Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[Andrea AN]

buongiorno a tutti,
apro questa discussione per capire come realizzare un SGQ in una PMI evitando tempi morti e lavori inutili.

come già saprete sto vivendo un tirocinio in una piccola impresa metalmeccanica, è la prima esperienza e forse errando, ho deciso di partire dal problema più sentito in azienda, la gestione degli strumenti.

Durante la mia prima riunione da team leader, ho convinto la direzione ed i responsabili ad applicare il modello 5S a tutti i comparti aziendali, è stata quindi fissata per fine mese l'attività di pulizia e riorganizzazione degli spazi aziendali, nella settimana precedente ho organizzato vari giorni di formazione del personale e contemporaneamente (per seguire i desideri della direzione) ho impostato due procedure, una di gestione dei reclami, l'altra sulla gestione dei rifiuti; ma arriviamo al punto:

PROBLEMA: mi ritrovo ora a vivere dei tempi morti poiché rimango in attesa di risposta (per le procedure) dalla direzione, che mi appoggia sempre in tutto quello che faccio, ma non ha il tempo di seguirmi sempre; in più c'è la possibilità che il lavoro sulle 5S salti a causa di nuovi ordini impossibili da rifiutare per i quali hanno già ridotto le ferie ad agosto.

per non parlare poi del mio lavoro sul comparto ambientale, è più di una settimana che attendo risposte dal consulente aziendale che se ne occupa.

domande:

1. come posso migliorare la mia efficienza ed evitare che il mio lavoro risulti inutile?
2. ho fatto firmare ai responsabili ed alla direzione l'impegno di applicare le attività decise a riunione entro la metà di agosto, se ciò non avviene posso impugnare il documento almeno per evidenziare l'incongruenza delle loro azioni? alla fine sono solo un tirocinante.......

p.s. lo so, non sono partito da vision, misson, e obbiettivi, ma ho avuto un problema per cui aprirò una nuova discussione

Andrea

[Paoloruffatti]

...non ti dico di partire da vision , mission ecc ecc, ma partire dalle 5 S di brutto è proprio quello che NON dovevi fare. La spiegazione è lunga e adesso è ora di andare a nanna, ne parliamo domani se vuoi.
Buona notte
Paolo

[Paoloruffatti]

Rieccomi, Andrea dopo la nanna e la passeggiata giocando a palla con Charlie nel parco, sono qui.
Dunque, Andrea, ti sei accorto che la giornata lavorativa è di 8 ore e se vuoi fare attività da capo, 1-1,5 ore ti bastano e poi ti sei accorto che no hai più niente da fare!: …intanto hai imparato una cosa importante!.

Poi, come ti dicevo sei partito con le 5s ....dalla parte più semplice, ma sbagliata; questo non potevi saperlo, perchè avrai studiato a scuola che cos’è il lean thinking e la lean production, ma non hai appreso che l’azienda incasinata non la si può prendere dalla parte sbagliata per raddrizzarla.

Perchè è sbagliato?
... perchè PRIMA devi riorganizzare l'azienda DALLA TESTA per passare dalla “visione per funzioni” a quella “per processi”
.....E POI passare a fare le cosine lean, altrimenti anche queste piccole cose non attaccano durevolmente (vedrai con il tempo che tenere in ordine il posto di lavoro ecc ecc non è un esercizio semplice da fare , MA è UN CAMBIO DI MENTALITA’: un disordinato sarà sempre disordinato, figurarsi se cambia perché un pivello gli ha detto di buttare via le punte da trapano rotte, che ha nel cassetto assieme all’agenda della cassa di risparmio con dentro le ore di lavoro segnate ed il telefono della morosa (detto tra noi il n° di telefono della morosa lo buttersti!!?).

