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Autore Messaggio
LorenzoB
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MessaggioInviato: Mar Lug 17, 2018 4:12 pm    Oggetto: Informazioni documentate Rispondi citando

Buon pomeriggio ragazzi.
Vado subito al sodo, spero gradiate.
Il riferimento è al paragrafo 7.5.2 della UNI EN ISO 9001:2015, in particolar modo a dove si trattano i temi di riesame ed approvazione.
Supponiamo che io debba creare un semplice modulo standard da predisporre poi a compilazione futura. Il modulo è una banale tabella vuota che riporta colonne con intestazione nome, cognome, indirizzo. La tabella sarà poi riempita al bisogno in futuro e diventerà a questo punto una registrazione. Tale documento è stato ritenuto utile farlo rientrare nella documentazione del mio SGQ. A questo punto chiedo (anche se ho un presagio su cosa sarà risposto): è veramente indispensabile che un modulo così semplice debba passare al vaglio del riesame e dell'approvazione (tramite firme o quant'altro) prima di poter essere emesso e quindi utilizzabile dal personale per i propri scopi e compilato? E' possibile agire in altra maniera senza coinvolgere una figura gerarchicamente superiore per l'approvazione di un documento del genere?
Grazie signori!
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QualitiAmo - Stefania
Moderatore


Registrato: 16/09/07 18:37
Messaggi: 26583

MessaggioInviato: Mar Lug 17, 2018 4:47 pm    Oggetto: Rispondi citando

Ciao Lorenzo. La norma in tal senso non ti obbliga a nulla di particolare, siete voi che decidete le regole e "chi deve approvare cosa". Basta che sia applicata una logica di base e che sia chiaro che moduli di quel genere vengono approvati, ad esempio, dal responsabile qualità o di area e siete a posto.
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Stefania - Staff di QualitiAmo

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Guerra
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Messaggi: 5802

MessaggioInviato: Mer Lug 18, 2018 10:17 am    Oggetto: Rispondi citando

Brava Stefania. annuisce1
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"Le domande non sono mai indiscrete. Le risposte lo sono a volte"
Per qualche dollaro in più
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LorenzoB
Apprendista forumista


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Messaggi: 41

MessaggioInviato: Mer Lug 18, 2018 1:57 pm    Oggetto: Rispondi citando

Grazie per la risposta Stefania.
A tal proposito, giusto per interloquire sulla questione in via teorica: visto che da nessuna parte c'è scritto che l'approvazione di un documento debba avvenire tramite apposizione di firma, sarebbe appunto sufficiente ed ammissibile una approvazione verbale? (non rintracciabile in alcuna registrazione)
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QualitiAmo - Stefania
Moderatore


Registrato: 16/09/07 18:37
Messaggi: 26583

MessaggioInviato: Gio Lug 19, 2018 8:38 am    Oggetto: Rispondi citando

LorenzoB ha scritto:
visto che da nessuna parte c'è scritto che l'approvazione di un documento debba avvenire tramite apposizione di firma, sarebbe appunto sufficiente ed ammissibile una approvazione verbale? (non rintracciabile in alcuna registrazione)


Direi di no. Un'approvazione verbale, come giustamente scrivi tu, non può essere dimostrata.
In ogni caso siete voi che dovete decidere da chi debba essere approvato un modulo del genere. Partendo dal principio che il primo che si sveglia la mattina non può preparare un modulo e pretendere di utilizzarlo senza dire niente a nessuno, è corretto che ci sia una persona che se ne prende la responsabilità. Può essere tranquillamente il responsabile dell'area, un operatore o chi ha preparato materialmente la bozza e il procedimento di approvazione si fa in un secondo (abbiamo speso più tempo a parlarne) con una semplice sigla sulla matrice.

La cosa importante è che di quel documento qualcuno si prenda carico anche in vista di eventuali aggiornamenti futuri.

