Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[Andrea1]

Buongiorno a tutti;
ho un quesito da porre...
Lavoro in un'azienda del settore alimentare (prodotti dolciari) e c'è la necessità di realizzare sempre nuovi prodotti per venire incontro alle esigenze dei nostri clienti. Il mio problema è la gestione della documentazione inerente alla ricerca e sviluppo, perchè nel mio settore (non so negli altri) tale procedura viene vista un pò male, nel senso che la direzione non vede di buon occhio molta documentazione riguardante le ricette e le varie modifiche (sono sacre!). Nel nostro ultimo audit (IFS, non siamo certicati ISO) l'auditor ci ha comunque rilevato che la documentazione è un pò troppo sintetica.
Secondo voi come si può gestire questa procedura in maniera soddisfacente e che non urti tuttavia la Direzione? O meglio ancora, come si può far leva sulla Direzione per far capire che comunque mantenere una traccia dello sviluppo di nuovi prodotti è un valore aggiunto e non un rischio?
Grazie mille a tutti in anticipo e buon lavoro!
P.s.: ho postato qui, ma se non è nel posto giusto potete spostarlo
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Andrea

[QualitiAmo - Stefania]

Ciao Andrea. In effetti quando vai a toccare la ricerca e sviluppo ci sono sempre molti problemi ma normare un processo non significa condividere il know-how aziendale (che, comunque, spero risieda in posto sicuro, con regolare back-up, con chiavi di accesso condivise, ecc.)

Potresti condividere la tua procedura (quella che ti è stata contestata) in modo da vedere che cosa manca? Potremmo partire da lì. Sarebbe interessante anche visionare le note dell'auditor, in modo da sapere quali punti critici ha evidenziato. Puoi spedire tutto a contatti@qualitiamo.com ma solo dopo aver tolto ogni riferimento all'azienda in modo da non creare problemi di privacy.

Fammi sapere, ciao!
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Stefania - Staff di QualitiAmo

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[Portello]

La butto li.
Puoi tenere traccia delle modifiche tenendo nascosti, per motivi di copyright, i contenuti delle modifiche.
Nella documentazione di sviluppo "torta della nonna" puoi mettere l'elenco delle modifiche (numerandole?) e il motivo, rimandando ad un archivio segreto il contenuto della modifica.
I contenuti delle modifiche sono di esclusiva consultazione da parte della Direzione o di persone da lei direttamente nominate.
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Portello
Più è semplice, meglio è

[Andrea1]

Stefania: per oggi pomeriggio vi mando un pò di documenti. In realtà la procedura in se non è stata criticata, la critica ha riguardato la documentazione prodotta, il che oggettivamente aveva ragione. Il mio problema di fondo è quello di tenere traccia documentata della ricerca e sviluppo facendo conciliare la difficoltà che incontro per giustificare tutta la documentazione che si crea...

Portello: anch'io pensavo una cosa del genere, anche se la soluzione migliore sarebbe comunque far capire che tenere traccia di queste cose permetterebbe (ad esempio) di non commetere due volte uno stesso errore ...
E poi si potrebbe discutere che se viene creato un archivio protetto avrebbe senso se chi di dovere dopo lo consulta, cosa che già avviene con un pò di difficoltà con la documentazione "normale" (ma qua si apre un altro discorso molto più lungo... credo si tratti di un problema condiviso)
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Andrea

[QualitiAmo - Stefania]

Ho capito, Andrea. Ma oggi esattamente cosa fate per mantere traccia di ciò che viene fatto nel campo ricerca e sviluppo? Perché immagino che qualcosa, magari poco, farete.

Comunque forse capiremo di più vedendo i documenti. Li caricherò non appena li invierai. A dopo, ciao!
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Stefania - Staff di QualitiAmo

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[Paoloruffatti]

Ciao Andrea,
la soluzione di Portello, secondo me, potrebbe essere quella giusta.

Sai, io mi sono trovato in un caso ancora più pesante: ho seguito una società che fa sistemi di protezione / allarme di banche.
La progettazione deve essere fatta, ovviamente, su planimetrie che devono essere segrete.
Il risultato della progettazione (cioè percorsi cavi, posizionamento quadri, chiavi di accesso, ecc) deve essere segreto.
L'elenco componenti da impiegare non è divulgabile (se no i ladri saprebbero che apparecchiature si troveranno di fronte al momento dello scasso).
Tutto il processo di montaggio, poi deve rimanere segreto.

Come abbiamo fatto il sistema 9001?, ti chiederai
beh! ..... è un segreto!!!

Scherzi a parte abbiamo semplicemente raccontato che il progettista progetta sulle planimetrie della banca e le rinchiude in cassaforte ogni sera, assieme agli elaborati grafici, produce l'elenco pezzi e lo porta direttamente a magazzino,. che prepara i pacchi dei componenti che gli operatori portano in cantiere; gli operatori al mattino prima di partire hanno un briefing (in cui non prendono nota su niente) col progettista che dà loro indcazioni su come e dove passare i conduit e i cavi e/o dove posizionare i sensori. Alla fine della progettazione le planimetrie vengono restituite al cliente.

