Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[Giuliavezzaro]

Questa è la prima parte della procedura sugli Audit che ne dite??


1 SCOPO ED OBIETTIVI
Questa procedura descrive come vengono definite le responsabilità e le metodologie per la programmazione, attuazione e riesame del processo di Audit Interno, nonché i ruoli coinvolti e le modalità di divulgazione con riferimento alla norma UNI EN ISO 19011:2003.

Per Audit Interno s’intende un processo indipendente e documentato atto a misurare la conformiatà del Sistema di Gestione.

Affinché l’audit costituisca uno strumento affidabile a supporto del miglioramento organizzativo, esso si fonda su due principi:
 l’indipendenza: l’imparzialità e l’obiettività di giudizio degli auditor sono garantiti dalla loro mancanza di coinvolgimento abituale nelle attività delle aree sottoposte ad esame;
 l’approccio basato sull’evidenza: le informazioni raccolte durante l’attività di audit devono essere verificabili; esse inoltre sono individuate mediante accurato campionamento volto a garantire l’affidabilità delle conclusioni.

Questa procedura definisce inoltre le metodologie, i criteri di valutazione degli auditor e le competenze relative allo svolgimento di tale ruolo.
2 CAMPO DI APPLICAZIONE
Questa procedura si applica agli Audit Interni svolti presso Stemplast S.n.c. fino a livello di singola Area o parte di essa avente influenza sulla Qualità delle produzioni e/o dei prodotti fabbricati e commercializzati.
3 DEFINIZIONI E ACRONIMI
TERMINE
(UNI EN ISO 9000:2005) DESCRIZIONE
P.A.Q Piano Annuale Qualità (rif. PRO-01)
C.D.Q Comitato Direttivo Qualità (rif. PRO-01)
M.Q. Manuale Qualità
AUDIT (3.9.1) Processo sistematico, indipendente e documentato per ottenere evidenze dell’audit e valutarle con obiettività, al fine di stabilire in quale misura i criteri dell’audit sono stati soddisfatti .
CRITERI DELL’AUDIT (3.9.3) Insieme di politiche, procedure o requisiti.
EVIDENZE DELL’AUDIT (3.9.4) Registrazioni, enunciazioni di fatti o altre informazioni che sono pertinenti ai criteri dell’audit e verificabili.
RISULTANZE DELL’AUDIT (3.9.5) Risultati della valutazione delle evidenze raccolte rispetto ai criteri dell’audit.
CONCLUSIONI DELL’AUDIT (3.9.6) Esito di un audit fornito dal gruppo di audit dopo aver preso in esame gli obiettivi dell’audit e tutte le risultanze dell’audit.
COMMITTENTE DELL’AUDIT (3.9.7) Organizzazione o persona che richiede un audit.


