Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[Auditor]

Ciao a tutti!
chiedo un consiglio agli amici del forum.

Come sappiamo, la documentazione “cogente” (leggi, decreti, regolamenti, ma anche codici etici, policy aziendali) è documentazione di origine esterna (9001 4.2.3). Ciò premesso, resta inteso che l’organizzazione è chiamata a rispettare tutte le normative cogenti cui è soggetta (siano esse di carattere “generale” es. normativa sicurezza, o "settoriale" es. nelle assicurazioni il “codice delle assicurazioni private”).

Arrivo al punto, che riguarda però l'aspetto "documentale" della cosa:

a vostro avviso, se attraverso idoneo strumento (es. intranet aziendali) tali normative sono raggiungibili e consultabili, ma le persone quando intervistate non sanno come raggiungerle (sono tante e sparse un pò qua un pò la), è ravvisabile una non conformità? Non può essere sufficiente che queste siano raggiungibili? Il problema deriva dall’esistenza di tante intranet diverse, che non possono essere unificate.

grazie mille per i consigli sempre mirati e competenti che sapete dare

buon lavoro

[2p71828]

secondo la mia interpretazione

le procedure e le istruzioni operative devono essere conformi alle cogenze.

chi scrive e chi revisiona deve avere presente le cogenze ma gli operativi non hanno bisogno di essere a conoscenza diretta delle cogenze a meno che esse non vengano richiamate nelle procedure con frasi del tipo "vedi regolamento XXXX, legge YYY paragrafo3 etc. Ovvero se per operare mi basta la documentazione interna e questa traduce anche le cogenze non si può muovere NC

Ti faccio un esempio:
il cliente ti manda un documento contrattuale (specifica, legge) in tedesco, non posso chiedere al capo turno di saperlo reperire e capire., nella procedura / istruzione operativa gli traduco in italiano e in termini pratici cosa deve fare.


Diverso è se io che devo fare le procedure non sono in grado di reperire e capire le cogenze e/o non ho un supporto, anche esterno, per farlo
_________________
=fixed(exp(1);5)
sha-1=661bf49e78e9d958032859e811fa1ca27699207a

[Auditor]

davvero illuminante, non avevo considerato questo aspetto.

Mi resta però scoperto il tema delle cogenze che non si rispecchiano nelle istruzioni operative (codici etici, policy aziendali, normativa sulla sicurezza - es. chi è l'rspp, etc - o sulla privacy - etc..).

[QualitiAmo - Stefania]

[2p71828]

per quanto di mia conoscenza
premesso che durante un audit (iso 9001) non ci devono essere evidenze di non rispetto delle cogenze nella operatività (esiste una nota del ex-sincert a riguardo), i momenti in cui ci deve essere una gestione attiva delle cogenze sono pochi: generalmente riesami di contratto, sviluppo etc.
Diverso il caso ISO14000 e altre norme che fanno del rispetto delle leggi un punto focale di monitoraggio.

sicurezza e privacy la distinguo dalla qualità. In linea di principio l'RPP non impatta sulla qualità del prodotto e del servizio quindi lo lascio a qualche altro documento, sistema differente dalla qualità.
Anche se sarebbe bello avere un sistema integrato, la "qualità" intesa come sistema di gestione non dovrebbe farsi carico di tutte le mancanze gestionali/strutturali, non è la medicina per tutto.
Ti faccio un esempio come RGQ non metterò mai il fatturato come indicatore a se stante
_________________
=fixed(exp(1);5)
sha-1=661bf49e78e9d958032859e811fa1ca27699207a

[dario]

Grazie auditor per la domanda!
Permette di fare chairezza su un tema spesso molto discusso.
Grazie "e" per le due risposte (chiaramente ringrazio anche lo staff ) che aiutano ad ampliare l'orizzonte.
Durante l'audit/assessment di accreditamento iso 17025 di un laboratorio il lead auditor ha portato alcune considerazioni (senza scrivere NC, ma dando solo utili suggerimenti) sulla gestione delle cogenze nel senso di documentazione delle stesse:
- se nell'analisi del contratto sia in fase di offerta che in fase di riesame notiamo che, anche indirettamente, il cliente si trova in situazione di infrangere una legge o regolamento, è nostro dovere comunicarglielo.
Lui affermava che noi siamo tenuti ad uscire dallo stretto tema della procedura che il cliente ci ordina (misurazione, verifica, analisi, ...) e dobbiamo essere vigili che le regolamentazioni, leggi, direttive, normative del settore siano tutte applicate... (si trattava delle direttive macchine, della compatibilità elettromagnetica, ...).
Noi abbiamo sostenuto che non possiamo essere competenti in tutti i campi, ma lui ha ribadito che se si andasse poi davanti ad un giudice (casi penali), non è accettata la scusante dell' "ignoranza".
Ha ragione purtroppo...
OK?

