Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[Pegasork2]

Salve,

come premesso quì http://www.qualitiamo.com/phpBB2/viewtopic.php?t=9523 sulle domande stupide, ecco un esempio lampante!

Oggetto: rendere aderente la pg gestione dei documenti alla realtà societaria.

Una delle problematiche rilevate: manca un format base reale per gestire i documenti, ad esempio nel MQ alcune procedure hanno un format, altre ne hanno un altro e i moduli sono sempre nel faldone MQ sezione moduli ma non sono riconducibili alle PG da cui derivano (moduli non compilati).

Sempre da piccolo stregone della qualità e neofita buttato nella cruda realtà aziendale, vorrei creare un format.

La società usa identificare tutti i documenti tramite progressivo e sono abituati a questo.

Ecco la mia idea, cioè, quella del Master che ho fatto e che vorrei implementare:

per l'identificazione mantenere il progressivo implementando l'alfanumerico.

Quindi, un modulo copertina così costituito:

-parte alta: tre caselle di cui
1 - a sx il logo aziendale,
2 - al centro la tipologia di documento
3- a dx la sigla progressiva della PG con il n. di pagine es. PG07 (procedura acquisti)

al punto 1 si aggiunge in alto l'identificativo alfanumerico del format quindi per es.:

MD0601-04 dove:
MD - modulo riferito al format creato
PG06 - procedura gestione documenti 06
01 - la prima pagina
04 - revisione

al di sotto di questa prima barra c'è una casella orizzontale dove si inserisce il titolo del documento, es. acquisti.

al centro della pagina c'è lo spazio bianco per le note.
Nella parte bassa del modulo copertina trova posto il cartiglio delle revisioni con rev. data, oggetto, redige, verifica e autorizza.

Nel modulo pagine successive resta solo la barra con le tre caselle, viene aggiornato solo il progressivo MD che sarà 02 e al centro viene messo il corpo testuale o grafico ad esempio.

Per quanto riguarda i moduli contenuti nel faldone nella sezione moduli ma senza capire a chi appartiane ho un pò di problemi a capire il da farsi.

Nel senso, la domanda è: i moduli in bianco contenuti nel faldone e con format, grafica e campi diversi in relazione all'uso, non è necessario che abbiano un format di base contenuto nella procedura gestione dei documenti come per le sottofamiglie di documenti (PG, PT, ST, DM etc.) giusto?

Quindi io vorrei, per i moduli o IO generate dalle PG, conservare l'uso dell'azienda con il progressivo ma identificarli in relazione alla procedura alla quale appartengono, ecco un esempio di identificazione:

Mod.0733-04 o IO0501-03

Dove 07 è la contrazione per la PG07 degli acquisti e soprattutto 33 è il numero progressivo che in questo modo l'azienda continuerebbe ad usare ed a mantenere non variando le loro comunicazioni verbali "passami il modulo 33"...

Un esempio lampante è un modulo che ho davanti l'M04 che è una tabella della gestione dei documenti, un grande foglio excel con il tipo di doc., le responsabilità etc. In alto a dx c'è una casella con scritto M04, Rev.3 del 06/09/2011.

Tra l'altro questo l'ho modificato sia online che con penna per quanto riguarda un rilievo fatto in precedenza dall'ispettrice del sistema di gestione della qualità, revisionando un modulo contenuto in questo elenco.

Tutto questo che ho raccontato in questo eterno post cerco di scriverlo nella procedura di gestione dei documenti generale, contenuta nel manuale ma non aderente all'azienda.

Il mio cruccio è se i moduli hanno bisogno di un format base come le PG oppure basta identificarli come figli delle loro procedure, mantenere il progressivo e tutto questo potrebbe bastare per fare ordine nella gestione dei documenti?

Scusate per la lungaggine del post, ma avete presente uno stagista buttato nella mischia? Ecco...