Vedi: l'azienda è come un cane che si morde la coda: prima di insegnare al cane di comportarsi bene devi togliergli il vizio , devi cioè togliergli la coda dalla bocca, altrimenti quello ha tanto da fare e non ti ascolta .... figurarsi adesso che hanno delle consegne irrinunciabili e quindi tu li devi lasciar lavorare..... sarà sempre così, speriamo, fino al 2067: ci sarà sempre una coda da mordere.

Occhio che fin che gli togli la coda dalla bocca, non ti morda!, … cioè attento a dire al padrone che sta sbagliando altrimenti ti caccia a pedate!

“Allora che cosa devo fare?”- dirai.

Ebbene hai un sacco da fare, fin che tutti corrono per mordersi la coda e facendo i soliti casini fino al 2067: devi studiare attentamente l’azienda, cioè devi fare quella che a scuola chiamano la “mappatura dei processi”;
blocco di carta e penna in mano ti metti a rilevare cosa cavolo stanno facendo oggi quando devono emettere un’offerta (processo commerciale), e giù giù fino alla spedizione del prodotto ordinato.

Se vuoi sapere cosa troverai dovresti leggere bene bene l’e-book mio e di Stefania; la nostra fotografia è molto dettagliata, quindi ti consiglio di leggertelo, così sei preparato a capire quali sono le verità che ti dicono e quali sono invece le palle invereconde che ti gabellano come “il Verbo”!.

Devi in pratica fotografare la situazione nel dettaglio; vai a vedere come fanno la programmazione, gli acquisti, la manutenzione, quella degli attrezzi di misura e quella degli attrezzi da lavoro, il rapporto con i fornitori …ma non come funzioni separate, ma come facenti parte del processo di fornitura al cliente.

Poi devi tenere nota di quali sono le interazioni tra i processi; ti faccio un solo esempio.

Come interagisce il processo di manutenzione per riparare le macchine ferme per guasto con l’attività di programmazione della produzione (rileverai chi la fa... se c’è qualcuno che la fa (e che questo non sia il capo produzione), altrimenti sei messo a putt … (scusa …si dice escort da Ruby in poi) e come il capo produzione interagisce (quando e da chi riceve la comunicazione di macchina guasta) e come lo fa (con entrambi i suddetti agenti per trovare alternative valide, oppure agisce da solo dopo aver tirato i soliti 4 moccoli?)

Tu scrivi tutto, anche e sopratutto le cose che non vanno i buchi di informazione, il personale che non marca bene le ore e non distingue le ore di lavoro da quelle a "spese generali" cioè a dare una mano al collega per scaricare il camion, ecc ecc.
Di tutto ciò fanne tesoro perchè saranno la parte forte da sottoporre ai capi, dopo aver loro somminstrato un cardiotonico ... con le dovute cautele!!

Quando avrai finito la mappatura, scrivimi di nuovo che ti racconto il resto delle cose che devi fare, compreso l’approccio con la direzione per non farla schiattare.
Ciao e buon lavoro
Paolo

[Andrea AN]

di nuovo buongiorno Paolo,
parto subito dicendo che è parecchio che voglio prendere il vostro libro ma non essendo (ancora) in possesso di ebook reader non ho avuto la possibilità di comprarlo e leggerlo.

detto questo, la mappatura dei processi l'ho fatta durante il mio primo mese di tirocinio, facendo un DIAFLU per ogni comparto (progettazione, produzione, acquisti...) in cui indico input e output.

ne allego uno come esempio : http://dfiles.eu/files/e6rwg2lwf

purtroppo a causa della mia inesperienza nel settore mi sono dovuto affidare totalmente alle spiegazioni dei vari "responsabili" di reparto che non sono stati esattamente chiari nel descrivere il loro lavoro, non mettendomi in condizione di analizzare bene processi per me nuovi e di non facile comprensione.

