Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

zoe · Nuova recluta del forum Registrato: 06/03/14 15:53 Messaggi: 16

Buongiorno!

Come spesso accade, mi trovo presa da due fuochi. Per quanto riguarda gli audit di sistema, in questo caso. Da una parte ho i mega-clienti che mi chiedono di utilizzare la loro modulistica (tipo VDA ad esempio!) che è molto estesa ma a volte fin troppo generalizzata. Dall'altra ho l'ente che mi dice sarebbe meglio utilizzare check list proprie e specifiche, con la pecca che poi ci troviamo ad usare check list ad hoc sulle quali "ci si siede" e va sempre tutto bene.

Avete qualche suggerimento/esempio/rimprovero da farmi? Wink

Grazie mille!

Guerra · Inviato: Mar Ott 06, 2015 11:45 am Oggetto:

La mia scheda o check list (che sembra più bella) è presa in prestito da quella dell'ente certificatore.
Se la guardi bene però non è altro che la suddivisione in punti della norma, in base alla quale verificare la conformità del tuo sistema.
Il resto a mio avviso è solo estetica; aiuta, ma non è sostanziale.

I tuoi super clienti probabilmente preferiscono le loro perchè si sono abituati a leggerle e guardarle. Non sei obbligata ad usarle, perchè fanno parte del loro sistema non del tuo.
Ciò però che è importante è che vi siano le cose, poi le personalizzazioni dei moduli rendono vario il mondo. Fortunatamente.
_________________
"Le domande non sono mai indiscrete. Le risposte lo sono a volte"
Per qualche dollaro in più

Paoloruffatti · Yoda Registrato: 26/07/08 11:05 Messaggi: 4071

Ciao Guerra,
come sai è sempre così: gli enti di certificazione, che hanno cacciato tutti i loro dipendenti, preferendo di pagare la gente a chiamata (partite IVA) per ottenere una uniformità di comportamento, invece di fare formazione interna, gli impongono di usare delle check list (se vuoi ne ho di diversi enti, ma tutte eguali) che non sono altro che la ("vecchia") norma spaccata in 8 capitoli.
Da queste si capisce, infatti, che i certificatori in pratica hanno dimenticato i buoni propositi espressi dal CT 176 che voleva già dall'anno 2000 introdurre la visione per processi, invece della vecchia e stantia (e pericolosissima) visione per funzioni.

Devo dirti poi che quelli della ISO TS invece si credono di far parte di un'altro pianeta che ha la superiorità per scienza infusa e quindi vedono la certificazione di base ISO 9001 solo come il piccolo e più insignifcante passo per accedere al loro empireo.

Direi a Zoe di prendersi quella check list da ISO TS, tipo la VDA, che di nuovo non è altro che una serie di requisiti che i certificatori hanno l'obbligo di verificare, (tanto quanto i poveri cristi che fanno gli audit di certificazine ISO 9001) e studiarseli a menadito e preparare l'audit con le risposte che gli ispettori si sentono di dover trovare, come dicono i loro capi.
La tua check list autoctona rischia di essere impallinata al primo buco! (che scoveranno certamente!!)

La manfrina continua.

Ciao
Paolo

Slender Man · M.A.S.P. Registrato: 20/04/12 14:28 Messaggi: 3222

Alice · Inviato: Mer Ott 14, 2015 10:13 pm Oggetto:

Scusate l’ignoranza, ma ho visto delle check list di un’azienda certificata ISO/TS e non essendo proprio esperta in materia mi hanno messo un pochetto in crisi. E’ giusto affermare che:

1. Gli audit di sistema servono per verificare se il SGQ dell’azienda è conforme con i punti norma; pertanto anche le relative Check list saranno “ritagliate” riprendendo pedissequamente ogni singolo requisito della NR e trasformandolo in domanda. La risposta dovrebbe essere il paragrafo del MQ o della Procedura, o più genericamente Documento che soddisfa il requisito. Mi spingerei persino ad affermare che potrebbe essere un audit da condurre “a tavolino” o quasi…

2. Gli audit di processo verificano uno o più processi identificati dal SGQ dell’azienda e ne monitorano l’applicazione coerente con le procedure e la sua efficacia; in questo caso le Check list dovrebbero essere n po’ più libere e personali. Per esempio: Processo di lavaggio: il personale è addestrato? Documentare; il lavaggio è pianificato? Da chi? In base a quale criterio vengono impostati i settaggi? Ecc.