Grazie in anticipo per l'aiuto
_________________
"Oltre il 95% dei fatti che accadono in azienda discendono dalle prestazioni del Sistema aziendale, prestazioni che sono una delle responsabilità della Direzione. Quindi meno del 5% dipende dalle singole persone."

[Paoloruffatti]

Ciao Pegasork2,
io ti dico come ho fatto fin dal 1989 (dall'87 all'89 l'ho snobbata la norma, perchè oltre ad essere una chiavica per il fatto che prevedeva tre livelli di applicazione (si poteva escludere la progettazione!!!) ho creduto fermamente che la manfrina che avevamo fatto sul nucleare rimanesse tale e la ISO 29001-2-3 fosse un tentativo maldestro di insegnare agli imprenditori sui generis di comportarsi con metodo)

Le procedure: hanno sempre un prefisso "PG" seguito dal punto norma a cui si riferiscono (lascia perdere gli zeri che sono una complicazione in più) ..e basta.
Io non metto altro nella numerazione della PG; il - (+)numero di revisione può essere trattato diversamente, basta che nel tuo template tu metta sulla destra una sotto casellina nella intestazione che dice "rev 3 del (+)data (sopra ci metti la numerazione di pagina)

Le Istruzioni operative hanno il prefissso IO seguito dal punto norma; se ci sono tante IO nello stesso punto norma ci metto un - (+)progressivo
I moduli hanno il prefisso M (+) il punto norma della PG a cui si riferiscono seguito da - (+) progressivo. Così si sa sempre quando trovi un modulo che gira orfano per l'azienda, a che procedura si riferisce, e nella procedura ci sono le istruzioni per compilarlo.
basta.

Il template (intestazione) va bene quello che hai fatto per le PG (logo a sinistra, titolo al centro, con sotto la rev., a destra il n° progressivo di pagina [ti consiglio di non cercare di dire tutto nel codice del documento che diventa inutilmente lungo].

Tutti i documenti tipo le PG e le IO (non i moduli per carità!) hanno in prima pagina, a piè pagima, una tabellina con 5 colonne in cui c'è in 1ª colonna il N° rev , in 2ª il n° di Edizione (poi ti spiego), in 3ª la motivazione della revisione (succinta) in 4ª e 5ª le firme di chi compila e di chi approva. il tutto solo in prima pagina, da non ripetere nelle successive e non nei moduli, mi raccomando.

Questo schema me lo hanno copiato immediatamente ed è il più diffuso.

Ti dirò di più:
Chi ha tentato di fare di testa sua, usando ad esempio come fai la tua azienda, la numerazione progressiva, mette in confusione il certificatore, che allora è costretto a chiederti di fare una "tabella di correlazione", nella quale devi mettere la corrispondenza tra il tuo progressivo ed il punto norma a cui si riferisce il documento = una menata pazzesca e un altro documento da revisionare all'infinito.

Se scrivi tutto ciò nella PG 4.1 (gestione della documentazione) sei a posto.

Per finire non occorre fare la PG relativa alla gestione delle registrazioni e durata delle raccolte (4.2.4 norma: una delle obbligatorie), se tu in ogni PG metti un ultimo capitolo costituito da una tabellina in cui ricapitoli tutti gli allegati (di solito si tratta dei moduli) hai soddisfatto a tutte le prescrizioni; la tabella è fatta da 4 colonne: 1ª codice documento, 2ª titolo del doc., 3ª archivio di raccolta di finale conservazione, 4ª Responsabile della raccolta.
In questo modo soddisfi anche in modo elegante le prescrizioni del punto norma.
Ciao

[QualitiAmo - Alberto]