ORGANIZZAZIONE OGGETTO DELL’AUDIT (3.9.8) Organizzazione sottoposta ad audit.
AUDITOR/VALUTATORE (3.9.9) Persona che le caratteristiche personali dimostrate e la competenza per effettuare un audit.
GRUPPO DI AUDIT (3.9.10) Uno o più auditor che eseguono un audit, supportati se necessario, da esperti tecnici.
ESPERTO TECNICO (3.9.11) Persona che fornisce conoscenze o esperienza specifiche al gruppo di audit.
PROGRAMMA DI AUDIT (3.9.2) Insieme di uno o più audit pianificati per un arco di tempo definito ed orientati verso uno scopo specifico.
PIANO DELL’AUDIT (3.9.12) Descrizione delle attività e delle disposizioni per eseguire un audit.
CAMPO DELL’AUDIT (3.9.13) Estensione e limiti di un audit.
COMPETENZA (3.9.14) Dimostrate caratteristiche personali e dimostrata capacità di utilizzare conoscenze e abilità.
NON CONFORMITÀ (3.6.2) Mancato soddisfacimento di un requisito.
AZIONE CORRETTIVA (3.6.5) Azione tesa ad eliminare la causa di Non Conformità rilevata, o di un’altra situazione indesiderabile rilevata.
AZIONE PREVENTIVA (3.6.4) Azione tesa ad eliminare la causa di Non Conformità potenziale, o di un’altra situazione potenziale indesiderabile.
MIGLIORAMENTO CONTINUO (3.2.13) Attività ricorrente mirata ad accrescere la capacità di soddisfare i requisiti.
4 RESPONSABILITÀ
Un programma di Audit Interno prevede rapporti definiti tra le diverse funzioni aziendali e la sua efficacia richiede che ciascuna di esse conosca i ruoli e le responsabilità proprie e degli altri, in particolare di coloro con cui si interagisce nello svolgimento delle attività di seguito descritte.
La programmazione di una serie di audit coinvolge generalmente le seguenti figure:
• il Committente dell’audit;
• il Responsabile della gestione del programma di audit (responsabile della pianificazione ed attuazione del programma di Audit Interno);
• il Valutatore o auditor (l’audit può essere condotto da una singola persona, che deve svolgere tutte le attività del responsabile del gruppo di audit, o da un gruppo, e in tale caso viene nominato un Leader/responsabile del Team di Valutazione);
• il Valutato (l’organizzazione o una sua parte sottoposta ad audit).
4.1 RESPONSABILITÀ DEL PROMOTORE/ COMMITTENTE
Il promotore o committente di un programma di audit generalmente può essere:
• il Comitato di Direzione;
• l’Assicurazione Qualità;
• il responsabile di un’area aziendale.
4.2 RUOLO DEL RESPONSABILE DELLA GESTIONE DEL PROGRAMMA DI AUDIT
Il responsabile della gestione degli audit all’interno di Stemplast S.n.c. è la persona che ricopre il ruolo di Rappresentante della Direzione (che per quanto attiene il Sistema Qualità fa le veci dell’Alta Direzione).
Egli deve:
• definire, divulgare ed archiviare il Programma Generale di Audit MOD-05-01;
• definire gli scopi generali del programma e di ciascun audit;
• individuare e rendere disponibili le risorse (umane; economiche ecc.) necessarie all’attuazione del programma;
• identificare le aree e i responsabili da coinvolgere;
• coinvolgere il Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione per la situazione della sicurezza in azienda;
• nominare il Valutatore o Leader del Team di Valutazione ;
• assicurare il Valutato sulla corretta finalità dell’audit (durante la riunione di apertura);
• garantire l’indipendenza del valutatore dal valutato (estraneità all’ente sottoposto a verifica);
• valutare i risultati finali, definire, pianificare approvare le Azioni Correttive che derivano dai singoli audit;
• verificare, con l’ausilio dell’AQ, l’efficacia delle Azioni Correttive rispetto agli obiettivi fissati;
• riesaminare il Programma in sede di Riesame della Direzione valutando i risultati finali in relazione agli obiettivi e approvare eventuali Azioni Correttive ;
• relazionare alla Direzione sulle acquisizioni complessive del Programma.
4.3 RESPONSABILITÀ DEL VALUTATORE
Il Valutatore/auditor è responsabile di tutte le fasi dell’Audit; egli deve avere le seguenti caratteristiche professionali:
• una riconosciuta competenza in relazione alla gestione ed alle tecniche della Qualità, alla conduzione degli audit ed alle procedure di riferimento (vedi GQ18RG03);
• un’adeguata conoscenza tecnico/organizzativa dei processi sottoposti ad ispezione.
Le sue responsabilità sono di:
• stabilire con opportuno anticipo il piano dell’Audit tramite il documento di registrazione codificato come MOD-05-01, concordato con il responsabile del programma di audit;
• partecipare, con il responsabile del programma di audit, alla scelta eventuale dei membri del Team di Valutazione;
• costituire il principale riferimento e fare da guida per gli auditor in addestramento;
• supportare il responsabile del programma di audit in fase di apertura dell’Audit;
• esaminare la documentazione del Sistema Qualità o dell’area sottoposta a verifica, al fine di determinarne l’adeguatezza alla norma di riferimento e verificarne l’applicazione;
• condurre l’audit coordinando le attività dei membri del Team di valutazione;
• presentare e discutere con i responsabili delle aree e/o dell’organizzazione esaminata le risultanze ottenute (durante la riunione di chiusura - rif. MOD-05-02 – sez.1);
• formalizzare il rapporto finale (rif. MOD-05-02 - sez.2) e le eventuali richieste di Azioni Correttive scaturite che viene sottoscritto anche dal responsabile del programma di audit per approvazione.