Questa situazione mi ha portato a fare questo ragionamento: ho ben compreso che è necessario far fare un cambio di mentalità all'azienda ma, non avendo io la capacità (per ora) di indirizzare la direzione verso il giusto cammino tramite la dialettica, mi butto sul pratico e applico le 5S così partendo dall'ordine e pulizia degli uffici e della produzione, forse arrivo all'ordine e la standardizzazione dei processi; volevo prendere due piccioni con una fava, cambio la mentalità e rendo comprensibili i processi

per questo ho organizzato nell'arco della prossima settimana una serie di incontri (rigorosamente post orario di lavoro) per formare tutti i dipendenti sulle 5S, spiegandogli il mio progetto di miglioramento dell'azienda e definendo assieme le prime procedure per mantenere attivo lo strumento delle 5S.



il problema che mi affligge maggiormente è la mia incapacità (non conoscendo le tempistiche reali di applicazione e messa in opera di un SGQ) di stendere una pianificazione del lavoro, non riesco ad organizzarmi come vorrei come posso fare?

[Paoloruffatti]

Ti faccio subito una osservazione iniziale: guarda che per leggere il nostro e-book non devi spenddere 129 € del kindle white, puoi scaricare la versione del file per PC secondo le istruzioni che ha dato Stefania (reperibili in questo blog): io non so nemmeno come si fa, ma deve essere molto semplice!

Entrando in tema: è vero!, abbi pazienza ma la mia memoria vacilla da un pezzo, adesso ricordo che tu ti sei fatto la mappatura dei processi come lavoro da tirocinante.

Da come racconti però ho paura che tu debba rivedere quella mappatura perchè è stata fatta (tu hai fatto lo scrivano, mi dici) con la visione per funzioni, "con tanto di input ed output": secondo me dovreti prendere un ordine cliente e seguirlo per tutta la sua vita li dentro , marcandoti dove si ferma, attende, o è bloccato per mancanza di input da qualche processo laterale o di servizio (marca soprattutto le attese davanti agli uffici e/o ai centri di lavoro in officina, evidenziando le disfubìnzubi ed iu ritardi che fanno la differenza (grossissima).

Sulla tua lezione sulle 5 S, purtroppo sei cascato sul "solito" equivoco (solito per chi da 25 anni calca le scene di questio teatrino): gli operatori , in quattro e quattr'otto mettono in atto tutto quello che tu dirai loro, il problema è che appena si accorgono che la Direzione ha detto la classica frase "armiamoci e partite" si limiterà a eseguire per poi far cadere il tutto nel giro di pochi giorni.

Quello che pensano è quanto segue:
"ma come!? ci dicono a noi di fare i compitini e sono loro per primi a non crederci .... a noi che cosa ne viene in tasca? ... nulla, quindi se fai bene o se fai male è lo stesso ... tanto al padrone non interessa un fico secco.

Ti dò un consiglio: tu non rompere più al capo (ti troveresti fuori in un nano secondo), fai il tuo , proprio come gli operai. Ti direi di misurare tutto e fare un report alla direzione, ma se, come penso, questo report sarà negativo, vedrai che non lo leggono nemmeno: ti diranno "bel lavoro" e poi ti diranno di occuparti "solo" della Qualità, .... come se questa fosse un qualcosa messo sopra alle attività quotidiane a cui non deve dare fastidio più di tanto.

Auguri

Paolo

PS: tu prendi pure la mappatura che hai fatto e scrivici sopra le procedure secondo i punti norrma, ma evidenziando il processo principale di attraversamento dell'ordine e dicendo a che cosa si applica il contenuto di ognuna delle procedure che scriverai (satureranno le tue 8 ore di lavoro per almeno un mesetto): farai un figurone, anche con il certificatore che ha già capito da un pezzo che per tenersi i clienti deve fare finta che tutto vada bene ... fin che l'azienda chiude ...... per colpa della crisi e del destino cinico e baro!

