Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[quadrifogliocop]

salve a tutti

Come da titolo mi trovo alle prese con una revisione completa del Manuale e delle relative Procedure e Documenti.
la cosa è piuttosto lunga ma ne vorrei approfittare per impostare in modo più snello alcune cose e vorrei chiedervi alcuni consigli in merito ad un paio di cosette:

1) i codici identificativi di procedure e documenti

premetto che lavoro in una cooperativa sociale, che sei è recentemente fusa con un'altra ed ha acquisito nuovi servizi. il problema fin'ora è stato che ogni procedura aveva il codice "P" seguito da un numero progressivo, partendo dal cliente P01, ai servizi P02 (assistenza domiciliare) P03 (residenza per anziani) e così via, fino alle procedure relative al sistema P12 (audit interni) ecc ecc.
Qual'è il problema? che ogni volta che si aggiunge un nuovo tipo di servizio questo mi va in coda a tutto il malloppone, per cui mi ritrovo un corpo poco organico di procedure dei servizi un po in cima, un po in fondo...

io pensavo di fare così:
le procedure relative ai servizi continueranno ad avere un numero progressivo (P11, P12, P13...) ed ogni nuovo servizio andrà in coda senza problemi..

Le procedure relative agli aspetti generali del Sistema avranno "P" seguita da tre lettere identificative ( ad esempio P-AUD per gli audit, P-NCO per non conformità, P-AZC azioni correttive ecc...)
La relativa documentazione avrà in coda la procedura di riferimento ( Mod. 1-PAUD, Mod. 3-P-AZC e così via)

vi volevo chiedere: a livello formale è corretto impostarlo così? C'è qualche cosa non conforme alla Norma di cui non tengo conto?

Attendo qualche risposta

[Guerra]

Non mi risulta la norma ti imponga una modalità di archiviazione e registrazione.
_________________
"Le domande non sono mai indiscrete. Le risposte lo sono a volte"
Per qualche dollaro in più

[QualitiAmo - Stefania]

Puoi codificare i documenti come meglio credi...
_________________
Stefania - Staff di QualitiAmo

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[Paoloruffatti]

Ciao quadrifogliocop,
bene chiamare la procedure con il prefisso P; se dovrai emettere, poi, delle istruzioni di lavoro (che approfondiscono e dettagliano un modo operativo e sono quindi da collegare con la procedura-madre e citare nei riferimenti di quest'ulitma che a sua volta la richiamerà) con il prefisso IL .
Ma qualunque sia il prefisso io ti suggerirei di aggiungere anche il punto norma a cui si riferisce, così anche l'ispettore, oltre che il lettore, sa subito di che cosa si tratta.
Ad esempio se hai una procedura per gli audit la chiami P 8.2.2, ma se devi (o vuoi) fare una istruzione di lavoro per il calcolo degli indicatori della soddisfazione dei clienti la chiamerai IL 8.2.1
Altro esempio: se devi fare una Procedura di produzione dei servizi potrai chiaìmarla semplicemente P7.5 ,ma se devi scrivere anche una procedura dei processi di validazione la chiamerai P7.5.2 e magari fai anche una IL 7.5.4 se devi gestire delle proprietà del cliente
E' ovvio che se hai più servizi potrai scrivere P7.5.a, P7.5.b ecc ecc oppure fare una sola P7.5 generale (sulla pianificazione della erogazione dei servizi ad esempio) e poi fai un sacco di IL 7.5.a, IL 7.5.b - IL 7.5.z una per ogni servizio.
ciao
Paolo

[2p71828]

Paolo, secondo la mia modesta opinione, la tua indicazione rischia di causare una modifica pesante a tutta la documentazione fra due anni con l'arrivo della nuova ISO9001 che ha una numerazione tutta nuova.
E' vero che con la nuova 9001 ci sarà molto da riscrivere, o meglio da giustificare con capitoli/appendici al manuale, tuttavia sarebbe bello poter mantenere alcune procedure
_________________
=fixed(exp(1);5)
sha-1=661bf49e78e9d958032859e811fa1ca27699207a

[Paoloruffatti]

Ciao 2p, cui avevo pensato anche io , ma due anni sono tanti e nel frattempo può cambiare il mondo.
Questo tipo di numerazione ha il pregio che chiunque può capire al volo dove si trova; con la numerazione anonima, invece, per primo l'ispettore ti richiede una "tabella di correlazione" (e la vogliono tutti!), vuole cioè capire a che punto norma si riferisce, ad esempio, la procedura P6 o il modulo P6-3.

Così non facciamo altro che introdurre questo nuovo documento in più da gestire ... e sai bene che se devi aggiungere una nuova IL devi modificarlo, non solo: devi modificarlo ogni volta che cambi di revisione ogni altro documento qualsiasi di riferimento del sistema ... fosse anche un modulo e questa cosetta la fai molto spesso! no? ..... se poi la metti come allegato al Manuale (come di solito "suggeriscono" gli ispettori), sei sempre li a cambiare revisione al manuale!
ciao
Paolo

[quadrifogliocop]

innanzi tutti grazie a tutti per i suggerimenti!

per quanto riguarda il punto del manuale che viene soddisfatto dal modulo, ce l ho inserito all'interno del documento stesso nell'intestazione; è vero che bisogna guardare il documento per vedere quale punto della norma soddisfa e dal nome non si capisce, ma se non è strettamente necessario, dare un'altra codificazione mi tornerebbe più semplice perchè la documentazione è tanta e mi ci raccapezzo meglio anche io

[MikiMarru]

[quadrifogliocop]