Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[newq]

Buongiorno a tutti!
ho un quesito, chiedo scusa se non userò una terminologia corretta, ma non conosco ancora bene l'ambito..
Devo creare per la mia società dei documenti modello che sono inseriti nel piano qualità e nelle procedure.
Ad esempio:
se devo creare una lettera standard da inviare come riepilogo dei servizi offerti posso realizzarla generica (modello) ed ogni volta posso modificarla ad hoc? oppure devo crearne una che abbia al suo interno tutte le opzioni possibili perchè non è possibile modificare un documento standard?

Inoltre, tutti i documenti interni che vanno creati in base alle procedure, devono essere su carta intestata e numerati???

Sono nel panico! grazie mille a tutti!!

[QualitiAmo - Stefania]

Ciao newq.

La norma ISO 9001 non mette dei paletti fissi per quanto riguarda la questione documenti se non in pochissimi casi (ad esempio la necessità di avere almeno le 6 procedure indicate nel testo).
Questo significa che puoi procedere come meglio credi e che, qualunque sia la strada scelta, la cosa importante è che il sistema funzioni bene.

Puoi decidere sia di progettare un modello di lettera che abbia alcune parti fisse e altre personalizzabili di volta in volta sia di prevedere una lettera standard dove, ad esempio, andare a barrare le opzioni corrette (sto andando a ruota libera perché non conosco il documento di cui stiamo parlando...)

Non preoccuparti troppo della forma ma della sostanza che dovrà rispecchiare la corretta applicazione dei requisiti elencati nella 9001. Se hai dei dubbi su cosa si possa o non si possa fare, tu rileggiti le poche paginette della norma e verifica che non ci siano preclusioni a ciò che hai in mente.
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Stefania - Staff di QualitiAmo

ISO 9001:2015 - SI AGGIUNGE ALLA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO IL NUOVO TESTO CHE SVELA I SEGRETI DELLA FUTURA NORMA



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[newq]

grazie mille!

un'altra cosa. I documenti vanno impostati su carta intestata o basta un logo dell'azienda?
Vanno numerati? E' necessario prevedere un ordine?
grazie in anticipo..

[Paoloruffatti]

Caro Newq,
vedo che ti dedichi con precisione quasi maniacale alla gestione dei documenti; ti ha già risposto bene Stefania: la norma non fissa paletti per nessuno, essendo una norma che si applica, sebbene in modi diversi, a chi fa spille da balia e a chi fa transatlantici: però i principi della norma sono sempre gli stessi, cambia solo la mole di carta e di regole da gestire.

Io aggiungerei ancora un consiglio : l'aspetto organizzativo che tu vuoi affrontare (come ad esempio carta intestata o logo, oppure lettere standard, ecc ecc) è di infimo interesse: non perderci tempo!!

E se lo fai perchè te lo chiede il capo, verifica che non ti abbia dato questo compitino per togliertisi dalle scatole.

Se è come dico , per carità fai quello che ti dice, altrimenti è insubordinazione, ma non perderci più di tanto tempo: è tempo semplicemente rubato allo studio organizzativo vero che suggerisce la norma.

Ricordati che la formazione è un patrimonio tuo e nessuno te lo ruberà per tutta la vita, quindi dedica molto tempo a "rubare conoscenza" e lascia perdere le baggianate.
Buon lavoro

[2p71828]

molto spesso con la creazione di modelli si cerca di sopperire alle lacune delle procedure, alla mancata formazione del personale, alla svogliatezza dello stesso.

altre volte ci si concentra sul modello per chiarirsi le idee sul processo

in altre ancora esistono dei vincoli legali (documenti per la dogana, documenti di trasporto etc) o normativi (esempio ISO TS, GMP, GxP).

In tutti i casi è fondamentale che abbiamo chiaro che cosa "deve" trovarsi nel documento, qual'è il fine del documento stesso e che cosa ne faremo del documento una volta compilato,spedito etc (esempio potrebbe servire in futuro per un'azione legale..)

capito a cosa ci serve, i vincoli e come lo utilizzeremo si passa a progettare come realizzarlo, come verrà compilato come distribuito e come archiviato.

si può scegliere di creare un template protetto che l'utente compila e stampa, oppure che stampa e poi compila a mano.
si può decidere di avere uno script che aiuti/guidi la compilazione proteggendolo altresì da manomissioni e modifiche non tracciate.
Si può anche decidere di utilizzare un modello non stampabile e di fare interagire/leggere/approvare etc via intranet o internet.
Per non parlare di firme digitali criptografia e archiviazione

si potrebbe fare una tesi solo sulla generazione di una decina di documenti
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[Silenzioso]