Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

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E' un po' che ci giro attorno, senza trovare una soluzione prima di tutto PRATICA e soddisfacente.....ma andiamo con ordine..
Dal momento di apertura di una NC a quello di chiusura talvolta passano diverse settimane e al momento lascio tutte aperte le mail nella pagina della posta e, una volta chiusa la nc , mi stampo in pdf ogni passo della comunicazione e le archivio in cartelle esterne al sistema della posta.
Tenete conto che a volte la pagina principale delle mail è quasi piena di comunicazioni solo riguardanti le nc ancora in sospeso o che sono chiuse ma che devo ancora archiviare e questo mi sono reso conto che genera confusione e stress lavorativo (meno mail aperte ho e meglio è, sia nella casella di posta privata sia in quella lavorativa).
A volte per una singola nc ci sono anche 10-15 pdf che spiegano passo passo l'evolversi della risoluzione del difetto.
Il momento in cui va messo tutto in ordine è un mezzo dramma perché ti ritrovi con mail da decifrare di cui nel frattempo ti sei scordato il contenuto e magari pure il significato....

Ho provato la soluzione più semplice e cioè quella di archiviare le comunicazioni in cartelle esterne come se le nc fossero chiuse, ma così ci sono due problemi principali: il primo è che manca il "colpo d'occhio" quotidiano su quanto ancora in sospeso e il secondo è che non sempre causa fretta o altro si ha il tempo e la voglia di archiviare il file pdf nel posto giusto.

Tempo fa avevo provato a farmi un modulino riassuntivo in excel con i vari passaggi, ma non mi ha aiutato per niente, dato che il problema della gestione delle mail rimaneva comunque.

Mi è venuta anche l'idea di farmi delle sottocartelle nel pagina della posta con dentro tutte le mail relative al problema, ma non m'ispira nemmeno questo..

Il problema è apparentemente semplice tuttavia non sono riuscito a trovare una soluzione pratica efficace.

Grazie a chi mi vorrà riportare la sua esperienza a darmi qualsiasi consiglio.


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In Lak'Ech !

[Guerra]

Io avrei creato cartelle in Outlook 2007, dove archiviare le mail.
Utilizzo i vari colori-categoria, le bandierine ...

Avere tutto sotto controllo e sotto occhio.
Non è facile; è molto personale poi.
Uso anche i post-it digitali
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Per qualche dollaro in più

[#34]

Già ho un disastro di cartelle sul programma della posta (Gmail) dato che ogni cliente /fornitore ne ha una, se le archiviassi tutte in sottocartelle (visto che i c/f ci sarebbero già) non sarebbe male ma mi mancherebbe il colpo d'occhio..
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In Lak'Ech !

[Guerra]

Per il colpo d'occhio non saprei consigliarti altro che un file excel, per il semplice fatto che si presta ad essere personalizzato.
I gestionali o si comprano o si creano.
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[#34]

Eh lo so Guerra ma è il gioco del bussolotto devo farmi un file excel con i collegamenti alle singole cartelle delle nc in corso e quindi in tempo reale, cioè, appena le mail arrivano, archiviare il realtivi pdf con cognizione....

In pratica è quello che faccio adesso, ma a NC chiusa..
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In Lak'Ech !

[rhox]

io lavoro con outlook 2007 e anche io lascio nella posta in arrivo le mail che aspettano che chiuda l'attività e poi le archivio man mano nelle varie sottocartelle..
però una cosa che trovo utile è segnare come da leggere le mail: hai una NC, puoi spostarla nella cartella del fornitore e segnare tutte le mail come da leggere. in questo modo almeno hai un colpo d'occhio di quante ancora in sospeso ce ne sono..
sul decifrare gli appunti a distanza di settimane... capita anche a me e ho paura che non ci sia soluzione!!

[mascalzone79]

[Slender Man]

quante NC hai da gestire, aperte, in contemporante, in media?
per farmi un'idea.
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"It's my way, or the highway." (James Dalton, Esq.)
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[#34]

Spesso lavoriamo (anzi lavoro) con strumenti e soluzioni poco adatte, mi sono reso conto che si perde un sacco di tempo, si lavora male, a volte il solo pensiero di dover fare "quella cosa" mi fa passare la voglia di farla.
Un'altra accortezza che può sembrare stupida ed ovvia ma che ho fatto da poco è stata quella di farmi un foglio excel in cui ho inserito il 99,9% dei percorsi che uso ogni giorno, divisi per categoria...c'avrò messo forse 2 orette a farlo ma è di una comodità che non vi dico, quasi ogni azione o attività parte dal mio bel foglio excel...
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[Massy7513]

Io h un file Excel in cui tra tutte le info ho una casella in cui mi annoto l'ultima mail arrivata, il file mi indica anche se è chiusa o no.