L'unica traccia scritta è l'elenco pezzi che il titolare dell'azienda tiene in una cassaetta di sicurezza in una banca che nessun dipendente conosce.

Alla banca cliente non viene rilasciato nulla di tecnico, solo le istruzioni di accensione , spegnimento e chiamata in caso di allarme.

Nella gestione commesse i clienti sono noti solo con un numero progressivo e gli operatori conoscono l'indirizzo solo la mattina in cui inizia il cantiere (che dura al massimo due/tre giorni).
Inutile dire che il personale che viene assunto è schedato e, d'accordo con l'interessato viene richiesto un controllo speciale in questura (non si sa come viene fatto!!)

Per voi è più facile: il contenuto delle prove/modifiche può essere salvato in un computer con disco rimovibile e scollegato dalla rete internet aziendale.
Dico rimovibile perchè mi è capitato un paio di volte di assistere a strani furti di computer in aziende mie clienti; strani perchè i ladri portavano via un solo computer, quello giusto, cioè quello obsoleto senza valore commerciale, in cui c'erano i dati segreti.

Le vostre modifiche possono essere numerate senza dire che cosa è stato fatto per quella modifica. (il lotto di produzione potrebbe portare all'interno l'indice di modifica, per la rintracciabilità)
Le ricette possono andare a finire nel famoso disco fisso rimovibile ,con password di accesso per la consultazione solo ad un numero controllato di persone, ciascuna con propria password e Sw che tiene traccia di tutti gli accessi, con data e ora.
Poi saprai che, dicendolo prima nel contratto, puoi inibire l'accesso di alcune zone dell'azienda, sia al cliente, sia al certificatore ISO, se i processi di produzione sono dichiarati OFF Limits.
ciao

[Andrea1]

Grazie a tutti dei consigli, adesso mando via un pò di moduli così poi si potrà darci un'occhiata. Io li ho preparati usando una modulistica già pronta, quindi accetto consigli e/o modifiche da apportare.
Un saluto
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Andrea

[QualitiAmo - Stefania]

Ecco i moduli che ci ha inviato Andrea. Diamo tutti un'occhiata e poi rivediamoci qui per i commenti. OK?

Avanzamento lavori progetto
Scheda nuovo prodotto
Pianificazione RS
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Stefania - Staff di QualitiAmo

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[QualitiAmo - Stefania]

Eccomi Andrea, finalmente ho dato un'occhiata ai tuoi moduli che mi sembrano fatti bene.

Da quel che ho capito fanno poi riferimento a documenti esterni, corretto?

Visti così e ipotizzando una documentazione di supporto, non mi pare ci sia nulla da aggiungere a parte quello che ti hanno già suggerito.

Gli altri cosa ne pensano?
_________________
Stefania - Staff di QualitiAmo

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[Paoloruffatti]

Ciao Andrea 1,
mi sembrano moduli fatti al risparmio: difficili da leggere in particolare l'ultimo non è un modulo di pianificazione è un chi-fa che cosa, ma non dice quando (c'è una data di completamento, ma nessuna sequenza temporale); anche il chi non mi è chiaro. Il modulo sembra tanto essere un verbale di riunione con tanti posti delle registrazioni di avvenuta attività (non mi è chiaro se ci sono più verifiche e se si in che momento del ciclo vanno fatte).

Io comincerei daccapo: fai un foglio con alla sinistra la WBS (l'elenco delle attività da fare in sequenza precisa di tutte le fasi comprese quelle di riesame e verifica, poi metti una colonna in mezzo con i tempi previsti (in ore) e le persone incaricate di fare la singola fase; nella destra metterei le barrette di Gantt per definire la data di completamento, oltre alle correlazioni/vincoli tra le fasi e la visualizzazione della sequenza.

Le registrazioni di completamento della singola attività le metterei sui documenti prodotti nella fase. Ad esempio se la fase è la prova di cottura della nuova ricetta, scriverei i risultati ottenuti con data e firma sulla ricetta stessa e se hai modificato il tempo di cottura modifichi il tempo previsto e tieni la ricetta modificata come documento di registrazione (o la distruggi, ma lo devi dire in procedura che lo fai per segretezza), mentre la ricetta finale va messa in cassaforte con la firma di validazione del Capo.
mi sono spiegato?

[Andrea1]

Stefania: è esattamente come dici tu, chiaramente poi fanno a riferimento ad altri documenti (nuova ricetta, verbale di riunione, prove di assaggio...)

Paolo: grazie mille per i tuoi consigli. Adesso provo a ragionarci su alla luce delle tue considerazioni

Un saluto
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Andrea