Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[Essetierre]

Buonasera a tutti dopo essermi presentato vi scrivo il mio primo messaggio riguardo alla qualità...

Vi illustro la situazione in cui mi trovo:

Sono uno studente di Ingegneria Gestionale e svolgo attività di volontariato presso un'associazione che si occupa di servizi sanitari al cittadino, servizi di ambulanza con medico a bordo coordinati da una centrale operativa territoriale di 118 e protezione civile, nonchè servizi di Onoranze Funebri.

All'interno di questa associazione operano 8 dipendenti e mi è stato chiesto di poter migliorare la situazione interna riguardo ad efficienza delle risorse disponibili.

Non c'e' una vera direzione poiche il comitato direttivo è composto totalmente da volontari (e quindi hanno i suoi problemi e la sua vita), che però stanno cercando di risolvere i problemi interni.

Non c'e' al momento un'organizzazione interna che permetta di estrapolare dati da analizzare con indicatori di performance, non c'e' una vera programmazione (se non per i servizi sanitari giornalieri) delle attività e tutto è lasciato al caso al momento delle richieste.

Secondo voi (e secondo la vostra esperienza) potrebbe l'introduzione di un SGQ risolvere i molteplici problemi che si possono incontrare in casi di questo genere?

Scusate se mi dilungo molto, ma sto cercando degli spunti per poter cercare di fare qualcosa per un'ambito, quello della qualità che mi sta affascinando sempre di piu.

Grazie per ora a tutti quelli che vorranno rispondere.

[QualitiAmo - Alberto]

Ciao. Secondo me un sistema qualità molto snello e disegnato su misura potrebbe sicuramente essere utile in una situazione del genere.

Non avendo indicatori e dati dai quali partire, potresti provare a disegnare i singoli processi e a ragionare con le altre persone che lavorano nella struttura per cercare dove potrebbero esserci cali di efficienza, azioni ridondanti, errata distribuzione di risorse, ecc.
Ovviamente dovrete andare per tentativi ma, iniziando a raccogliere i primi indicatori, potrete vedere in fretta se la strada seguita è buona oppure no.

Ti raccomando di non fare nulla di burocratico o pensato per ricalcare sistemi già esistenti perchè, da quel che ho capito, vi serve qualcosa che funzioni in fretta, vi aiuti ad ottimizzare le vostre risorse e crei entusiasmo per proseguire nel progetto.

Se vorrai, ti potremo seguire passo per passo dandoti qualche consiglio. Ti basterà proporci di volta in volta dubbi o domande.

Intanto complimenti per la tua attività di volontario!
_________________
Alberto - Staff di QualitiAmo

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[Essetierre]

Intanto complimenti per il sito.
A chi interessa l'aspetto della qualità, sicuramente è una fonte di know how non indifferente.

Io sono alle prime armi, ma certamente questo spazio web mi aiutera (e spero che un giorno riuscirò a dare anche io dei consigli) a risolvere notevoli problematiche che incontrerò.

Ritornando alla mia situazione:

Uno dei problemi piu grandi da affrontare all'interno è la gestione del personale, poiche oltre ai servizi ordinari che vengono pianificati il giorno per il giorno seguente c'e' il problema che le emergenze non possono essere pianificate e quindi uno puo al massimo far uso di strumenti di statistica per vedere la probabilità che un certo evento accada (sia esso chiemate dal 118 o servizi di onoranze funebri).

Per ora, stavo riflettendo soprattutto su questo e sinceramente non saprei come risolvere il problema (mancanza di dati storici).

Che idee potreste avere a riguardo.

[QualitiAmo - Alberto]

Mi spieghi com'è ad oggi la vostra gestione?
Dovresti essere così gentile da spiegarmi anche la pianificazione ordinaria oltre alla gestione delle emergenze.

Grazie per i complimenti che hai rivolto a QualitiAmo, sono felice se ti potremo essere utili!
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Alberto - Staff di QualitiAmo

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[Essetierre]

La pianificazione si svolge in questo modo:

Per i servizi di trasporto sanitari ogni giorno viene compilato un documente che indica (per il giorno successivo) quali sono i servizi da svolgere chi li deve fare ed a che ora.
Siccome questa pianificazione non si appoggia ad un controllo vero e proprio, a volte i servizi vanno in ritardo (motivi: traffico sulle strade, ritardi in ospedale...), con notevoli disagi per i clienti.

Questa è l'unica pianificazione svolta all'interno.

Il problema principale (oltre ai dipendenti che non si sentono coinvolti nella mission dell'organizzazione poiche remano contro la direzione cercando di fare il meno possibile) sono i servizi di emergenza che sono casuali (si potrebbe cercare di studiarli statisticamente però) sia pr quanto riguarda le chiamate del 118 cui viene posto un'equipaggio a parte (sempre formato dai dipendenti), i servizi di onoranze funebri e quelli di emergenze di protezione civile.

E' su questi che non so come comportarmi. Qui siamo di fronte all'incertezza con ovvie esigenze di personale quando avvengono queste emergenze poiche sono impegnati con servizi ordinari.

A volte sono chiamati i volontari, ma altre volte abbiamo c'e' bisogno di personale interno che non è disponibile al momento.

I possibili indicatori (esterni ed interni) non vengono valutati (gli unici che vengono guardati sono quelli economici finanziari quando viene redatto il bilancio).

Mi stavo chiedendo come in SGQ possa intervenire e possa essere di aiuto in questi casi.

PS: ci sono notevoli problemi di gestione all'interno (sprechi di tempo, spreco di fonti di energia...), ma quelli che sono importanti almeno per adesso sono quelli che ho elencato prima.

Grazie delle risposte.

[dario]

Ciao, ho letto tutti i messaggi del tuo post.
Forse una nota iniziale: non hai, per ora, l'obiettivo di efficienza, ma iniza con l'obiettivo di efficacia, che è già moltissimo.
Per affrontare il tema è corretto se inizia da un tema, per esempio la pianificazione, oppure la gestione delle RU.
Se, come dici, non hai dati storici su cui lavorare, inizia a raccoglierli, così tra poco ci saranno.
Se iniziassi con un bel piccolo team di collaboratori motivati che ti vogliano seguire e supportare? Vantaggio: a parte la motivazione e le forze a disposizione, avresi un bel confronto di idee. Parti con un bel brainstroming e mettete a fuoco i temi chiave da iniziare a chiarire e risolvere.
Altrimenti rischi di essere dispersivo e solo. non credi?
Come ti diceva quella bellissima persona dello staff, qualitiamo c'è e se vuoi ti da una mano.
ciao