[QualitiAmo - Stefania]

Andrea, se hai voglia e tempo ti rimando a questa pagina dove trovi tre articoli che trattano diversi aspetti dell'e-book, compreso come leggerlo sui diversi dispositivi. Ovviamente senza impegno ma a puro scopo informativo anche per tutti gli altri amici che mi chiedono come fare per leggerlo.
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Stefania - Staff di QualitiAmo

ISO 9001:2015 - SI AGGIUNGE ALLA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO IL NUOVO TESTO CHE SVELA I SEGRETI DELLA FUTURA NORMA



IL PRIMO LIBRO NATO SULLE PAGINE DI QUALITIAMO



HAI DATO UN'OCCHIATA AL REGOLAMENTO DEL FORUM PRIMA DI SCRIVERE IL TUO MESSAGGIO?

[Paoloruffatti]

Ciao Andrea,
sono andato a vedere il tuo esempio di flusso: cvd (come volevasi dimostrare); non prendertela, però: tu hai fatto il massimo per descrivere le attività della "funzione" magazzino, ma il segmento del processo principale che è interessato dalle attività del magazzino NON SI VEDE!.

Prova ne sia che hai indicato la consegna del materiale alla produzione come un semplice sottoprocesso; infatti vedi la Produzione come una funzione tra le tante che dà degli input al magazzino, non risultando ovviamente evidente che le diverse attività sono svolte in tempi del tutto diversi ( e magari scollegate) delle attività compiute dalle altre funzioni.

Se tu invece prendi il segmento del processo principale, quello relativo alla produzione vedrai che devi avere il Magazzino come uno dei tanti fornitori di questo processo principale: quello che consegna i materiali che ha ricevuto dal processo parallelo di pre fabbricazione all'esterno (fornitori), attivato dall'altro segmento di emissione dell'ordine verso i fornitori, fatto dalla funzione ACQ, che a sua volta è stato attivato dal processo di programmazione che ha fatto girare l'MRP prer poter consegnare il materiale a tempo alla Produzione.

Il processo di progettazione poi è tributario della scheda commessa, del progetto e di altri dati di input alla Produzione (istruzioni di processi come i trattamenti termici o superficiali), ma anche lui è attivato dalla programmazione per far arrivare a PRO, materiali documenti ed informazioni al momento giusto per per iniziare a produrre nè troppo presto (con versamenti a magazzino dei semilavorati prodotti, per disfarsene da in mezzo ai piedi, per poi prelevarli di nuovo quando si avranno gli altri materiale e pezzi della progettazione non ancora pronta del tutto) nè troppo tardi per cannare la data di consegna (oggi la caccia al mancante: materiale disegno o info è fatta dal "trovarobe" della Produzione, che smadonnando va in giro per la fabbrica ed uffici perdendo circa il 50% del suo tempo per queste vaccate, invece di fare il suo mestiere di capo!)

Tutto questo per dirti che il flow chart del magazzino dovrebbe per lo meno essere spaccato in due: a) quando il magazzino riceve i materiali a monte e b) quando il magazzino consegna i materiali a valle per la produzione per far continuare il processo di "attraversamento" dell'azienda da parte dell'ordine cliente.

Ma io non lo farei nemmeno , evidenzierei invece quello del segmento di produzione e quello di programmazione della produzione, con tutti i diversi input ed output per lanciare le attività ,come ad esempio quella di consegna ai fornitori dei documenti tecnici allegati all'ordine di acquisizione e quelle di ricezione dei loro semilavorati (con i relativi controlli di rispetto delle date contrattuali di consegna fatto da CQ controllo qualità in accettazione, anche lui coordinato per le priorità delle sue attività, dalla Programmazione).

