Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[MoodyVic]

Buongiorno a tutti,

lavoro in un'azienda alimentare certificata BRC/IFS.
Spesso durante gli audit ci viene richiesto di visionare le schede tecniche delle materie prime impiegate e di eventuali dichiarazioni annesse (ogm-free, allergeni).
Più di una volta ci è stato l'aggiornamento delle stesse.
Tuttavia le norme non richiedono una cadenza di aggiornamento specifica e molti fornitori si rifiutano di re-inviare il medesimo documento modificandone solo la data di emissione, affermando (giustamente) che la scheda è da ritenersi valida fino a modifiche che saranno prontamente comunicate al Cliente.

Oltre tutto noi abbiamo più di 50 fornitori e oltre 100 materie prime...se dovessi richiedere annualmente le dichiarazioni e le schede di ciascuno ci metterei davvero moltissimo tempo, ottenendo probabilmente un risultato assolutamente invariato!

Come posso difendermi davanti agli auditori prepotenti? Definisco chiaramente la cadenza di aggiornamento nel piano HACCP?

Grazie anticipatamente
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Isabella

[QualitiAmo - Stefania]

Ciao Isabella. Gli auditor prepotenti possono essere arginati semplicemente mettendo nero su bianco come procedete. Scriverai che le schede sono da ritenersi valide fino a quando non vengono sostituite dai fornitori e a voce specificherai che non esiste un riferimento di legge o normativo che richieda il contrario.

Ora, però, ti faccio una domanda: visto che non dipende direttamente da te, come ti assicuri che un fornitore non si dimentichi di mandarti la scheda aggiornata? Rispondi a questa domanda e il tuo processo, almeno da questo punto di vista, sarà inattaccabile.
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Stefania - Staff di QualitiAmo

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HAI DATO UN'OCCHIATA AL REGOLAMENTO DEL FORUM PRIMA DI SCRIVERE IL TUO MESSAGGIO?

[MoodyVic]

Grazie Stefania,

hai perfettamente ragione e non ti nascondo che talvolta ci sono effettivamente state sorprese ...tuttavia a questo punto anche un'aggiornamento annuale potrebbe essere insufficiente.

Non resterebbe che vincolare contrattualmente il fornitore a reinviare la scheda aggiornata nel momento in cui opera qualsiasi modifica.

Mi attenderà a questo punto una dura battaglia con l'ufficio acquisti...
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Isabella

[Guerra]

Son cose fastidiose.
Quanto importanti e delicate sono le informazioni contenute in queste schede tecniche? Intendo dire quanto influiscono sui vostri prodotti?
Se il problema è relativo, puoi far aggiungere ad esempio nei documenti di acquisto una frase che indichi la necessità di invio della scheda qualora vi siano state modifiche.
Indicare una cadenza di richiesta diretta di aggiornamento da parte del vostro Ufficio Qualità.
Non so quanto possa essere fattibile far accompagnare i prodotti dalla loro scheda tecnica. Dipende da quantità e rapporti con i fornitori.
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"Le domande non sono mai indiscrete. Le risposte lo sono a volte"
Per qualche dollaro in più

[QualitiAmo - Stefania]

[Andrea1]

Sono d’accordissimo con l’approccio suggerito da Stefania.
Io invio periodicamente una mail ai fornitori in cui indico la revisione attuale in mio possesso e chiedo conferma se rappresenta l’ultima revisione disponibile. In caso contrario mi faccio inviare la nuova scheda.
Ora sto pensando di creare un piccolo database in excel, per poter poi generare un modello di lettera in stampa unione facilitandomi il lavoro.
Posso capire che per molti questo sistema di gestione dei fornitori presenta molte falle, ma nel settore alimentare medio delle pmi è il massimo che si può fare.
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Andrea

[dario]

[Andrea1]

Ciao Dario,
in linea di massima applico il sistema che hai descritto.
Questo è il massimo livello con cui posso interloquire con i miei fornitori per il semplice fatto che per la Direzione quadratica media mandare una persona a trovare i fornitori per loro significa mandarla in gita.
Se aggiungiamo il fatto che, soprattutto nel mio settore, conto pochi auditor che effettivamente portano contributi sostanziali. Spesso si fermano alla famigerata evidenza documentale, senza poi verificarla effettivamente.
A volte, per un insieme di coincidenze ci si può stare anche al gioco. Nel caso in questione sarebbe anche molto semplice giocare con l’auditor: però a volte non si ha né la voglia né il tempo per farlo e lo si accontenta.
Poi, tu, nel tuo ragionamento tocchi un altro punto fondamentale: lo scaricabarile. Molto spesso, effettivamente in questi stratagemmi si nasconde anche questo.
Il problema, a mio avviso, deriva che il tanto decantato concetto di filiera non esiste. Non esiste o esiste molto difficilmente la collaborazione tra i reparti di una stessa organizzazione, figuriamoci in tutta l’interezza di una filiera.
Per uscirne hai già scritto la ricetta, mi permetto di aggiungerne una quinta: passione.
Però, se guardiamo bene, sono le cose che oggigiorno le riteniamo più facilmente sacrificabili all’altare del successo.
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Andrea

[QualitiAmo - Stefania]