Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[QualitiAmo - Stefania]

Vi segnaliamo questa notizia pescata in rete sul sito PMI:

In accordo con i risultati di una recente ricerca, molti degli impiegati aziendali non sarebbero in grado di archiviare nella maniera più corretta le email poiché troppo spesso soverchiati di lavoro o poiché ritengono avere troppa poca confidenza con le proprie abilità in campo IT.

Oltre il 75% degli impiegati interessati nella ricerca hanno dichiarato di non aver mai ricevuto chiare linee guida riguardo ai metodi con cui archiviare le email, mentre un terzo di essi, ritiene che la propria compagnia non abbia alcuna policy in merito alla gestione delle email.

Circa un terzo dei 260 intervistati ha dichiarato di aver perso più volte documenti elettronici importanti e di non essere mai riuscito a recuperarli. Circa la metà ritiene l'opera di archiviazione delle email un compito troppo dispendioso in termini di tempo, mentre un terzo ritiene tale operazione troppo complicata o inutile.

Il 41% non salva gli allegati ai messaggi di posta elettronica, lasciandoli collegati alle email per sempre, mentre solo la metà degli intervistati ha riferito di aver impostato un limite all'archiviazione dei messaggi ricevuti.

Circa un quarto di essi salva i file nei sistemi della compagnia per cui lavorano, mentre solo il 28% li memorizza all'interno dei loro hard disk.

Secondo gli esperti del settore, le organizzazioni hanno ancora un approccio troppo rilassato all'argomento e non riescono a comunicare agli impiegati l'importanza di tale pratica. Si rischia così di perdere numerosi dati importanti e di aumentare inutilmente i costi.

Nella vostra azienda c'è una linea guida per questo tipo di attività? In caso contrario vi ritrovate nello studio fatto?
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Stefania - Staff di QualitiAmo

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[dario]

interessante!
io mi metto tra quelli che lasciano tutto sul mailserver e una volta all'anno grazie al soft (outlook) archivio i mail di due anni prima. I mail dell'anno prima sono sempre disponibili direttamente.
Ma devono lasciarmi 250 mega almeno di spazio. Capita che devono ampliare, se l'anno è "pesante".
Nessuna specifica o direttiva, ma grazie al vostro contributo lo proprrò ai gestori del mailserver. grazie mille

[LAq]

nel mio ufficio è una pratica ben consolidata e in tante occasioni rivelatasi utilissima per ripescare vecchie comunicazioni, l'importante è la costanza, ovvero archiviare le email di volta in volta.

Ecco il percorso per la conservazione:

PC - Nei Documenti
creare cartella EMAIL
sottocartelle INVIATE e RICEVUTE
(con backup periodico, es. mensilmente, su cd)

Criterio rintracciabilità:

numerare le email inviate con un numero progressivo preso da un elenco excel. questo file excel è composto da una colonna con i numeri, una per destinatario, una per oggetto dell'email.
facendo i filtri è poi facile rintracciare determinate comunicazioni.

per le ricevute, noi le salviamo nella cartella suddetta, rinominandole anteponendo la data di ricezione, es. data odierna: OTT 08 - Richiesta informazioni.

spero di essermi spiegata bene

[bull]

a ma sei una fanciulla!
ti sei spiegata benissimo, grazie per le dritte che ci hai dato.

[LAq]

sì bull, sono una fanciulla 8)

spero che siano indicazioni utili...

[Giuliavezzaro]

Scusate se mi riattacco a questa discussione di tempo fa....

non ho ben capito ma le salvate sul disco fisso del pc nella cartella documenti come file?

ma non è una cosa assurda da fare e lunghissima?

io le lascio nell'outlook e settimanalmente salvo il backup.

[DiegoLas]

Sono completamente d'accordo è assurdo e lunghissimo.
Ho un collega (responsabile progettazione) che archivia in questo modo , suddivedendo tutto in cartelle x argomento. Ma regolarmente prima che trova la mail agognata passa un'ora (a volte gli argomenti si sovrappongono etc etc)

Io semplicemente sposto le mail da in un file dati di outlook pst
File > nuovo > file dati pst
Nomino il file per l'anno in corso e archivio tutte le mail, le attività ed il calendario. Se mi serve un informazione, recupero il file pst , e uso TROVA

il problema non è archiviare, piuttosto leggere le mail...

[QualitiAmo - Stefania]

Ciao Diego! Grazie per la tua testimonianza. E' proprio la quotidianità di ognuno di noi ad essere così preziosa per il forum e a costituirne il suo tesoro per chiunque lo frequenti.