Chiaro? ...fose no perchè, rileggendo, nella voglia di dirti tutto ti ho detto troppo, ma spero tu abbia capito la differenza tra mappatura di funzione e mappatura di processo.
... non avere paura di dirmi "non ho capito una mazza" .. se vuoi ripeto! ...ma prima leggiti l'e-book: li è tutto molto chiaro ed esemplificato
Ciao
Paolo

[Andrea AN]

@ Stefania

grazie per la puntualità del supporto link Stefania, ora non ho proprio nessuna scusa per non prenderlo; appena riesco a prenderlo vi darò la mia non ancora esperta opinione

@ Paolo

grazie davvero per la spiegazione e tranquillo non sono ne un esperto consulente ne un navigato responsabile di qualità, mi sto formando e di conseguenza sbaglio, non vedo perché dovrei offendermi anzi marca pure la mano su ogni sciocchezza che scrivo così capisco bene gli errori commessi evolvendomi meglio e più velocemente

conclusa la premessa, mi faccio allora un piano di analisi dei processi partendo fisicamente dall'ufficio commerciale e seguendo distinta base prima e scheda di produzione poi, fino alla spedizione del prodotto "vivendo" con lui tutti i passi della sua creazione.

concettualmente è tutto molto chiaro ma mi sono rimasti dei dubbi:

1) una volta ottenuti i dati necessari devo effettuare una rappresentazione grafica del flusso da sinistra verso destra, ma la mole dei dati sarà enorme è possibile concentrare tutto in un solo grafico?

2) tra i dati necessari ci sono i gap temporali, c'è la possibilità che un ordine stia fermo in attesa di risposta anche 2/3 giorni come li inserisco nella rappresentazione grafica?

3) in questa azienda gli ordini non arrivano ad un unico ufficio ma ci sono 3 persone di reparti diversi che si gestiscono aziende diverse, devo fare un'analisi per ogni percorso? (questa è un po' retorica)

4) ma poi fare un grafico dei processi è così fondamentale? non basta averli descritti in un documento?

5) ho già organizzato e pianificato i corsi di formazione per le 5S e fissato i giorni in cui mi metto assieme a loro a pulire e riorganizzare uffici e produzione che faccio annullo tutto e riparto da zero?

grazie davvero per il supporto e scusate per le continue domande

[Paoloruffatti]

Allora vediamo di essere pratici: rispondo alle tue domande.

1) NO: c'è stato qualcuno che ci ha provato e ha usato un A0= illeggibile,e poi non serve a niente. Ti conviene fare i segmenti del processo di attraversamento con le connessioni (interazioni) con gli altri processi

2 ) il fatto che un ordine dorma per 2-3 giorni fa parte proprio degli sprechi che dobbiamo combattere quotidianamente: nel grafico non ci devi mettere queste cose importantissime, ma devi fare una descrizione ai Padroni nella quale sottolnei queste inefficienze (assieme alle molte altre che troverai) in modo da far vedere a questi due dove andare a mettere le mani con prescrizioni precise. A proposito esiste la funzione Programmazione? e, se si, ha davvero il compito (ed il potere) di far scorrere il processo, cioè di sollecitare i ritardatari e/o dare le priorità di lavoro sulle diverse commesse compresenti ai capi funzione?

3) Mio Dio! tre aziende? buona notte: se poi tutte e tre hanno una sola forza di produzione siamo davvero a...escort, specie se nessuno dice quali sono le precedenze (programmazione)! E' chiaro che comunquew ogni processo di attrevarsamento va stusdiato separatamente se non esiste una programmazione unica!

4)ripeto che fare un grafico non serve, specie se hai descritto i singgoli processi o segmenti del processo in una procedura scritta.

5) no, ti ho già detto di continuare col tuo programma, ma ti direi di modificarlo acendovi pertacipare uno dei due fratelli come ti ho detto sopra, altrimenti avrai in classe solo della gente svogliata che pensa alla morosa o al giro in mountain bike!
Ciao, non preoccoparti delle tante domande, se hai bisogno sai che su di noi puoi contare.