Qual è esattamente il problema? Se mi spieghi meglio, provo a darti un consiglio migliore. Smile
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Stefania - Staff di QualitiAmo

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dario
Enigmatico sorridente


Registrato: 27/11/07 16:30
Messaggi: 3701

MessaggioInviato: Gio Lug 19, 2018 9:02 am    Oggetto: Rispondi citando

QualitiAmo - Stefania ha scritto:
LorenzoB ha scritto:
visto che da nessuna parte c'è scritto che l'approvazione di un documento debba avvenire tramite apposizione di firma, sarebbe appunto sufficiente ed ammissibile una approvazione verbale? (non rintracciabile in alcuna registrazione)


Direi di no. Un'approvazione verbale, come giustamente scrivi tu, non può essere dimostrata.
... Smile

Non è corretto del tutto, scusa...
Se registri un file audio, si tratta di una bella informazione documentata.
Faccio approvare al telefono e registro la telefonata (con tanto di chiarimento nella procedura di gestione dell'informazione documentata e disclaimer vari per le leggi sul trattamento dei dati e...). Altro che, se può essere dimostrata!

Lo spiego ogni volta ai miei ragazzi quando faccio "catechismo" sulla qualità e devo spiegare cosa significa per la 9001 informazione documentata:
carta, file, audio, video, foto, email, ... Cool
L'espressione fare catechismo sta per dare i rudimenti base... Embarassed
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KK
King of Kuality


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Messaggi: 10262

MessaggioInviato: Gio Lug 19, 2018 9:32 am    Oggetto: Rispondi citando

LorenzoB ha scritto:
Grazie per la risposta Stefania.
A tal proposito, giusto per interloquire sulla questione in via teorica: visto che da nessuna parte c'è scritto che l'approvazione di un documento debba avvenire tramite apposizione di firma, sarebbe appunto sufficiente ed ammissibile una approvazione verbale? (non rintracciabile in alcuna registrazione)


Io per i miei sistemi cerco sempre di studiare sistemi "a tutele crescenti" (come va di moda dire oggi asd ).

Se per il manuale qualità servono tre firme sulla copertina, per molti moduli di mia pertinenza ho messo nel cartiglio sotto al titolo le sigle prestampate di chi redige e approva, che tanto son sempre gli stessi.
Quindi in ogni modulo vedi una piccola scritta che dice: "redatto da PIP (Pippo) approvato da PAP (Paperino).

Se vuoi essere preciso fino in fondo poi ti servirebbero due registri: in uno tieni sotto controllo le modifiche ai moduli, con un elenco, le revisioni attive e superate e magari due parole sulla modifica. Nell'altro tieni sotto controllo le sigle, così da sapere sempre che PIP è Pippo e PAP è Paperino.
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LorenzoB
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Messaggi: 41

MessaggioInviato: Gio Lug 19, 2018 9:45 am    Oggetto: Rispondi citando

QualitiAmo - Stefania ha scritto:

Qual è esattamente il problema? Se mi spieghi meglio, provo a darti un consiglio migliore. Smile


Grazie per le risposte. Più che un problema in sé vorrei capire, anche per snellire il tutto.
Esempio: sono stato incaricato di redigere un modulo da predisporre a compilazione (un modulo banale come nell'esempio precedente). Una volta redatto è necessaria l'approvazione del responsabile di area che magari non è in sede perché si districa tra diversi impianti e sedi. Allora a quel punto (se non voglio aspettare che il responsabile faccia ritorno alla sede dove sono io) devo mandare al responsabile il modulo col frontespizio, lui lo deve stampare, deve firmare in apposito spazio per approvazione, deve scannerizzare e mandarmi il frontespizio firmato (che non è più l'originale a quel punto), poi devo stampare il frontespizio, devo apporre la mia firma per redazione ed allora il documento è emesso. Molto macchinoso.
Però a questo punto mi è parso di capire come tu dici
QualitiAmo - Stefania ha scritto:
Può essere tranquillamente il responsabile dell'area, un operatore o chi ha preparato materialmente la bozza
che eventualmente può essere deciso che l'approvazione la faccia anche chi ha proprio provveduto alla redazione. Io avevo una concezione che la verifica e l'approvazione la dovesse fare una persona diversa. Se io verifico quanto ho fatto, difficilmente troverò incongruenze Smile
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MikiMarru
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MessaggioInviato: Gio Lug 19, 2018 9:51 am    Oggetto: Rispondi citando

Il fatto che siano inseriti nell'elenco dei documenti, e ne sia conservata una versione di riferimento per la relativa versione (cartacea o digitale in pdf), se descritto bene (di solito procedura) può essere una modalità sufficiente.