Venendo all'argomento, non credo ci sia un sistema migliore di altri per archiviare i file. Tutto dipende da come siamo abituati e da come lavoriamo nella nostra organizzazione.
Fatti salvi, dunque, i "paletti" da rispettare, sta alla singola azienda (o al singolo lavoratore nel caso di archivio personale) trovare il modo più congeniale per memorizzare i documenti importanti.

Backup periodici del sistema di posta, cartelle divise per argomenti sul disco fisso...va bene tutto a patto che troviate ciò che cercate.

Comunque sono d'accordo con Diego: il punto cruciale è leggere non archiviare!
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Stefania - Staff di QualitiAmo

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[mascalzone79]

Mi allaccio al discorso per esporre il mio metodo personale (anche se so che è poco "space friendly").
Le mail sono archiviate regolarmente per argomento (qualità, sicurezza, organizzazione, comunicazioni interne, ho persino una cartella per farmi due risate con gli strafalcioni!). Non cancello mai gli allegati (a meno che non sono da 10 Mb ognuno), perché generalmente il testo delle mail spiega il contenuto degli allegati. Cancello solo le mail inutili (del tipo "ricordarsi di spegnere il climatizzatore la sera"), e salvo sul pc solo gli allegati che m'interessano (generalmente documenti attinenti alla mia attività).
Se nonostante la suddivisione in cartelle, mi rendo conto che non riesco a trovare una mail, attivo la funzione di ricerca sul programma per parola chiave: generalmente mi dà non più di 20-30 risultati, dai quali è facile rintracciare quello che m'interessa.
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Insisti e resisti, ottieni e conquisti!!

[Paoloruffatti]

Vorrei provare a discutere sulla filosofia:
Bisogna distinguere i contenuti dal mezzo che si utilizza per trasmetterli.
mi ricollego a quanto dice Mascalzone, ....... che si contraddice.
caro Mascalzone, tu dici infatti che archivi "per argomento", ma poi tieni una cartella "comunicazioni interne".
Nelle comunicazioni interne (che sono un MEZZO, come la mail, la telefonata, la lettera, il messo a cavallo ecc.) ci può essere di tutto anche elementi relativi a più argomenti.
Archiviare le mail come tali per me è un casotto.

Con una mail mi possono arrivare degli allegati che archivio nella sotto cartella, della commessa/cliente, relativa a quell'argomento.

Se chi spedisce la mail non invia un allegato, copio incollo il testo e ho un documento di Word, che salvo subito nella sua cartella/sottocartella come sopra.

Chi dice che archiviare per argomento è macchinoso, mente sapendo di mentire perchè:
- o non legge la mail- allora è davvero un casotto archiviarla-
- o la legge, capisce il problema (l'argomento) e sa immediatamente
dove mettere quel testo

Tutti indistintamente i miei clienti usano di solito i sistemi più astrusi e quando faccio vedere loro che il sistema per argomento è l'unico che permette un ordine massimo e il ritrovamento del documento in pochissimi secondi (senza bisogno di protocollature, o liste in excel farraginose) non lo mollano più.

Ho imparato questo sistema da project manager, quando il cartaceo era l'unico sistema per archiviare.
Avevo un archivio in una stanza da 5X7 m con oltre 1500 argomenti (una centrale elettrica di solito ha circa 1000 fornitori e molti fornitori hanno diversi argomenti), e quindi migliaia di faldoni.

Avevo solo un indice di circa 100 pagine, per trovare il faldone che mi serviva e le ricerche raramente duravano oltre i 20 secondi.

In una struttura per progetti , poi è importantissimo che la struttura delle directories sia uguale per tutti i progetti, ....... ed è proibito usare delle directories chiamate "varie"!!!.
Questo perchè se uno dei PM vince 140 milioni di € al super enalotto, chi lo sostituisce il giorno successivo, è in grado di subentrare nel progetto, ritrovando tutto al massimo in 20 secondi.

Se ci pensate un attimo quando siete in obbligo di cercare qualcosa inviata tre mesi fa (per mail/lettera, ecc.), chi vi fa la domanda raramente ti cita la sua mail, di solito entra in ARGOMENTO..... già chi vi chiama è forse un intestatario di una cartella e fin che parla al telefono voi aprite la sua cartella e in una frazione di secondo, sempre fin che parla, continuate ad aprire le sottocartelle fino a trovare la cartella in uno dei livelli dell'albero delle directories che se è ben organizzato, ciascuna cartella non contiene mai più di poche unità di documenti.
Aspetto contradditorio!
ciao a tutti

[Paoloruffatti]

Ri-posto, dopo aver riletto il testo iniziale di Stefania.

