Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[gibbosky]

Oggi ho iniziato a fare i primi sopralluoghi in una azienda ancora una volta di autotrasporti, come quella terminata un mesetto orsono.
L'azienda è certificata 9001/14001/18001 piùEccellenza (tra cui SQAS), come vi dicevo nell'altro TOPIC.
Ho passato quindi un paio di giornate ad intervistare i vari Process Owner (bello inglesizzare) per poter capire in che modo rivedere le loro procedure...dal momento che le trovano obsolete... e troppo macchinose . L'attuale e quindi futuro RQ, che al di fuori dell'ambito qualità si occupa di contabilità ha manifestato una certa mancanza di comunicazione interna.
Mi ha pregato di fare in qualche maniera per redarre una procedura specifica laddove venga prevista una riunione del management, almeno con cadenza bisettimanale. Gli ho chiesto il motivo per il quale sentiva questa forte necessità... da quello che ho compreso, la necessità impellente di questa riunione è che si ritiene escluso da certe logiche strategiche attuate dal commerciale (AU) sulla base della propria esperienza. Faccio un esempio, il commerciale contatta un cliente, fidelizzato o meno, il quale chiede un preventivo per un trasporto, magari intermodale, ebbene il commerciale (AU) conoscendo perfettamente tutti i costi relativi alla gomma ed alle ferrovie e quant'altro inerente al servizio da erogare va alla grande da solo senza rendere partecipe le altre funzioni, ma non lo trovo così strano... alla fine.
Detto questo chiaramente oltre a questa particolare incomprensione tra commerciale e contabilità, lui vorrebbe che dalla riunione (sempre solo del management ed a seconda dell'argomento in ordine del giorno dei rispettivi responsabili) che emergessero scelte da fare su base di dati raccolti inerenti a vari processi.
A questo punto ho chiesto se avevano dati, e lui stizzito mi ha detto se scherzavo... continuando dicendo... " un'azienda come la nostra vuoi che intraprenda startegie senza il supporto di dati ?"...
Subito dopo ho fatto un esempio... senti mi dici la percentuale di ritardi di carico che avete presso vostri clienti ?
La risposta ricevuta la lascio a voi.
Mi ha poi detto che le loro strategie le applicano in base a questi dati (quali) raccolti... ed io mi sono permesso di chiedere, scusate, ma chi sta in prima linea lo interpellate mai, prima di attuare strategie...come ad esempio intensificare i trasporti ?
La risposta è stata ci mancherebbe altro !!
Morale, hanno pianificato un viaggio per domani, contando sul fatto che fosse manutenuto e pronto per viaggiare entro oggi... ovviamente non è stato possibile ...viaggio annullato con tutte le conseguenze sul cliente.
In sostanza vi chiedo, quanto secondo voi è importante comunicare con coloro che sono le risorse umane destinate alle varie attività di processo?
A me sembra che loro vogliano far arrivare informazioni prese a prescindere in output dalla riunione settimanale agli operai e vari addetti...
senza tenere conto assolutamente del loro parere....

Come gestireste la comunicazione interna in tale realtà?
Pro o contro la rinuione settimanale ?

Saluti

raffaele

[rouge]

Ciao Gibby...finalmente ci si risente..
Ho letto il tuo post e a dire la verità non ho capito molto bene come qs azienda pianifichi un viaggio...sul fatto che il commerciale vada da solo nel preventivo e tutta la pianificazione non ci trovo nulla di strano perchè è quel reparto li che si occupa del traffico e quindi conosce alla perfezione costi e quant'altro gli serva per definire il tutto..io faccio uguale..cioè io mi occupo del traffico e io decido se fare un determinato trasporto e se riesco a farlo per la data richiesta dal cliente. Non mi rivolgo di sicuro a chi si occupa della contabilità perchè non conosce ne costi chilometrici ne esigenze del cliente ne disponibilità dei mezzi....
Sul fatto che abbiano pianificato un viaggio per domani e non siano riusciti a mantenerlo ti devo dire la verità ..e cioè non scandalizzarti perchè il mondo dell'autotrasporto funziona nel 90% dei casi cosi...cioè dicono di riuscire a fare un det trasporto ad una det data e poi non riescono perchè spesso , vista la concorrenza, cercano di raccimolare più lavoro possibile e poi si trovano nelle "curve" e ci rimette il cliente che non ha il materiale quando serve..però c'è anche da dire che spesso si prendono determinati viaggi perchè magari hai un mezzo in quella zona e ti manca il ricarico però nello svolgimento di tutta la tratta ( carica da una parte, scarica dall'altra, ricarica di nuovo li in zona...) possono esserci ritardi non imputabili al vettore che "sballano" tutta la pianificazione ed ecco il patatrac e i ritardi...certo è che chi si occupa di pianificare i viaggi e le consegne deve tenere conto di un sacco di elementi, dalla disponibilità dei mezzi alla parte normativa ( soprattutto ore di guida e di riposo) e deve avere un minimo di comunicazione con chi svolge effettivamente il trasporto . Ad esempio non si può pretendere che un autista sia oggi a ravenna a caricare e domani mattina alle cinque a scaricare in Valle d'Aosta..ho fatto un esempio assurdo..ma spesso molti hanno delle pretese che non stanno nè in cielo nè in terra..e poi ecco che non rispettano le consegne....

