ordine di priorità.

Bagaroz ha già detto molto di quello che avrei risposto anch'io, soprattutto sul fatto che la direzione deve darti pieno appoggio. Attenzione però, pieno appoggio non significa solo una pacca sulla spalla e il fatto che loro ti dicano "vai vai, condividiamo il tuo pensiero" ma significa anche (e soprattutto) che se poi un operatore non segue la procedura e ti crea scarto allora deve intervenire la direzione a dirgli che deve seguire ciò che tu dici.
Se lui non segue la procedura, tu gli dici che deve farlo, ma reiterando il comportamento non gli succede nulla, allora questo sarà sempre un problema (spesso irrisolvibile) e lui persevererà nel suo comportamento sbagliato.

Analizzare le cause di scarto è fondamentale! Devi partire da un'analisi di pareto che ti dica su quale problema andare ad intervenire per primo se vuoi abbattere gli scarti. Anche in questo caso però hai il riflesso del punto precedente: per sapere le cause devi registrarle, per registrarle serve il supporto degli operatori, che non avrai in caso di mancanza di appoggio da parte della direzione.
Ricordati sempre che un processo è tanto più efficiente quanto più impedisce all'operatore di sbagliare: per quanto riesci, adotta sistemi che vincolino gli operatori a seguire sempre lo stesso solco (procedura) che tu hai tracciato.

Arriviamo anche al classico cane che si morde la cosa, quella situazione per la quale occorre molta malizia e diplomazia per uscirne: per migliorare la situazione servono le registrazioni, che quasi sempre sono viste come perdita di tempo, ahimè in entrambe le direzioni, per gli operai e per la direzione aziendale: i primi non lo ritengono lavorare, la seconda le riterranno sempre una perdita di tempo.
Qui devi essere abile tu: una buona soluzione potrebbe essere riuscire a monetizzare il risparmio.
A fronte di un tempo X impiegato per fare le registrazione, si abbatte di Y il costo della non qualità (scarti, tempo perso a gestire il problema). Se il gioco vale la candela, allora ottieni prima il consenso della direzione a imporre le registrazioni che ti servono e poi le imponi verso il basso agli operai. Se poi nel frattempo conquisti la loro fiducia risolvendogli i problemi, allora non ti servirà questo secondo passaggio.

Se ti riesce, non partire chiedendo agli operai di aggiungere un modulo da registrare, parti invece da un miglioramento del loro lavoro: trova il modo di velocizzare un passaggio, automatizzarlo, renderlo più facile, cercando al contempo di contribuire a rafforzare il processo.
Aggiungere cose da fare la vedranno sempre come una cosa negativa, quindi l'unico modo per convincerli a fare qualcosa per te è togliere prima qualcosa a loro, allora otterrai collaborazione.

Se almeno ti ascoltano, poi anche provare a fare un po' di formazione sul concetto di costo della non qualità, spiegando che se chiedi di fare una registrazione è per arrivare a migliorare il loro lavoro (processo - procedura). Spiega inoltre che una NC non è e non sarà mai verso la persona ma soltanto verso il processo: se un operatore sbaglia è perchè il processo gli ha consentito di farlo. Il tuo scopo è migliorare il processo affinché a loro sia impedito di sbagliare.
Quindi una NC è una sorta di collaborazione tra te e loro, non è una punizione verso di loro.
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Konsulente Kualità

[kridian91]

Siccome nella mia azienda c'è molto turn over e ogni mese ci sono ragazze nuove in produzione che sostituiscono le precedenti (non so il perché ma lo chiederò a breve perché non sono d'accordo), ho pensato di rendere quanto più semplice l'individuazione degli scarti creando un glossario con foto e descrizione del difetto in modo tale da parlare tutti la stessa lingua.

Oltre a questo ho pensato a creare un libricino (massimo 10/12 pagine) da lasciare ad ogni nuova arrivata nel quale sono presenti le procedure, le tipologie di scarto e l'utilizzo dei moduli attualmente in uso così da poter avere qualcosa di consultabile quando non sono disponibile io o qualche responsabile per dubbi.

[MikiMarru]