Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[filippo1974]

Ciao a tutti,

da qualche settimana sono stato "promosso" a titolo definitivo alla piena responsabilità sul nostro SGQ (qualcuno potrebbe commentare ironicamente "wow, che botta di c..o!" )

Tralasciando il fatto che questo passaggio si è consumato a meno di 1 mese dall'audit di rinnovo della certificazione 9001... dopo un rapido sguardo allo status quo mi è sorto l'inquietante dubbio che l'apparato documentale del nostro SGQ sia in qualche modo "sovradimensionato" rispetto alle nostre reali esigenze.

Solamente per descrivere i processi "core" dell'Azienda (che sono i classici pre-vendita e progettazione/produzione/erogazione del prodotto/servizio) ho contato qualcosa come 8 procedure documentate e 21 istruzioni operative, con palesi sovrapposizioni (se non addirittura contraddizioni) tra alcuni di questi documenti.

Mi sono pertanto posto come primo obiettivo quello di snellire e razionalizzare questo po' po' di roba, ma qui giunge la mia difficoltà: non avendo esperienze pregresse su SGQ di altre Aziende faccio fatica a capire "quanto distante" sono tra lo stato attuale e dove vorrei arrivare.

Fosse per me, per i processi core farei solo 2 procedure: quella che descrive appunto ruoli e responsabilità per tutto ciò che riguarda la pre-vendita (cioè dalla ricerca di clienti, ai contatti, alle offerte fino ad arrivare all'ordine cliente) e quella che parla della post-vendita (progettazione, produzione, gestione tecnica ed amministrativa delle commesse). Però faccio fatica a pensare se questo approccio opposto a quello fin qui adottato possa essere più efficace.

In particolare poi mi lascia interdetto il numero elevato di istruzioni operative che sono state create nel tempo. L'Azienda per cui lavoro sviluppa prodotti software, e quindi non riesco a pensare a così tante attività operative che richiedono di essere dettagliate da una istruzione.

Sto quindi cercando di capire se esiste qualche spunto, qualche "regola della mano destra", qualche metodo empirico e di buon senso che mi possa dare un qualche spunto sul fatto che la consistenza documentale del SGQ sia o meno appropriata alla complessità organizzativa (al netto, ovviamente, delle inefficienze palesi, tipo come dicevo sopra procedure/istruzioni sovrapposte o in contrasto tra loro).

Ciao
Filippo
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Filippo
Quality System Manager

"E' facile trovare le colpe. E' cercare di fare meglio che può essere difficile." - Plutarco

[KK]

Io mi sono trovato a dover rinnovare il sistema qualità dell'azienda dove lavoro ora a meno di 5 mesi dalla mia assunzione, quindi a dover mettere mano ad un sistema documentale i cui contenuti mi erano pressochè sconosciuti.

Allora ho utilizzato il sistema più razionale che potevo concepire: una tabella di excel.

Ho incolonnato a sinistra i capitoli del manuale qualità (uguali ai paragrafi della iso) poi a destra ho incolonnato le procedure relative ad ogni capitolo e a cascata, nelle colonne successive, istruzioni e moduli.

In questo modo ho avuto una panoramica completa dei documenti in essere.

Da quella ho duplicato tutte e 4 le colonne e ci ho scritto materialmente i nuovi documenti che avevo intenzione di creare.

Infine ho spostato quelli vecchi in modo che risultasse chiaro questa relazione: accanto ad ogni nuovo documento dovevano apparire tutti quelli vecchi che vi confluivano.

Stampando una copia cartacea ogni tanto e prendendo gli appunti del caso (frecce, scritte, cancellazioni) mi aggiornavo il mio sistema mano a mano che leggevo e inglobavo.

Spero di essere stato sufficientemente chiaro...
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Konsulente Kualità

[dario]

Non ci sono regole preconfezionate.
Io gestisco circa 500 documenti (con il buon xls che cita Ste-KK).
con un paio di filtri trovo tutto, dagli archiviati/obsoleti ai numeri identificativi da assegnare.