Ottima l'idea di un modello documentale uguale per tutte le procedure e, con quello che vuoi implementare tu, potresti lavorare anche alla Nasa!
Buona anche la volontà di ricondurre i moduli alle procedure per maggiore chiarezza. Per quanto riguarda questi ultimi, ti confermo che non occorre che vengano ricondotti ad un unico modello (del resto la norma non lo richiede per nessun documento anche se, per chiarezza, è meglio farlo per quanto riguarda procedure e istruzioni di lavoro).
Prosegui così: non complicare le cose semplici e non stravolgere troppo la realtà alla quale i tuoi colleghi sono abituati a meno che non sia strettamente necessario perchè richiesto dalla norma.
A volte noi della qualità ci facciamo fregare dalla voglia di avere un sistema perfetto e ordinato ma tutto questo potrebbe essere vissuto da chi lavora con noi come non necessario e "di figura" invece che "di sostanza".
Piccoli cambiamenti solo là dove occorre, dunque. Spero di essermi spiegato bene, in caso contrario tempestami pure di domande!
_________________
Alberto - Staff di QualitiAmo

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[Pegasork2]

@Paoloruffatti
@Alberto

certo che siete dei Guru ricolmi d'esperienza!

@Paoloruffatti

nel nucleare?? Che figo! certo che pensare come questi sistemi si adattano a realtà così diverse fa davvero impressione

Prima di tutto grazie per i consigli e subito una domanda a brucia pelo:ma se io associo il modulo alla procedura e le procedure ai punti della norma non ho bisogno quindi della tabella di correlazione giusto?
Esempio PG6 gestione delle risorse e mettiamo caso loro hanno per questa PG un modulo specifico che hanno chiamato M33.

Se ho capito bene se identifico Mod.PG6/33-1 in modo che si mantenga la progressione che usano in azienda ma ci sia anche la correlazione con il punto della norma che è la PG6 in rev.1, in questo caso non c'è piu' bisogno della tabella di correlazione?

Sempre moduli:
Nel caso vi sia un cartiglio nel modulo con rev data oggetto redatto convalida e approvato, la Rev.1 (esempio sopra) nell'identificativo in alto a sinistra è la stessa del cartiglio in basso poichè non c'è un riferimento a un format standard per i moduli giusto?

Ultime domande

Ottima l'idea che mettendo la tabellina in un cap. per ogni PG si evita la PG4.2.4. Non capito la 3a colonna "archivio di raccolta di finale conservazione", potresti farmi un esempio? Considera che qua la gestione dell'archivio non è esattamente come dovrebbe...

Cosa intendi per numero di edizione?

Grazie!

@Alberto

grazie per la conferma sui moduli.

Hai centrato in pieno il punto! piano piano sto capendo che è meglio adattare, vestire la società come meglio si può rispetto la norma. Quando ho proposto alla tutor l'abbandono del progressivo la reazione è stata ahahah ma ha ragione, i Resp.operativi e tutti gli altri sono troppo abituati al progressivo "passami il modulo 33"... e non voglio cambiare le cose, anche perchè è la mia prima esperienza e davvero mi sento molto confuso è ho paura che tutto mi sfugga dalle mani perchè non ho le conoscenze e l'esperienza ancora adatti a gestire bene tutto il sistema. Per ora procedo a tappe cercando di farcelo riconfermare!

Tempestarti di domande? Ahahah eccoti servito

E' nato un problema:

ho davanti un modulo (M58) in pratica con 4 sezioni diverse (pulizia generale dei locali - prodotti e macchinari/attrezzature - personale di servizio - Fornitura materiali/prodotti) e per ogni sezione una lista di voci e un casellario con positivo o negativo. Sotto uno spazio per le note.

Questo modulo loro lo usano per tenere sotto controllo la qualità del servizio una raccolta di non conformità o assenza di tali con la quale il cliente comunica non solo le cose che non vanno ma la società utilizza questo M58 anche per misurare la soddisfazione del cliente, immettendo i risultati nel calcolo degli indicatori prestazionali del servizio reso.

Quindi M58 a quanto ho capito sta un due procedure, una sulla tenuta sotto controllo del servizio e un'altra sulla soddisfazione del cliente. Il modulo corretto solo per la soddisfazione del cliente ancora non lo hanno pronto e usano l'M58 per entrambe le procedure e ho il problema che non riesco a identificarlo.

