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KK King of Kuality
Registrato: 23/04/09 14:36 Messaggi: 10266
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Inviato: Gio Apr 29, 2010 11:25 am Oggetto: Struttura della Procedura |
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Ciao a tutti!
Sto pensando ad una ristrutturazione della documentazione e vorrei provare a togliere "costole" dal mio manuale per farne procedure snelle ed efficaci.
Mi però "tornato a galla" un dubbio sedimentato da tempo: quanto senso c'è nello strutturare ogni procedura con i vari paragrafi "scopo", "campo di applicazione", "riferimenti normativi" ecc...
Se io voglio creare una procedura che si intitola "Tenuta sotto controllo dei documenti" ma quale razza di scopo e campo di applicazione vuoi che abbia se non delineare come tenere sotto controllo i documenti?!?
Ecco mi domando se non ha senso invece partire direttamente con la descrizione delle attività principali lasciando in fondo uno spazio per eventuali riferimenti.
Se decidessi in tal senso, risponderei comunque alla norma? _________________ Konsulente Kualità |
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QualitiAmo - Alberto Moderatore
Registrato: 10/11/09 11:26 Messaggi: 4567
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moonsweet Amico/a di QualitiAmo
Registrato: 25/01/09 12:56 Messaggi: 250
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Inviato: Gio Apr 29, 2010 12:05 pm Oggetto: |
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sono d'accordissimo...
cioè scopo e campo di applicazione sono 2 paragrafi di ogni procedura... nel mio caso spesso sono addirittura raggruppati in un unico paragrafo che è lungo massimo 5 righi... insomma una descrizione breve e concisa di quello di cui parla la procedura per dare la possibilità a chiunque lo legga di capirci qualcosa.
Al contrario, invece, eliminerei tutto ciò che riguarda i riferimenti normativi, magari facendo riferimento ad un modulo esterno alla procedura in cui riporti la varie norme. Il modulo in questione potrebbe riportare poi, per ogni norma, gli aventuali riferimenti in procedura. In questo modo ti è anche più semplice andare ad aggiornare la norma in caso di nuova emissione o modifiche o cambi: aggiorni solo il moduletto e non tutta la procedura.
Questo è quello che faccio io..... |
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2p71828 Qualità è precisione
Registrato: 31/10/08 17:43 Messaggi: 2750
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Inviato: Gio Apr 29, 2010 12:55 pm Oggetto: |
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Stefano,
in un vecchio post proprio sul controllo documentale avevo disquisito in merito.
il mio consiglio è di non saltate i preamboli come i riferimenti normativi!. Sono fondamentali!
non potete formare tutti specialmente in caso di turn-over,
se qualcuno dovesse leggere la vostra procedura senza potervi intervistare (potreste aver cambiato azienda o funzione) deve esser in grado di capire in che contesto e con quali fini è stata redatta.
E' come se provaste a modificare un programma/subroutine senza documentazione scritto da altri. alla prima variabile "pippo" o "pluto" vi chiedete se non sia il caso di riscriverlo da capo
ho visto tanti danni/problemi per applicazione di procedure e norme fuori ambito o per modifiche alla cieca |
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KK King of Kuality
Registrato: 23/04/09 14:36 Messaggi: 10266
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Inviato: Gio Apr 29, 2010 2:31 pm Oggetto: |
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Mi sembra di capire che, con o senza titolo, la struttura sia importante maneterla.
Allora passo alla domanda successiva: quali sono i punti fondamentali da conservare ed evidenziare?
Scopo e campo di applicazione
Riferimenti normativi
Responsabilità
E' sufficiente? _________________ Konsulente Kualità |
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dario Enigmatico sorridente
Registrato: 27/11/07 16:30 Messaggi: 3701
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Inviato: Gio Apr 29, 2010 2:34 pm Oggetto: |
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Mi aggrego alle interessanti e utili risposte.
Zancky, da perfetto specialista attivo in un settore particolare consiglia uno schema ben preciso, codificato, facilmente riconoscibile, standard, tecnico.
Alberto, più flessibile e moonsweet, probabilmente per comunicare in modo diverso ad altro "materiale umano", sono per una maggiore libertà.
Tutti hanno ragione.