Per l'archiviazione le stampo in pdf dando un titolo es: prima risposta fornitore, seconda risposta con allegato file xxx ecc... fino a risposta finale per chiusura, la parte finale del nome del file è la data es: prima_risposta_fornitore_30072015.pdf.

in questo modo con il file Excel aperto e la cartella relativa alla nc so esattamente a che punto sono.

Chiaramente la gestione è personale ed ognuno deve trovare la più comoda.
Ciaoooo

[Slender Man]

[Slender Man]

Io ragiono sempre come se vi stessi auditando. E sto cercando di attirare la vostra attenzione su un atteggiamento di fondo che è pericoloso.

E ci ritorno su ossessivamente, perche' alla fine fa molto delle scelte che devo fare, quando penso a come valutare un'azienda.

Banale: a me importa che le NC vengano gestite e seguite e chiuse.

Ma non è tutto li', per assurdo non è nemmeno la cosa piu' importante. Per me la cosa importante è capire come io cliente vedo la NC: è lo strumento per entrare nel sistema, per lavorarci su, per migliorarlo dal basso. E' il nostro kaizen, quello vero.

Ci sono due realtà che preoccupano un cliente. L'azienda in cui non trovi NC.
E l'azienda in cui le trovi gestite. Tutte.
Con un bel foglio Excel del capo della Qualità.
E non è che sei scemo, eh.

Te lo vedi, lui/lei che alla sera quando tutti se ne sono andati si apre il foglio e inizia a mandare mail di solecito, o prende appunti perche' il giorno dopo dovrà andare dal capo della produzione per vedere se ha fatto quella prova, dal responsabile tecnico per sapere quando avrà deciso come cambiare la gestione degli aggiornamenti disegni...

Fa paura. Perche' le NC non sono "cosa della qualità".
La Qualità deve essere "inseguita" dal sistema, che forniscono le informazioni e gli aggiornamenti, e la Qualità si occupa di organizzare l'informazione e renderla fruibile.

E questo non funziona se si abitua la gente alla questua.
Io spingo perche' la Direzione vada dalla gente a dire: quest'azienda perde X Euro all'anno per queste cose. Che state facendo? E loro rispondono con le attività delle NC. Perche' NON HA SENSO che non siano li' dentro, le risposte.

Ma la DIrezione non lo farà mai se il tutto sta nel foglio Excel della Qualità. Deve nascere l'esigenza. Bisogna creare il collegamento tra "perdo soldi/clienti/fatturato/futuro" e un oggetto VISIVO, tangibile, che glielo ricordi ogni dannato giorno.

Ecco perche' parlo del tabellone. Pubblico. Il muro del pianto. Che la Direzione ce l'abbia davanti agli occhi. Scomodo. Fastidioso. Che provi il desiderio di far pulizia. Che si ricordi che quelli sono i soldi dell'azienda che se ne vanno.

E' il principio di Hannibal Lecter, ricordate? "Noi desideriamo quello che vediamo. OGNI GIORNO".

E quindi se io vado in un'azienda dove la Direzione mi parla di NC, sto tranquillo, anche se magari sono in ritardo. Se invece tutto è a posto e il foglio Excel è scintillante, pongo questioni profonde sulla paternità della soluzione del problema. E se si girano a guardare la Qualità, sento brividi lungo la schiena.

Inutile rimarcare che non è cosa bella, quando un auditor sente brividi lungo la schiena...
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[#34]

Non voglio sembrare retorico Slender ma ti ringrazio per lo spunto, in effetti è proprio quello che intendevo e mi ritrovo in tutto quanto dici.
Da noi siamo un po' a metà strada, nel senso che diverse persone sono impiegate nelle risoluzione della nc, ma che ha il polso della situazione e raccoglie le tessere del puzzle a fine nc sono sempre io.

Comunque, ho un muro bello grande in ufficio (che ha vetri trasparenti e quindi chiunque passi vede dentro) potrei davvero pensare ad un bel pannello in sughero e fare come dici.

Grazie mille per lo spunto.

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In Lak'Ech !

[bagaroz]

Io facevo qualcosa di simile, la NC e il suo stato sono gestiti sul gestionale ma i vari step li annotavo in una bacheca.
All'inizio la cosa non é piaciuta alla proprietà (i clienti in visita vedono che abbiamo problemi) poi peró il sistema ha funzionato