Il grave problema del sistema di filing è imprenditoriale.

Tutti indistintamente i manager che conosco mi hanno espresso concetti del tipo che "l'archiviazione è una roba da segretarie".

La statistica che riporta Stefania dice che è solo il 75 % io dico almeno il 99,9%.

Mi è capitato di sentire il Presidente dell'Ordine degli Ingegneri di una nota provincia veneta che parlando del suo studio, mi diceva "E' mai possibile che qui dentro le ragazze della segreteria non sappiano archiviare in modo decente, la carta? qui non si trova mai niente!!"

Io gli ho risposto: "se in un'azienda come la fiat non ci fossero dei magazzini gestiti con metodo, ti figuri che casotto?.... il tuo studio invece che auto produce carta ....... e il tuo magazzino è una baraonda......
Mi sembra che il magazzino fiat sia stato organizzato dal management non dalle segretarie!"

[per quanto io abbia trovato delle segretarie geniali ... più dei maschietti!!]

Ciao

[mascalzone79]

[Portello]

Non ho capito qual'è il problema Vi dico cosa faccio io e poi mi dite se c'entra oppure no.
Ci sono una serie di cartelle in Outlook divise per cliente e fornitore.
Attraverso l'uso delle regole (che però non possono essere troppe!) le mail al loro arrivo si distribuiscono nelle cartelle di pertinenza.
C'è poi uno spazio chiamato cartelle personali (visibile sempre in Outlook) entro cui ho inserito altre cartelle con i numeri degli anni scorsi. Dentro ogni cartella "anno" ci sono le cartelle con i nominativi dei clienti e dei fornitori (cioè gli stessi criteri utilizzati dalle regole).
Ogni 6 mesi (o quando la cartella Outlook oggi è piena), entro in ogni cartella, seleziono le mail del periodo che intendo archiviare e le sposto nella corrispondente cartella inserita nell'anno di pertinenza all'interno dello spazio cartelle personali. Non è un lavoro troppo lungo e poi lo faccio raramente.
Ora ditemi pure: e siate schietti
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Portello
Più è semplice, meglio è

[QualitiAmo - Stefania]

Bella la discussione che si sta sviluupando!
Da parte mia, torno a dire che "basta che funzioni" e che, come giustamente sostiene Paolo, funzioni in tempi brevi (pochi secondi per trovare qualsiasi cosa) e abbia una logica comprensibile a chiunque metta mano all'archivio e condivisa.

Portello archivia per cliente/fornitore, altri lo faranno per commessa/progetto con sottocartelle divise per argomenti (fornitori, comunicazioni, ecc.). Vale tutto se funziona.
In più ci sono gli automatismi che ci permettono di risparmiare tempo nel processo di archiviazione rendendolo periodico, come ci ricorda Portello ma anche qui dipende da come siamo abituati a lavorare. Personalmente ogni email che mi arriva subisce subito uno di questi quattro percorsi:

1) se non è di nessun interesse --> cestino
2) se è una semplice notifica che non prevede azioni --> archivio immediato nell'apposita cartella
3) se prevede un'azione da svolgere a breve --> resta in evidenza così com'è nella posta in arrivo perché entro 24 ore faccio ciò chedevo fare e poi archivio
4) se prevede un'azione più lunga --> sposto in lavori in corso e nell'apposita cartella

Paolo: sono d'accordo. L'archivio comune, patrimonio dell'organizzazione, va pensato e progettato dall'alto e poi condiviso con il personale in modo da soddisfare tutte le esigenze dell'azienda.
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[KK]

Noi in azienda abbiamo un sistema softuer ( ) che permette di archiviare le email su una porzione di server dedicata per ogni utente.
Io archivio giornalmente le email (anche più volte al giorno) quando l'argomento mi risulta chiuso: in questo modo nella mia inbox e nella posta inviata ho esclusivamente mail che si riferiscono ad argomenti per i quali devo ancora fare qualcosa o attendere una risposta.

L'archivio, gestito direttamente dal gestore della posta, l'ho poi ordinato logicamente per argomento: ho la sezione dei clienti, con una cartella per ogni cliente con le varie comunicazioni, quella per ogni fornitore, qualle delle non conformità, tutte ordinatamente numerate, ecc.

Diciamo che se a casa faccio disperare mia moglie per un po di disordine, nel computer raggiungo livelli di ordine maniacali!
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Konsulente Kualità