4.4 RUOLO DEI RESPONSABILI DI AREA SOTTOPOSTA AD AUDIT
I responsabili sono incaricati di:
• informare il personale interessato riguardo gli obiettivi dell’audit;
• assegnare ai soggetti aventi particolari responsabilità e competenze nel settore il compito di seguire il valutatore nel corso dell’ispezione;
• cooperare con il valutatore e permettere il libero accesso per effettuare i rilievi, condurre le interviste ed esaminare dati e documenti;
• raccogliere informazioni, nelle aree in cui sono evidenziate carenze, in merito alle possibilità di miglioramento;
• farsi carico dell’attuazione di eventuali AC scaturite dalla segnalazione di NC.

[QualitiAmo - Stefania]

Ho letto molto velocemente ma mi pare che formalmente vada tutto bene. Forse, però, lo stile è un po' troppo "procedurale"...

A una prima lettura sembra più un compito da esame del corso "Qualità applicata" che una procedura da utilizzare operativamente in azienda.

Comunque la cosa importante è che ciò che c'è scritto sia poi effettivamente fatto nella realtà e che gli "attori" che intervengono nel processo riescano a comprenderla e ad attuarla senza problemi.

Come stile preferisco un stile più fresco e personale ma è un'opinione assolutamente personale.
_________________
Stefania - Staff di QualitiAmo

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[2p71828]

scusa se sono un po' brusco

anch'io sono per semplificare la procedura.

dapprima trovo alcune definizioni inutili esempio non conformità azine correttiva etc

dovreste essere un'azienda di 50 persone circa mi pare di capire.
dove trovate tutto quel personale per fare l'audit? avete il Committente dell’audit; • il Responsabile della gestione del programma di audit (responsabile della pianificazione ed attuazione del programma di Audit Interno);• il Valutatore
non è che siano sempre la stessa persona con tre cappelli diversi?

[Giuliavezzaro]

siamo un azienda di 13 persone, in effetti si tutte le funzioni vengono svolte da due sole persone.

il fatto sta che il mio dubbio è di semplificarla troppo.....

[QualitiAmo - Stefania]

Giulia, non avere paura di semplificare troppo: riporta sulla carta ciò che fate realmente e cerca di fornire all'azienda valore aggiunto rendendo questi documenti una valida fonte di consultazione per i tuoi colleghi.

Utilizza foto, disegni, fumetti, scritte colorate, schemi...tutto ciò che può servire anche visualmente a creare un buon promemoria per chi utilizzerà la procedura.

Solo così il lavoro di supporto documentale al SGQ avrà un qualche senso. Cosa ne pensi?
_________________
Stefania - Staff di QualitiAmo

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[Quality]

Ciao Giulia,

quoto in pieno ciò che ti ha suggerito lo Staff (ed anche Zancky).

Fai sul serio gli audit in azienda e scrivi la procedure riportando fedelmente "chi fa cosa e come" così come avviene nella vostra realtà.

La procedura sarà pertanto semplice, scarna (forse) ma VERA e dimostrerà a qualsiasi valutatore che cercate di applicare realmente i principi ISO nella vostra realtà (che è di 13 persone...).

Buon lavoro.
_________________
Se lo puoi sognare, lo puoi fare.

[Giuliavezzaro]

ok provo.

grazie a tutti per il prezioso aiuto.

[Giuliavezzaro]

domandona...
nelle procedure è obbligatorio tenere tutte le date di revisione o posso lasciare solamente l'ultima (esempio data di aggiornamento 2: 01/01/2010)???

[Quality]

La norma ti impone di identificare i documenti al fine di garantire che sia impedito l'uso di documenti obsoleti.

Non è dunque fondamentale ma può essere d'aiuto se, nella prima pagina della procedura, lasci traccia delle precedenti versioni (e delle date relative).
In questo modo chi legge la procedura è anche informato circa le versioni precedenti (quindi ormai obsolete) e può essere d'aiuto (a lui ma anche a te) nella ricerca (e distruzione) dei documenti superati.

Ciacciao.
_________________
Se lo puoi sognare, lo puoi fare.