E’ corretto?
_________________
Alice

Paoloruffatti · Yoda Registrato: 26/07/08 11:05 Messaggi: 4071

Ciao Alice, non è ch guardi i gatti, vero?: tu, gatto, continua a guardare le alici!
Tu mi dici che l'audit dovrebbe essere una cosa automatica:requisito di punto norma e sua applicazione sul campo, perciò la check list dovrebbe essere quella che hanno tutti gli ispettori, come dici tu nel tuo punto 1). Ti dirò che era cosi con la vecchia norma del 2008 e gli ispettori si erano tutti adeguati.

2) Con la nuova 2015, invece, lo dice la norma stessa, non si deve seguire pedissequamente il punto norma: per forza! se segui il processo o le sue singole fasi, non puoi più fare a tavolino l'audit, ma devi andare sul campo, vedere se l'azienda ha individuato i suoi processi (e ha fatto i suoi flow chart che li descrivono in forma di Istruzioni Operative, se la Proprietà ha deciso di farli: non è obbligatorio) e capirli il più rapidamente possibile in modo da poter verificare se la "documented information" è adeguata allo scopo.
Ti diròpoi che l'ispettore è bene che veda di capire non solo il singolo processo, ma tutto il complesso dell'organizzazione...in 5-10 minuti!

Poi l'ispettore dovrà verificare se esiste un sistema standardizzato di rilevazione dei dati per il calcolo degli indicatori di quel determinato processo e poi dovrà andare a vedere la "dichiarazione" (di cui ho già detto ampiamente: quella che sostituisce il manuale e raggruppa il riesame della Direzione, la politica della qualità (non quella vecchia e ingiallita che era attaccata nella bacheca) che sia in sintonia con i i due nuovi paragrafetti 4.1 e 4.2, che stravolgono tutte le organizzazioni fatte per funzioni, gli obiettivi multiprocesso che derivano da una pianificazione aziendale seria ed i macro indicatori aziendali che li devono misurare) per vedere come l'imprenditore ha applicato a quel processo l'analisi del rischio/opportunità che questi genera [attenzione!! quando parliamo di analisi del rischio non dobbiamo confondere il rischio generato dal processo con i rischi generati dal PRODOTTO... mi raccomando!]; purtroppo sarà proprio questo il punto in cui cascheranno tanti asini!.

Capite che adesso si dovrà decidere di definire CHI sarà il "proprietario del singolo processo" e poi dovremo definire che esistono tutti i "processi di supporto" e poi si dovrà definire una persona/ufficio PROGRAMMAZIONE che si occuperà di dare le priorità a tutte le attività, sia quelle dei processi produttivi, sia dei processi di supporto e si dovrà creare la "squadra logistica" che deve far arrivare tutto il materiale, la documentedi information ed i supporti per le registrazioni.
...capite che detto così può sembrare un bel casotto,ma sappiate che è più macchinoso da dire che fare, .....e capite che anche l'ispettore avrà una bella gatta da pelare, ...... se avrà una check list vecchia maniera
ciao per adesso
Paolo

Quality · Motivatore Registrato: 26/09/08 15:13 Messaggi: 3369

Scusate, forse sbaglio, ma io non mi sono mai posto il problema di quale checklist usare per gli audit e soprattutto quanto tale checklist dovesse rispecchiare i punti norma...

Ma gli audit si fanno per verificare quanto siamo "a Norma" o per misurare come va l'Azienda?
Secondo me vale la seconda. La Norma semmai è l'ossatura, la struttura, il metodo... ma non il fine.

Io faccio sempre questo ragionamento:

Domanda 1: Chi è il Capo supremo in Azienda?
Risposta 1: Il Cliente.

D2: Qual è lo scopo dell'Azienda?
R2: Soddisfare il Cliente con prodotti e servizi

D3: In che modo l'Azienda si è strutturata per raggiungere lo scopo R2?
R3: Con Politiche, Organigramma, Processi, Risorse, Procedure, Istruzioni, infrastrutture.

D4: Come fa l'Azienda a gestire e monitorare quanto in R3?
R4: Misure, Dati, KPI e Analisi sui Prodotti e sui Processi

D5: Cosa fa l'Azienda a seguito dei dati (informazioni "factual" ossia oggettive) di R4?
R5: Azioni Correttive/Preventive e di Miglioramento, sui prodotti, sui processi e sull'organizzazione

Bene, detto ciò, per me gli audit interni ai vari processi (o agli Enti o alle funzioni) altro non sono che il Deployment di questo tipo di approccio e quindi "a mano libera" e con un bel blocknotes pronto chiedo al "Process owner" durante l'audit:

1 - Qual è lo scopo del tuo processo?
2 - Come avete definito le responsabilità (chi fa cosa)? Mi mostrate la vostra pagina di organigramma?
3 - Quali sono i vostri dati di ingresso (Fornitore Interno o Esterno)
4 - Cosa fate (descizione processo)?
5 - Quali strumenti utilizzate (HW, SW, di metodo)
6 - Quali procedure/istruzioni/checklist utilizzate (strumenti di impostazione) per sapere cosa fare e come farlo al meglio?
7 - Su quali documenti/modulistica o supporti SW (gestionale o Excel) date evidenza della completezza e correttezza di ciò che fate e/o dei risultati attesi (strumenti di registrazione)?
8 - Come controllate/monitorate l'andamento del vostro processo ed i risultati attesi (analisi dei dati)
9 - Come comunicate all'esterno i risultati del vostro processo?
10 - Cosa fate a seguito delle analisi?
11 - Come gestite la "conoscenza" delle vostre risorse (job description, mappatura competenze, formazione/addestramento)

ecc. ecc.

Nessuna checklist con punti norma.
Un solo obiettivo, sia nel domandare che nel valutare la risposta: IL VALORE AGGIUNTO.

Obiettivo princpale dell'auditor, a mio modesto avviso, deve essere verificare (anzi auditare) se ciò che si sta facendo in azienda dà valore aggiunto, per tutte le parti interessate e, di conseguenza, per il Capo (cioè il Cliente).

Quando vengono gli ispettori dell'Ente di Certificazione ho sempre mostrato loro i report di audit interno con i punti da me esaminati senza i riferimenti ai punti norma e, unitamente al report finale "in bella" anche le due/tre pagine di appunti su carta presi durante l'audit (che conservo insieme all'audit) quale dimostrazione che:
- Non ho seguito una checklist durante l'audit
- Ho fatto l'audit sul serio.

Non ho mai ricevuto osservazioni dagli ispettori su questo approccio.
Soprattutto non ho mai ricevuto lamentele da parte degli auditati che non vedono l'audit come una cosa "della Norma" ma come un momento di confronto aziendale per il miglioramento (con gli strumenti e con il lessico aziendale).

Ciacciao
_________________
Se lo puoi sognare, lo puoi fare.

MikiMarru · Inviato: Ven Ott 16, 2015 11:52 am Oggetto:

Quality · Motivatore Registrato: 26/09/08 15:13 Messaggi: 3369

MikiMarru · Inviato: Ven Ott 16, 2015 12:21 pm Oggetto:

Io la vedo così:
con una frequenza X auditi i processi
dove x la stabilisci in funzione delle specificità del processo

con una frequenza Y fai un audit per verificare che il tuo sistema sia conforme alla norma.
dove Y la stabilisci in base a criteri diversi dai precedenti

A cosa servono gli audit di conformità alla norma?
Fuffa inutile/ tempo perso? Io non credo.

Innanzitutto l'azienda ha deciso di prendere come riferimento per il proprio sistema di gestione una determinata norma (anche più di una magari).
E lo dice ai clienti, lo mette nella carta intestata ecc.
Quindi periodicamente fai un check di essere effettivamente allineato. Magari anche per riflettere ulteriormente su un certo aspetto (requisito) e le sue implicazioni.

(No l'audit dell'ente non è sufficiente, altrimenti nella norma non ci sarebbe la richiesta).

Pensiamo a situazioni in cui qualunque ambito aziendale interessato dalla norma sia "organizzato" (non gestito), da persone differenti: siamo sicuri che tutti abbiano sempre ben considerato i requisiti? Siamo sicuri di aver avuto il tempo necessario in ogni circostanza?

Edit: Quality ho scritto il testo mentre scrivevi il tuo secondo, non è necessariamente una risposta di conseguenza
_________________
Credo fermamente nel detto: "Non ti do il pesce, ma la canna da pesca, e ti insegno a usarla, perché tu possa pescare da solo". E' possibile che la mia risposta sia da intendere in tal senso.

Quality · Motivatore Registrato: 26/09/08 15:13 Messaggi: 3369

Ma sai Miki,

dipende molto dai contesti in cui si opera e da cosa chiedono di conseguenza i Clienti.

In alcuni settori (Automotive, componentistica, etc.) e specie quando si è fornitori di aziende grandi vengono richieste verifiche che ricalcano in modo pedissequo i punti della Norma (o di più di una norma come giustamente dici tu).

In altri contesti però approcciare secondo la "Norma" rischia di creare reazioni di rigetto o comunque di approccio all'audit come qualcosa di "fatto per l'ISO" e parallelo (se non addirittura opposto!) alle attività aziendali.