Domanda: nel caso ho un modulo con M58 che serve per due procedure, mettiamo caso PG2 e PG5 - senza correlazione con la Norma) come mi comporto?

Vediamo se per lundì riusciamo con la mia tutor a presentare un piano di gestione della documentazione

Grazie cari!!!!
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[QualitiAmo - Alberto]

Semplicemente fai riferimento alle due procedure nel sistema che hai scelto per relazionarle con il modulo (codice parlante, notifica interna, tabella di riferimento o altro).
Sarà sicuramente un po' meno pulito ma è pratico e per i tuoi colleghi non cambia nulla.
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Alberto - Staff di QualitiAmo

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[Pegasork2]

Grazie,

se ho capito bene potrebbe essere una cosa del genere esempio per l'M58 e per le due PG2 PG5:

Mod.PG2PG5/58-01

potrebbe andare?

Scusa io sono già fuso... sto in ufficio quasi zombies.
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[2p71828]

secondo me, il template è l'ultimo dei problemi, man mano passerai a sistemi web based o paperless con pagine html e di tutti i template non avrai più memoria. Cosa dire poi dei gestionali e software vari che generano report?
Dare una veste grafica più o meno costante va bene, ma non deve fossilizzare.
Ok invece per un regola di codifica.

La cosa più importante rimane però come strutturare il documento (ovvero quali dovrebbero essere i capitoli presenti all'interno,)
poi quali sono gli acronimi e le convenzioni per la lingua, come si gestiscono compreso stampe e copie
studiare come strutturare una procedura/specifica/istruzione operativa è un'arte che un tempo si insegnava.....
_________________
=fixed(exp(1);5)
sha-1=661bf49e78e9d958032859e811fa1ca27699207a

[Paoloruffatti]

Molto opportunamente 2p71 ricorda che molti "moduli" possono essere sostituiti da files in formato informatico. Non pensate nemmeno di dare un numero alle schermate videoe/o files (specie se si tratta di elaborazioni di un gestionale, ad esempio la famosa Lista dei fornitori Qualificati), basterà che nella tabella finale di ogni procedura, in cui listate gli allegati, mettiate, al posto del codice del modulo, il percorso della videata da utilizzare per fare la registrazione e come archivio finale, cioè il percorso dove trovare il file salvato definitivamente alla fine del processo interessato.

Per i moduli citati in più procedure diverse direi invece di non chiamarli con un codice somma delle varie PG in cui viene citato, come proponi tu, basta che lo chiami con una sigla della prima PG e poi lo citi in un'altra con il codice della prima Esempio tipico le lettere di trasmissione documenti, che io di solito chiamo con la sigla M 4.2 e non M7.2.3 (comunicazioni al cliente) o 7.3.x.

[Paoloruffatti]

Dimenticavo, il tuo modulo M58 mi sembra un risotto, ... o il risotto lo stai facendo tu!
Nel primo caso non capisco come un modulo sia buono per tutte le stagioni: addirittura come raccolta di NC.
Nel secondo caso ho paura che i tuoi colleghi non avendo le idee chiare (fatte tali da procedure precise) hanno utilizzato nel tempo il primo modulo che gli veniva sotto mano e poi lo hanno rifatto ogni volta aggiungendoci una sezione, in cui ci mettono di tutto (risotto alla finanziera).
Che poi il modulo contenga elementi per fare studi statistici è un altro conto: l'utilizzo dei dati contenuti nel modulo possono al limite definire solo dove mettere il modulo alla fine dopo i diversi utilizzi. Nelle diverse PG in cui si dice come fare questi studi si richiamano semplicemente i diversi moduli utilizzati come dati di ingresso per detti studi (come la soddisfazione del cliente che tu citi). Mi spiego, se tu hai un modulo di un processo di produzione (quindi un M7.5.x) che tu utilizzi per fare delle statistiche sui risultati del monitoraggio del processo o del prodotto 8.2.3 e 8.2.4, sai che ridere chiamare il modulo M7.5.3 8.2.4! (al massimo ci giochi al lotto!)

