Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[Rosko]

Se ogni documento, utilizzato per registrare secondo quanto previsto da 4.2.4, è identificato con una sua codifica:


Es. procedura gestione documenti "PRO-001 in rev 0 del gg/mm/aa",
Es. Elenco fornitori "ELENCO FORNITORI APPROVATI - gg/mm/aa"


perchè devo codificare anche il template?


Es. template per procedure "mod.005 rev 3 del gg/mm/aa" da utilizzare per redarre la procedura gestione documenti "PRO-001 in rev 0 del gg/mm/aa"
Es. template per elenco fornitori "mod.035 rev 2 del gg/mm/aa" da utilizzare per redarre "ELENCO FORNITORI APPROVATI - gg/mm/aa"


Quale parte della norma mi obbliga a fare questo.

Ovviamente avere un template standard aziendale, come per esempio, le richieste d'acquisto, i test report, le dichiarazioni di conformità ecc. è comodo, ma soprattutto aiuta a mantenere l'ordine. In moltri altri casi è solo una perdita di tempo. Se poi ho un cliente che mi chiede che il riesame preliminare del progetto deve essere redatto in questo modo, piuttosto che in quest'altro cosa faccio? creo un template per ogni cliente?cosi ne gestisco 50000?

Chiedo questo per evidenziare altri 2 casi pratici che mi sono capitati:

1 CASO
Nella mia azienda le NC sono gestite tramite un portale Web. Il "modulo" da compilare è un FORM in HTML. Tutti sono obbligati ad utilizzare questo form. Se viene modificato, l'aggiornamento è istantaneo ed è impossibile che qualcuno si trovi a lavorare con vecchi FORM.
La società che gestisce il sistema mi ha chiesto se abbiamo già deciso il codice del template per quando si stampa il documento.
Perchè? a cosa serve? non basta il codice della NC con la data?
Risposta: ...ehh ma la ISO...essendo un modulo deve essere codificato...dopo fanno storie (ndr gli Auditor)... ecc. ecc.

2CASO
ho 70 moduli (in .doc e .xls) per i "template" più disparati: modulo template per vendor rating, modulo elenco fornitori, modulo piano annuale visite ispettive, modulo check list generico (!?!?), che a mio avviso non hanno senso di esistere. Nessuno li usa.

Gli unici template o moduli che terrei in quanto utili per mantenere comunque uno standard per tutti sono: i form per istruzioni di lavoro, procedure, test report, riesami, richieste d'acquisto, questionari, interventi esterni ed altri 7 o 8. Non di più.

a cosa mi serve il template per "elenco fornitori"? ho un solo elenco fornitori, non ne ho 50. E quando cambia aggiorno la data del documento.

idem per l'elenco norme, la matrice delle competenze ecc. ecc.

Voi che ne dite?

[Paoloruffatti]

Caro Rosko
dici bene: non c'è scritto da nessuna part che si debbano fare i templates; se hai un buon gestionale che ti permette di estrarre dati per le statistiche per la costruzione degli indicatori, i moduli cartacei si riducono davvero a quattro.

Sto completando in questi giorni l'iter certificativo di una SWhouse: li non ho fatto praticamente moduli, solo stampe di check list,per l'8.2.3 o 8.2.4 per registrare i collaudi, che poi non sono altro che le WBS che servono anche a gestire la configurazione.
Loro addirittura hanno automatizzato, su mio progetto, un sistema (simile per funzionalità al tuo) di gestione delle chiamate per assistenza, che diventano NC se si tratta di bug; poi passi alla ricerca delle cause e parte in automatico la schermata per le AC e poi la verifica di efficacia.

Alla chiusura di ogni passo il Sw va ad alimentare le opportune categorie per conoscere lo stato (quante NC e AC, aperte o chiuse, ecc.) senza andarsi a comperare quei costosissimi ed inutili "gestionali per la qualità" inventati da qualche mente malata.

Certo per spiegare bene il vostro sistema della gestione della documentazione e delle registrazioni, (se poi hai le firme elettroniche ..... ceertificate), devi fare una 4.2 fatta molto bene.
Ciao
PS sei sparito: hai visto che stiamo facendo una bella discussione sul thread Brainstorming? ... dai vieni anche tu!

[Rosko]

Grazie Paolo, ... non sono sparito, semplicemente non sono più riuscito a seguire il forum ultimamente. ero full immersion su alcuni lavori molto complessi. Adesso dovrei avere più tempo (motivo per cui sto riprendendo in mano il sistema).

ieri sera ho dato un occhio al Brainstorming ma ero troppo stanco per rispondere. Vedrò di partecipare.

tornando al topic:

[Paoloruffatti]

Piano, Rosko!
la 4.2 è una delle poche procedure documentate che devi fare secondo la ISO 9001; guarda che se non la fai ti becchi una NC...... a meno che tu non abbia scritto bene il capitolo del manuale che spirega il vostro sistema di gestione documentale.
Poi ci sono delle realtà che hanno un albero delle directories che sembra un baobab e quindi è necessario per lo meno dare lo stradario tra rami e rametti per gli utenti, specie i giovani nuovi che arrivano, altrimenti impazziscono e/o perdono tempo.
ciao

[Rosko]

Forse non ci capiamo.

Abbiamo sia la procedura 4.2.3 (documentazione) , che la 4.2.4 (registrazioni), abbiamo inoltre un istruzione per la codifica e redazione dei documenti sia cartacei che sul gestionale e diverse "best Pratices" per la redazione delle specifiche Harware e software.

In nessuna parte però (tranne in qualche caso) dico che devono essere utilizzati dei determinati template per le registrazioni e che questi template devono essere gestiti con un codice.

Io specifico solo dove archiviare le registrazioni e come codificare.

ti faccio un esempio più chiaro.

La nostra procedura per la gestione della documentazione si chiama PA-001, ed è in revisione 5

Il template utilizzato per redarre le procedure (che è lo stesso di quello per le Istruzioni di lavoro dato che il layout è lo stesso) è il mod.015 in rev 3

decido di fare una modifica alla procedura ma la rilascio su carta intestata anzichè utilizzare il solito mod.015
Come risultato ho una PA-001 in rev 6.

In nessun punto del manuale, procedure, istruzioni dico che le procedure devono essere scritte per forza sul mod.015. L'unica indicazione è il codice del documento, cosa deve essere riportato, dove archiviarlo e come gestirlo.

sto sbagliando?

se non sbaglio significa che la codifica dei template, ovvero la codifica dei moduli per le registrazioni, non serve. Serve solo la codifica della registrazione stessa.