A me piace invece utilizzare l'SO per chiedere poi agli intervistati i "Il budget aziendale e i risultati di business calati nel proprio processo, in modo strutturato, con controlli e risultati misurabili e confrontabili nel tempo" che poi è la stessa cosa ma suona in modo diverso, molto diverso e, dalla mia esperienza, genera coinvolgimento e partecipazione degli auditati rispetto a dire loro che non stanno soddisfacendo il punto 7.4.2, a seguito di una serie di domande asettiche secondo una checklist da certificatore...
_________________
Se lo puoi sognare, lo puoi fare.

MikiMarru · Inviato: Ven Ott 16, 2015 1:00 pm Oggetto:

Quality,
adesso non riesco a proseguire il ns scambio (devo scappare),
- al volo -
concordo su quanto dici: per questo modifico le parole che uso.
Tipo non dico § 7.4.2 ma esprimo il requisito in un linguaggio comprensibile (a volte anche con espressioni non proprio urbane)
_________________
Credo fermamente nel detto: "Non ti do il pesce, ma la canna da pesca, e ti insegno a usarla, perché tu possa pescare da solo". E' possibile che la mia risposta sia da intendere in tal senso.

Slender Man · M.A.S.P. Registrato: 20/04/12 14:28 Messaggi: 3222

Per me l'audit di sistema è una specie di viaggio nel cuore dell'azienda, del suo modo di funzionare.

E' impensabile farlo a tavolino, perche' non mi interessa sapere se le procedure sono allineate ai requisiti della norma, ma se LA PRASSI lo è.
Le procedure le guardo solo per capire se, individuata una prassi scorretta, la causa è nel mancato rispetto di una regola, o da una regola sbagliata. Una procedura allineata con la norma puo' essere impossibile da applicare in un determinato contesto, e lo scopri ovviamente verificando sul terreno. Aggiungo che questo è il caso tipico dei manuali "calati dall'alto" cosi' cari a certi consulenti. Sono coerenti, seguono la lettera della norma, ma non sono applicate e quindi assolutamente inutili.

E infatti non mi capitava praticamente mai di leggere o chiedere documentazione di qualità nel corso dell'audit, se non le istruzioni a bordo macchina o comunque a disposizione sul posto di lavoro...
_________________
"It's my way, or the highway." (James Dalton, Esq.)
"Manly hearts to guard the fair" (Job Description)

MikiMarru · Inviato: Ven Nov 13, 2015 12:48 pm Oggetto:

Riapro la questione,
con riferimento in particolare alla raccolta di evidenze (check list, brogliaccio, note sulla stampa del flusso ecc.)

Premessa
Chiarisco che il mio intento è unicamente di definire con precisione l'aspetto "formale" di conformità alla norma.

Nello spulciare la 9001:2015 per prendere nota delle informazioni documentate richieste (il piccolo azzeccagarbugli che vive in me va nutrito ogni tanto), leggo:

§ 9.2.2 f): conservare informazioni documentate quale evidenza
dell'attuazione del programma di audit
dei risultati di audit.

Il punto è che non viene fatta menzione tra le info da documentare delle evidenze che motivano la valutazione effettuata, ma solo dei risultati della valutazione.

Ovviamente i risultati sono conseguenza dello stato delle cose riscontrato, ma non viene richiesto di conservarne evidenza.

Lo dico con tutta sincerità, io ho sempre documentato le evidenze per essere preciso ed esaustivo (e corretto verso i responsabili di processo ecc.), quindi è possibile che anche nelle precedenti edizioni la questione fosse in questi termini.
_________________
Credo fermamente nel detto: "Non ti do il pesce, ma la canna da pesca, e ti insegno a usarla, perché tu possa pescare da solo". E' possibile che la mia risposta sia da intendere in tal senso.

QualitiAmo - Stefania · Moderatore Registrato: 16/09/07 18:37 Messaggi: 26587

Miki, vado a memoria perché sono fuori e non ho la vecchia norma a portata di mano, ma mi sembra proprio che anche la versione precedente richiedesse la stessa cosa. In ogni caso, ognuno deve prima di tutto formalizzare ciò che gli è davvero utile e quindi condivido in pieno la tua scelta.
_________________
Stefania - Staff di QualitiAmo

ISO 9001:2015 - SI AGGIUNGE ALLA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO IL NUOVO TESTO CHE SVELA I SEGRETI DELLA FUTURA NORMA

IL PRIMO LIBRO NATO SULLE PAGINE DI QUALITIAMO

HAI DATO UN'OCCHIATA AL REGOLAMENTO DEL FORUM PRIMA DI SCRIVERE IL TUO MESSAGGIO?