Poi dipende dal documento e dal settore: ad esempio per un protocollo di test di validazione non andrebbe bene.

Oppure anche una mail con il pdf allegato ed il responsabile che scrive "OK".
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Credo fermamente nel detto: "Non ti do il pesce, ma la canna da pesca, e ti insegno a usarla, perché tu possa pescare da solo". E' possibile che la mia risposta sia da intendere in tal senso.
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LorenzoB
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MessaggioInviato: Gio Lug 19, 2018 10:21 am    Oggetto: Rispondi citando

Grazie a tutti per le risposte.
Ma quindi può essere sufficiente una cosa del genere come dici qua
KK ha scritto:

[..] per molti moduli di mia pertinenza ho messo nel cartiglio sotto al titolo le sigle prestampate di chi redige e approva, che tanto son sempre gli stessi.
Quindi in ogni modulo vedi una piccola scritta che dice: "redatto da PIP (Pippo) approvato da PAP (Paperino).

senza che sia necessaria una firma od un'azione registrabile in qualche modo di chi approva?
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KK
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MessaggioInviato: Gio Lug 19, 2018 10:25 am    Oggetto: Rispondi citando

Io per cautelarmi contro ogni eventuale protesta degli auditor ho scritto un breve standard interno con i criteri di approvazione dei documenti qualità.
Quante e quali persone servono per l'approvazione di ogni tipo di documento e con che tipo di evidenza (firma o sigla).
In questo modo puoi tranquillamente dire che i moduli operativi sono approvati ad esempio da te tramite sigla nel cartiglio e il tutto dovrebbe funzionare.

Negli ultimi anni gli auditor badano (giustamente) molto più al contenuto della registrazione per cui serve il modulo che a queste formalità Wink
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QualitiAmo - Stefania
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MessaggioInviato: Gio Lug 19, 2018 10:26 am    Oggetto: Rispondi citando

dario ha scritto:
Non è corretto del tutto, scusa...
Se registri un file audio, si tratta di una bella informazione documentata.
Faccio approvare al telefono e registro la telefonata (con tanto di chiarimento nella procedura di gestione dell'informazione documentata e disclaimer vari per le leggi sul trattamento dei dati e...). Altro che, se può essere dimostrata!


Sì, hai fatto bene a ricordarlo percò cerchiamo di non diventare l'ufficio complicazioni cose semplici.
Per un modulo del genere tra apporre una sigla (un secondo) e telefonare, registrare, mettere a disposizione il file audio, ecc. mi pare che davvero si vada a complicare il tutto. E' una modalità sicuramente da tenere presente ma solo se va a semplificarti la vita (il che, magari, nella realtà di Lorenzo può essere ed ecco che hai fatto bene a ricordarcelo)

KK ha scritto:
Io per i miei sistemi cerco sempre di studiare sistemi "a tutele crescenti" (come va di moda dire oggi asd ).

Se per il manuale qualità servono tre firme sulla copertina, per molti moduli di mia pertinenza ho messo nel cartiglio sotto al titolo le sigle prestampate di chi redige e approva, che tanto son sempre gli stessi.
Quindi in ogni modulo vedi una piccola scritta che dice: "redatto da PIP (Pippo) approvato da PAP (Paperino).


Ecco, questo sistema mi piace e direi che è adottabile anche da Lorenzo, almeno da quello che scrive.