Un'altra possibilità (molto più seria) è che sia un modulo di somma delle registrazioni di tutto un processo. Mi sono capitati casi di raggruppamento di tutte le registrazioni di diverse fasi di un processo complesso di montaggio e prove intermedie di funzionalità, in cui addirittura erano riportate le matricole dei vari componenti significativi che erano stati montati.

Il documento poi andava a costituire una parte importante del dossier di impianto, che permetteva al service di partire da casa sapendo quali componenti erano montati sull'impianto in modo da avere una verifica della correttezza dei ricambi, conoscendo l'inizio delle eventualii modifiche alla progettazione.
in questi casi il modulo ha il codice della prima procedura o IO che lo cita e l'archivio finale è in UT, dove tengono tutti i dossier impianto.

Mi sono divertito ad organizzare un'azienda che commercializzava spezie che arrivavano da tutte le parti del mondo e le miscelava con ricette diverse e poi le confezionava) utilizzando UN SOLO MODULO, dalla offerta alla ricezione dell'ordine, alla produzione (ricetta) ed alla confezione e spedizione, con i relativi spazi di registrazione.
In pratica un solo modulo in ottica di processo, anzichè 6-7 moduli in ottica di funzione, con trascrizione inutile di tutta la parte iniziale "anagrafica"
Ciao .. e scusa le battute. .......ma io sono un barzellettaro mica da poco, tanto che me la batto quasi alla pari con KK!!

[Pegasork2]

Grazie ragazzi per la pazienza...

software gestionali, programmi, template... mi sento un pesce fuor d'acqua.

Il problema è che manca la fase d'addestramento sul campo, è quello che manca per costruire la professionalità uscendo dalla didattica fatta.

La mia tutor ha fatto il mio stesso master e come me non ha avuto un Senior che ti spiega come funzionano le cose e ti addestra come si deve.

Lei è stata buttata nel mezzo e si è fatta un mazzo così per cercare di sistemare il sistema all'azienda in fretta e furia prima della visita dell'ispettrice e devo dire l'ammiro molto per questo, ma è chiaro che se nessuno ti insegna sul campo il mestiere fai il doppio della fatica e della qualità del servizio oltre a sentirti spaesato non sapendo neanche da dove iniziare.

Ora la storia si ripete, un altro stagista buttato nel mezzo, e come prima, nessun Senior della qualità ad addestrarti.

Cmq lamentarsi non serve, ho la voglia e la determinazione per imparare come strutturare e gestire il sistema e in un modo o nell'altro lo farò!

Buona domenica a tutti e grazie ancora
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[Paoloruffatti]

Ciao Pegasork2,
guarda che siamo quì apposta: se ti mancano le basi, pazienza, nessuno nasce "imparato", come dicono a Napoli.
Vedi io sto già seguendo un paio di ragazzi che scrivono qui: uno addirittura frequenta per studio la mia Città (Padova) quindi possiamo vederci e parlarci, ma se tu hai skype possiamo lo stesso vederci e raccontarci di tutto.
mandami il tuo indirizzo skype e vediamoci, se vuoi.

Con un altro ci siamo scambiati un sacco di mail e gli ho mandato parecchi documenti che si sta studiando, poi mi richiamerà.
Ciao per ora

[Pegasork2]

Ciao e buon giorno con una nuova mirabolante avventura del lunedì mattina

Sei molto gentile grazie e devo dire che non posso farmi scappare l'occasione di apprendere da un vero Senior della qualità

guarda il mio indirizzo skype è Pegasork2 (se mi ricordo bene non lo uso da una vita) e la mail è pegasork@hotmail.com

Oggi provo a buttarmi sull'elenco dei rilievi che ci hanno fatto ed essendo il direttore in sede magari gli parlo di quelle che necessitano di essere guardate insieme.

Poi mi sa che devo partire bene dalla conoscenza dei processi e vediamo cosa succede aspettando anche la consulente per la sicurezza.

Buon inizio settimana a tutti.
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