Questo è il grande pregio della 9001 ... è flessibile e adattabile, sebbene poi le interpretazioni si irrigidiscono e per davvero capire fino in fondo se la norma è applicata (certificabile) ci vogliono bravi consulenti e bravi certificatori.
So che non ho detto nulla... sorry |
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2p71828 Qualità è precisione
Registrato: 31/10/08 17:43 Messaggi: 2750
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Inviato: Gio Apr 29, 2010 3:07 pm Oggetto: Re: Struttura della Procedura |
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Stefano ha scritto: |
Se io voglio creare una procedura che si intitola "Tenuta sotto controllo dei documenti" ma quale razza di scopo e campo di applicazione vuoi che abbia se non delineare come tenere sotto controllo i documenti?!?
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scusa stefano se ti quoto ma mi serve da incipit
la tua procedura definisce quali sono i "documenti"?
senza partire con definizioni vacue tipo quelli rilevanti per il SGQ che dicono tutto o niente
la procedura si applica a
cataloghi?
verbali di riunioni?
disegni?
e-mail interne? (tutte, quelle riportanti la dicitura....., quelle ....)
comunicazioni da parte dei clienti?
trascrizioni di telefonate da parte dei clienti?
ddt, bolle, bilanci?
curricula?
back up del server?
documenti in rete?
documenti sul sito aziendale?
comunicazione dell'ente certificatore?
norme iso, uni, asme (se vai nell'ufficio tecnico trovi di tutto, il massimo per un auditor è trovare che ogni progettista adopera un proprio "manuale del disegnatore" o "manuale dell'ingegnere" per dimensionare i componenti che l'azienda ufficialmente non riconosce)?
Nel tuo ufficio quante norme applichi per controllare il prodotto? sono tutte disponibili nell'ultima versione?
scopo (che io divido in scopo e fine, ma questo è retaggio dalle MIL)
oltre ai canonici potresti avere il fine di minimizzare il cartaceo, diffondere la firma elettronica, minimizzare i tempi di risposta etc. |
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2p71828 Qualità è precisione
Registrato: 31/10/08 17:43 Messaggi: 2750
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Inviato: Gio Apr 29, 2010 3:09 pm Oggetto: |
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norme di riferimento
non dimentichiamoci la privacy
la posta certificata etc
cambiano le norme e sono c.....i |
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KK King of Kuality
Registrato: 23/04/09 14:36 Messaggi: 10266
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Inviato: Gio Apr 29, 2010 3:27 pm Oggetto: Re: Struttura della Procedura |
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zancky ha scritto: | la tua procedura definisce quali sono i "documenti"? |
Io ho impostato così:
Nel capitolo del manuale 4.2.3 (o nella eventuale procedura gestionale che scaturirebbe) ho la descrizione di di cos'è il documento, e le attività di redazione e conservazione, gli elementi distintivi di un documento e l'ambiente necessario ad accoglierli e conservarli.
Ho poi creato una tabella (inserita in una Istruzione di lavoro) dove ho l'elenco completo di tutti questi documenti (come nell'elenco che hai citato tu), in cui ho individuato: documento, ente di riferimento, funzione che redige, approva e archivia, supporto (se su carta o elettronico) e tempo di conservazione.
Inoltre, per tutte le registrazioni elettroniche, nome del file, indirizzo sul server, se è protetto o no da password e chi è incaricato delle modifiche. _________________ Konsulente Kualità |
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2p71828 Qualità è precisione
Registrato: 31/10/08 17:43 Messaggi: 2750
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Inviato: Gio Apr 29, 2010 3:31 pm Oggetto: |
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un po' alla volta concludo il mio intervento.
1) ci sono campi, vedi GMP, che richiedono che in tale procedura di descriva come compilare le registrazioni (del tipo utilizzare solo penna blu indelebile, la data si scrive sempre e solo gg/mm/aa oppure il mese si scrive per esteso etc)
2) la procedura è in effetti una linea guida non strettamente indispensabile se ogni procedura descrivesse i documenti/moduli da utilizzare, come archiviarli/reperirli etc. Estremizzando avrei potuto scrivere nel manuale che, essendo tutti i processi normati da procedure, come soddisfare il punto 4.2 per il processo XX viene descritto nella "premessa" della relativa procedura, snellendo la procedura sulla documentazione (serve giusto per dire quali sono le procedure e come diffonderle) |
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