[papero]

Uhmmm bel futuro RQ Però della riunione periodica mi sembra buono, avevo avviato la stessa cosa da RQ un tempo. Quello che temi potrebbe avvenire comunque anche senza una riunione ufficiale
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There's a new man in town!

[Stregatto]

La riunione settimanale è inutile se partecipano solo coloro che stanno nella stanza dei bottoni e se queste persone non hanno i dati che servono per prendere certe decisioni. Delle due l'una:

1) o si raccolgo PRIMA i dati e poi il management si riunisce e decide
2) o, se non si hanno dati, occorre che alla riunione partecipi anche chi ha davvero il polso della situazione

Per quanto riguarda i trasporti organizzati senza interpellare la contabilità...il problema è che ci sono pasticci con i documenti da preparare?

[dario]

Una riunione settimanale è sempre, ovunque, utilissima.
Ma deve essere:
- pianificata
- strutturata
- breve a sufficienza per non essere dispersiva (se strutturata lo è)
- gestita da un responsabile
e... visto che parliamo di qualità:
- documetata (un verbalino strutturato e condiviso che riporta le decisioni, i termini, le rsponsabilità per le decisioni ... va bene anche una todolist, se ben fatta e condivisa) aiuta moltissimo.

[bull]

tutto perfetto ma, come diceva stregatto, non devono mancare le info di base per poter prendere le decisioni. se i canali informativi sono cortocircuitati c'è ben poco da fare riunioni, purtroppo

[rouge]

Secondo me da come sembra impostata la cosa la riunione bisettimanale è una perdita di tempo..cmq i vertici prenderanno le loro decisioni senza interpellare le risorse umane, mi sembra che la comunicazione interna sia lacunosa..e poi non ho capito quali dati raccolgono per prendere decisioni strategiche e come.

[gibbosky]

Grazie a tutti ragazzi delle preziose informazioni che come sempre elargite.
Chiedo a Dario, senza quotarlo, cosa intendi per todolist?
Ciao Rouge, ben trovata a te come agli altri... ma, guarda lui mi ha solo parlato di riunioni strategiche del managment, laddove in presenza di analisi di dati (che non ho capito quali siano) si rpendano decisioni , da sbattere in faccia alle risorse impegnate nelle varie attività, senza chiamarle in causa .

Sinceramente vedendomi contrariato il RQ si è molto alterato e l'ho diciamo licenziato dicendogli che ne riparleremo poi.

grazie ancora

[papero]

Capito meglio com'è conciata l'azienda, devo rimangiarmi quello che ho detto. Il clima aziendale è pessimo, c'è il rischio che le riunioni non servano per far andar meglio l'azienda ma per mettere i bastoni tra le ruote ai suoi ingranaggi. Scommetto che la cultura lì dentro è ancora per funzioni, non per processi
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[dario]

scusa l'anglicismo...
la to do list è uno strumento operativo semplice ma efficace che di regola si usa nella gestione, nella gestione progetti, nella getione multiprogetti, ma anche nella vita quotidiana.
In poche parole, una bella lista, se puoi in excel o in tabellina word, magari in outlook, dove ti da anche le scadenze e richiami.
una lista di tutto:
attività da fare, telefonate importanti da fare, dossier da preparare, riunioni importanti da fare eno dimenticare, lista della spesa in casa, termini da mai dimenticare ecc.
Talmente semplice che non la facciamo, poi dobbiamo correre ai ripari.
Si collega con il bellissimo discorso del time management se ci mettiamoa nche le priorità... ma non tutte "priorità zero ) ...
ciao

[gibbosky]

ah...ecco to do list (lista delle cose da fare) mi suona meglio...
l'altro più che anglicismo mi pareva uno ibericismo.. todolist