LorenzoB ha scritto:
Esempio: sono stato incaricato di redigere un modulo da predisporre a compilazione (un modulo banale come nell'esempio precedente). Una volta redatto è necessaria l'approvazione del responsabile di area che magari non è in sede perché si districa tra diversi impianti e sedi. Allora a quel punto (se non voglio aspettare che il responsabile faccia ritorno alla sede dove sono io) devo mandare al responsabile il modulo col frontespizio, lui lo deve stampare, deve firmare in apposito spazio per approvazione, deve scannerizzare e mandarmi il frontespizio firmato (che non è più l'originale a quel punto), poi devo stampare il frontespizio, devo apporre la mia firma per redazione ed allora il documento è emesso. Molto macchinoso.
Però a questo punto mi è parso di capire come tu dici che può essere tranquillamente il responsabile dell'area, un operatore o chi ha preparato materialmente la bozza ad approvare. Io avevo una concezione che la verifica e l'approvazione la dovesse fare una persona diversa. Se io verifico quanto ho fatto, difficilmente troverò incongruenze Smile


E' vero quello che dici ma avevamo deciso a monte che questo fosse un modulo talmente semplice da non avere bisogno di un'approvazione specifica. Basta che da qualche parte risulti che moduli del genere sono approvati direttamente da chi li redige (se hai la fiducia del responsabile dell'area dove si applicherà il documento. In caso contrario vorrà e dovrà approvarlo lui).

E' un po' quello che ti dice KK: step di approvazioni sempre più strutturati mano a mano che si sale nel grado di importanza del documento.

Un qualcosa di formalizzato a mio giudizio ci deve essere perché, se togli questo passaggio, chiunque può mettere in utilizzo un nuovo modulo senza chiedere niente a nessuno mentre devono esserci persone designate a questo compito. Sei d'accordo?

MikiMarru ha scritto:
Il fatto che siano inseriti nell'elenco dei documenti, e ne sia conservata una versione di riferimento per la relativa versione (cartacea o digitale in pdf), se descritto bene (di solito procedura) può essere una modalità sufficiente.


Se è scritto in una procedura e se qualcuno incaricato si preoccupa di raccoglierli e di gestirli, come dici tu, sono d'accordo. Anche questa è una modalità che si può certamente seguire.
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LorenzoB
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MessaggioInviato: Gio Lug 19, 2018 12:03 pm    Oggetto: Rispondi citando

Grazie di nuovo. Sì sono d'accordo che debba esserci un grado di formalizzazione e volevo appunto capire quale era il limite verso il basso di questo grado e delle figure coinvolte. L'idea di poter strutturare l'autorizzazione dei documenti in funzione della rilevanza degli stessi mi aggrada. Pensavo (a questo punto mi pare di capire che non è così) che indipendentemente dal tipo di documento, l'autorizzazione/verifica dovesse necessariamente avvenire da figura diversa da quella che redige, oppure che fosse necessario un riconoscimento specifico e non "falsabile" di chi controlla, perché se io posso usare sigle per approvare documenti facendo le veci di una qualche figura organizzativa, oppure se posso approvarli io stesso in funzione di quanto dichiarato in una procedura, allora il problema posto da me a monte sparisce.
Un'ultima questione: supponiamo che ho messo in piedi per le procedure un sistema di autorizzazione al rilascio di documentazione tramite firme. Il frontespizio può essere stampato, firmato da una figura in uno stabilimento (redattore), scannerizzato, inviato ad un altro soggetto, stampato, firmato da un'altra figura (verificatore) ed impiegato come frontespizio di procedura? Oppure potrei incorrere in osservazioni per il fatto che una procedura ufficiale riporta un frontespizio con firma scannerizzata? Grazie molte.
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King of Kuality


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MessaggioInviato: Gio Lug 19, 2018 12:14 pm    Oggetto: Rispondi citando

LorenzoB ha scritto:
Oppure potrei incorrere in osservazioni per il fatto che una procedura ufficiale riporta un frontespizio con firma scannerizzata? Grazie molte.


é vent'anni che scansiono firme e non ho mai avuto una questione in merito... Wink
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MessaggioInviato: Gio Lug 19, 2018 12:25 pm    Oggetto: Rispondi citando

Lorenzo, dipende tutto dal certificatore...
Ci sono formalisti che arricciano il naso e buonisti (nel senso di buon senso) che fiutano che non stai barando e non vanno a dibattere sul sesso degli angeli.
Fai tu e difendi con i denti la tua scelta che sicuramente è sensata.
Verifica solo la coerenza con quanto metti in procedura gestione informazione documentata.
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