[Andrea AN]

buongiorno Paolo,
di nuovo grazie per i consigli, ho trovato su google un esempio di flow chart potrebbe andare bene? ilnk: http://www.officinezanetti.it/public/120917-223221-PROCESSO_AZIENDALE_rev_2.pdf

oggi non lavoro, da domani mattina mi metto a seguire li processo degli ordini più semplici per fare pratica per poi anallizzare bene i processi di produzione "massiva" (max 100 pezzi).

[Paoloruffatti]

Bene!,
hai visto che non citavo a sproposito le escort (??), perchè l'ingresso in quell'azienda è un colabrodo; quando sono arrivati gli ordini a ciascuno dei quattro, ognuno fa la SUA programmazione (non esiste una programmazione centrale supervisionata dalla Direzione con le sue scelte strategiche) e quindi tira l'acqua al proprio mulino per fare bella figura con i proprietari, anzi siccome uno dei due proprietari è al commerciale, ci sarà una priorità naturale per gli ordini del capo! Permettimi di dire: ROBE da MATTI!, ma matti sul serio!

Ogni volta che vedo queste cavolate mi chiedo come sia riuscita a stare in piedi l'industria italiana nell'ultimo quarto di secolo.

Pensa che (mi pare di avervelo già raccontato) 20 anni fa ad un convegno dove c'èra il Gotha dell'industria padovana dissi agli esterrefatti astanti che dopo 4-5 anni dal mio ritorno a Padova avevo capito che "le PMI del padovano erano una grande S.P.A., con socio di maggioranza lo Spitiro Santo ... perchè non si sa come facciano a stare in piedi" (discorso estendibile a tutte le PMI italiane, salvo quattro mosche bianche)

Ciò è vero ed immutato anche 20 anni dopo quella affermazione, temeraria per qualcuno, ma profondamente vera per il resto.

Allora cosa fare?: fai leggere ad entrambi i fratelli (se ci riesci) un estratto dell'e-book relativo alla funzione commerciale (alcune paginette all'inizio) e poi vedi se riesci a mettere in piedi TU questa funzione programmazione.
...... Pensa: potresti essere proprio tu, ....tanto in un regno di ciechi un guercio è RE! ti insegneremmo noi come organizzare questo servizio! ... che ne dici?
I tuoi capi sarebbero certamente felici, di aver trovato uno che gli cava le castagne dal fuoco (la riprova è che ti hanno già chiesto di "buttare giù qualcosa" sulla strategia /obiettivi ecc della loro azienda perchè NON HANNO LA PIU' PALLIDA IDEA DI COSA SIGNIFICHI ORGANIZZARE).

..... E tu cominceresti a percepire uno stipendio!! ti pare poco?

Ci stai? (verifica con molta calma coni tuoi due capi); se dici di si cominciamo subito a delineare le attività da fare, i paletti che tu dovresti mettere immediatamente, collaborando con i 4 che oggi si fanno la programmazione a loro immagine e somiglianza e poi di seguito strumenti, input, operatività ed output, da e per tutte le altre funzioni aziendali (che resterebbero funzioniperchè stravolgere una organizzazione inveterata, facendole fare dei salti anzichè passi, sarebbe un grosso buco nell'acqua)
Ciao
Paolo

[Paoloruffatti]

Ho dato un'occhiata all'esempio che ha i riportato: è poco chiaro chi fa il lancio commessa e il fatto che la programmazione non ha nessun collegamento con le altre funzioni di preaparazione del lavoro : sembra che la programmazione sia legata direttamente alla sola produzione (siamo alle solite: escortate)
....e poi voi lavorate a commessa come nell'esempio?
mah!, approfondiremo se andiamo avanti secondo quanto ti ho detto prima.
Ciao
Paolo

[Andrea AN]

non posso che essere onorato ri ricevere supporto e nozioni da voi (cosa che state già facendo da mesi...)

oggi non lavoro ma da domani mattina proporrò subito ad uno dei capi (il fratello del commerciale è a Lourdes) di prendere il libro ed intanto leggere assieme l'estratto, poi vi faccio sapere il responso.