Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[URG2008]

Ciao, scrivo per chiedervi una opinione in merito ad una procedura e un processo che ho appena auditato.
Ufficio Approvvigionamenti: acquisto materiale di produzione e parti commerciali.
I dati di input al processo arrivano dal servizio di programmazione che passa agli acquisti le proposte di acquisto; il responsabile acquisti nel formalizzare gli ordini di acquisto tramite gestionale, riesamina i dati in ingresso, prezzo, quantità, data di consegna e poi trasmette l'ordine per e-mail.
In azienda la direzione generale in organigramma compre anche la carica di direzione acquisti e firma i listini fornitori e i piani di produzione trimestrali dai quali si sviluppano le proposte d'acquisto.
Nella procedura attuale ho trovato scritto invece che prima di emettere l'ordine la direzione acquisti riesamina gli ordini rilasciati, cosa che non succede se non verbalmente su ordini ad esempio a programma con importi di una certe rilevanza.
L'ordine viene stampato con la firma digitale della direzione acquisti, è sufficiente per dire che un riesame? Possiamo sostenere che il riesame è verbale?
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Ciao

[QualitiAmo - Alberto]

Dal punto di vista dell'audit, per me no non è sufficiente dato che sulla procedura c'è scritto qualcosa che poi nella realtà non viene semnpre fatto.

Credo, però, che la vera domanda da farsi sia un'altra se vogliamo ragionare in termini di valore aggiunto.
Siamo sicuri che quel riesame serva? Se servisse davvero, forse lo fareste. Magari serve solo in casi particolari, e allora è bene specificarlo.
Può essere verbale? Certamente, basta che chi ha discusso con la Direzione sigli il suo OK con una data o qualcosa del genere, giusto per mantenere traccia che qualcuno quella decisione l'ha presa.

Insomma...siete voi che decidete cosa sia meglio per il vostro processo. Poi, però, dovete farlo.
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Alberto - Staff di QualitiAmo

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[URG2008]

Effettivamente,
penso che questo aspetto sia da chiarire con la Direzione Acquisti, se vuole mantenere in procedura questo riesame/controllo ..... e se si qualcuno dovrà registrarlo ... grazie.
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Ciao

[Paoloruffatti]

Ciao URG2008,
ma porcaccia di quella miseria! ..... scusa sai, ma mi incavolo con tanti (e non con te), perchè pensano che le procedure siano le tavole dei comandamenti date a Mosè sul monte Tabor (ma andava bene anche se lo chiamavano TaVor, perchè qui siamo di fronte ad una gabbia di matti!).
Le procedure (o I.O dall'avvento della nuova ISO del 2015), si devono uniformare a quello che si fa, se quello che si fa è giusto secondo l'imprenditore è giusto per tutti! (vado a sentimento, ma sono certo che la nota da qualche parte della norma c'è).
Ma poi se ACQ il riesame lo fa basta che prenda quel cavolo di pezzo di carta (o brutta copia che dir si voglia, che secondo me c'è, eccome!) che aveva davanti prima di farci la mail e se non si è annotato solo il n° di tel della morosa, ci mette la firma e magari anche la data (le sigle vanno benissimo!) ed ecco la vecchia "registrazione" bell'e fatta! [se pensialla nuova 2015 non si chiama più "registrazione", ma "documented information di output di quella fase del processo di attraversamento dell'azienda da parte dell'ordine Cliente].

Se invece ACQ fa il riesame guardando a video l'ordine, va bene lo stesso: non c'è registrazione ma la Direzione ha deciso che gli sta bene così, e c'è una nota nella norma che dice appunto questo, basta scriverlo in procedura ed il gioco è fatto. [c'è da ricordarsi e fissarselo ben in mente che le liturgie sono finite da un pezzo e che esserne schiavi al tempo di oggi è una cavolata sonora!
Ciao
Paolo