500?
Ma sei pazzo?
No!
Motivo: Ho un sistema unico. Oltre alla decina di procedure che ti danno il bollino iso, ho integrato e gestisco tutte le procedure, istruzioni, moduli, linee guida, regolamenti, ... che fanno il sistema (di qualità).
Go!

[2p71828]

ciao Filippo e complimenti,

nella mia realtà più vicina a quella della tua consorte, con soli 50 dipendenti, abbiamo 20 procedure, 55 istruzioni operative, e oltre 270 piani della qualità, questi ultimi gestiscono i controlli in produzione (con generazione dei relativi moduli, almeno una decina, personalizzati).

troppe poche procedure/istruzioni mi mettono il sospetto che molto sia lasciato al buon senso e/o non siano considerati i casi limite o le eventuali reazioni alle difficoltà/problemi/esiti negativi/ritardi etc.

Fare un diagramma di flusso per il processo ideale è semplice, ma prevedere come reagire quando qualcosa va storto, anche considerando solo i casi più comuni, rende il diagramma un ginepraio. Così accade anche per le procedure/istruzioni operative, per cui a un certo punto decidi di scinderle.

Ci sono poi istruzioni operative molto specifiche che si applicano a condizioni particolari o a singoli prodotti nascono e poi rimangono lì anche per anni senza essere utilizzate. Queste potresti inglobarle nel piano di controllo
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=fixed(exp(1);5)
sha-1=661bf49e78e9d958032859e811fa1ca27699207a

[Paoloruffatti]

Ciao Filippo,
innanzitutto ricordati che la norma richiede 2 procedure documentate Una è la 4.2 documentazione e l'altra la 8.3.4.5 (in realtà la norma ne vorrebbe 3, ma il processo completo di gestione delle NC e Reclami è unico).

Poi pensa , invece che il buon foglio excel, di far fare alla tua azienda di informatica uno schema con i collegamenti HTML a tutte le procedure , istruzioni di lavoro e modulistica, in modo che l'utente possa trovare rapidamente ciò che gli serve con un clic. Vedo che un sistema di questo tipo è molto apprezzato, perchè la Pigrizia dell'utente è sempre grande e piuttosto che cercare un modulo già esistente si diverte a farne uno a propria immagine e somiglianza ad ogni occasione. Sulla quantità delle istruzioni non metto bocca, perchè il loro numero può dipendere da una serie di fattori infinita. C'è infatti chi fa un piano della qualità per ogni commessa, che invece di richiamare le procedure e istruzioni standard, ne fa ogni volta una nuova.

Sono tutte strade diverse e certamente personalizzate: sta a te decidere se fare le istruzioni di lavoro così, oppure fare dei piani di qualità di commessa con delle mezze paginette che richiamano la istruzione di lavoro standard per il 95% dei requisiti e poi aggiungono solo per quella precisa commessa il 5% dedicato al le varianti di personalizzazione.

Dovrei avere tra le mie cartacce il sistema ormai certificato e collaudato da anni di una società che progetta SW e hardware di elettronica che ha fatto un sistema molto snello: se mi vieni a trovare ne parliamo.

Ti ricordi dove abito e il mio numero di tel? spero di si
ciao
PS: tanti cari saluti ad Anna

[filippo1974]

Grazie Paolo, gentilissimo (e ovviamente un grazie anche per gli altri che sono intervenuti fin qui).

Intanto vedo di sopravvivere all'audit dell'Ente di Certificazione tra 2 settimane, poi cercherò di impostare un po' questa rivisitazione.

Nel caso non mancherò di farmi vivo (il tuo indirizzo non credo di averlo, ma il numero di telefono sì)!

Per cominciare provo un po' a rimuginare su quanto tutti voi mi avete scritto...

Ciao
Phil
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Filippo
Quality System Manager

"E' facile trovare le colpe. E' cercare di fare meglio che può essere difficile." - Plutarco