[Auditor]

Perfetto, mi sono chiarito un pò le idee grazie ai vostri interventi.
Grazie mille!

Auditor

[2p71828]

Caro Dario bel esempio!
tu riporti il caso della iso 17025, quindi di un laboratorio, che in molti casi finisce per redigere un documento di prova in cui si dichiara la conformità ad una legge/direttiva cee/ regolamento, l'attribuzione di un codice cer etc
da presentare alle autorità
In questi casi è ovvio che devi padroneggiare tutte le cogenze (un po' come la ISO 14000) con tutti gli aggiornamenti le modifiche etc anche nelle fasi operative.
Se scrivi che le acque reflue sono conformi ai requisiti per lo scarico in fognatura ma ti sei dimenticato che nell'ultima finanziaria è stato inserito un emendamento.....allora stai inducendo in reato il tuo cliente.

a questo punto si dovrebbe capire in quale settore si sta muovendo auditor
_________________
=fixed(exp(1);5)
sha-1=661bf49e78e9d958032859e811fa1ca27699207a

[Auditor]

Avete ragione, forse dovevo dirlo come prima informazione. Settore dei servizi assicurativi!

[2p71828]

con o senza contatto con il pubblico/cliente?
_________________
=fixed(exp(1);5)
sha-1=661bf49e78e9d958032859e811fa1ca27699207a

[Auditor]

Contatti solo telefonici con Agenzie (B2B).

Grazie

[2p71828]

Cerco di focalizzare il tuo problema con esempi, scrivi tu dopo se ho azzeccato:

l'operatore è in contatto con l'agenzia e deve quanto meno citare la legge sulla privacy, se registra o raccoglie dati, poi per la sua operatività, stipula di un contratto, deve essere conforme al codice delle assicurazioni private al codice etico etc.

Ora se tu come auditor gli chiedi di reperire i documenti cogenti che sta citando/ utilizzando, l'operatore va in crisi e deve navigare in intranet alla ricerca del documento.

Se fosse questo il caso muoverei subito la NC : il sistema non è in grado di garantire la corretta applicazione delle normativa cogente e molto probabilmente non è nemmeno in grado di garantire l'applicazione delle ultime revisioni/emendamenti (vedi milleproroghe, finanziarie etc)

la soluzione, secondo me, è:
avere prima di tutto una istruzione operativa che traduca le cogenze in comportamenti da applicare frasi da dire etc.
Nella stessa istruzione operative aggiungi un elenco, o un riferimento ad un elenco esterno, in cui si riportano le cogenze, i relativi emendamenti etc, e il punto di reperimento (può anche essere un sito web tipo ministero, gazzetta ufficiale, sito specializzato a cui sei abbonato etc).

Il top è una check list del tipo "hai le letto i diritti come espressi nella io paragrafo XX?" oppure Hai letto "in conformità alla legge VVV del XX etc"?
(ma questa è una paranoia legale che forse puoi evitare)

Per quanto riguarda l'evidenza che non si sappia chi sia l'Rspp, la NC è sulla mancanza di un organigramma o la mancata diffusione dello stesso (almeno in bacheca deve essere esposto)


tieni conto che sono miei personali ragionamenti e che se facessi l'auditor sarei già da anni stato gambizzato
_________________
=fixed(exp(1);5)
sha-1=661bf49e78e9d958032859e811fa1ca27699207a

[Auditor]

Sì, direi che hai inquadrato il tema.

Quindi NC anche nel caso in cui gli auditati non sappiano reperire documentazione tipo codice etico, policy aziendali ? In questo caso non si tratta di documentazione cogente in senso stretto (come potrebbe essere il codice delle assicurazioni) ma di documentazione di natura parzialmente diversa…

Sulle norme di legge con ricadute operative (vd codice delle assicurazioni), queste sono già implicitamente state trasposte nelle istruzioni operative, che vengono aggiornate.

Cosa invece sulle norme di legge “con ricadute non operative”? es. Modello di organizzazione e gestione, 81/08, codice privacy etc..

Attenzione che il mio punto è "capacità dell'intervistato di raggiungere tale documentazione".

Grazie!

[2p71828]

[Auditor]

Grazie mille 2p71828!
Come sempre si conferma l'utilità del forum e la vostra disponibilità!
A presto