[Giuliavezzaro]

riciao a tutti...
sto continuando con la mia revisione... e un po alla volta mi sorgono un po di domande....
voi nel glossario/ definizioni cosa mettete....
io nelle vecchie procedure avevo un semplice copia incolla della norna 9000 (non fattop da me ma dal ns ex consulente)
messe li cosi non hanno senso... ad esempio nella procedura relativa agli Audit cosa potrei mettere???
grazieeeee

[Paoloruffatti]

Cara Giulia, togli il glossario, e lascia perdere le genialate del tuo ex consulente (l'ex mi sembra l'unica cosa positiva, a giudicare del castello di Kafka che ti aveva costruito!).
Se vuoi proprio citare (ma solo citare) un glossario, fallo sulle prime pagine del manuale citando tra le norme di riferimento anche la 9000. punto! (io di solito me ne guardo bene!!)
Quando leggi un documento del SGQ devi sempre chiederti:
a) a chi serve
b) se aggiunge valore in qualche modo a quello che lui sa già
c) (ma solo per ultimo) un esterno che lo legge per capire la funzionalità della tua azienda ci capisce abbastanza da concludere che siete ben organizzati?

[Giuliavezzaro]

Dici di toglierlo?!!!
senza lasciare nemmeno una piccola diciutura?? o un riferimento ai capitoli della norma 9000??

[QualitiAmo - Stefania]

Giulia, il consiglio è sempre quello di usare il buon senso. Se i tuoi documenti non sono scritti in qualitatese, potrai limitarti ad inserire nel glossario i termini un po' meno conosciuti dai non addetti ai lavori ("trattamento", "azione correttiva", ecc.) e gli acronimi (che, soprattutto quando identificano le aree aziendali, possono variare da un'organizzazione all'altra e trarre in inganno il personale esterno che, comunque, visionerà il vostro sistema documentale).

Mettiti nei panni di chi deve leggere e utilizzare il documento e, se qualcosa non è chiaro, inserisci la definizione. Secondo me è sempre meglio scrivere una riga in più che in meno. Tra l'altro il paragrafo "glossario" viene saltato a pié pari se chi legge capisce in toto il testo, quindi non fa neppure perdere tempo...
_________________
Stefania - Staff di QualitiAmo

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[Giuliavezzaro]

Datemi un opinione se puo essere corretta....please...

1 SCOPO ED OBIETTIVI
Questa procedura descrive come vengono definite le responsabilità e le metodologie per la programmazione, l’attuazione e il riesame del processo di Audit Interno, nonché i ruoli coinvolti e le responsabilità con riferimento alla norma UNI EN ISO 19011:2003.
Definisce inoltre le metodologie, i criteri di valutazione degli auditor e le competenze relative allo svolgimento di tale ruolo.

Per Audit Interno s’intende un processo indipendente (imparzialità e obbiettività nel giudizio del auditor) e documentato (evidenza delle informazioni raccolte che deveno essere verificabili) atto a misurare la conformiatà del Sistema di Gestione.
2 CAMPO DI APPLICAZIONE
Questa procedura si applica agli Audit Interni svolti presso Stemplast S.n.c. fino a livello di singola Area o parte di essa avente influenza sulla Qualità delle produzioni e/o dei prodotti fabbricati e commercializzati.
3 GLOSSARIO
TERMINE
(UNI EN ISO 9000:2005) DESCRIZIONE
PROGRAMMA DI AUDIT (3.9.2) Insieme di uno o più audit pianificati per un arco di tempo definito ed orientati verso uno scopo specifico.
CRITERI DELL’AUDIT (3.9.3) Insieme di politiche, procedure o requisiti.
EVIDENZE DELL’AUDIT (3.9.4) Registrazioni, enunciazioni di fatti o altre informazioni che sono pertinenti ai criteri dell’audit e verificabili.
RISULTANZE DELL’AUDIT (3.9.5) Risultati della valutazione delle evidenze raccolte rispetto ai criteri dell’audit.
CONCLUSIONI DELL’AUDIT (3.9.6) Esito di un audit fornito dal gruppo di audit dopo aver preso in esame gli obiettivi dell’audit e tutte le risultanze dell’audit.
COMMITTENTE DELL’AUDIT (3.9.7) Organizzazione o persona che richiede un audit.
ORGANIZZAZIONE OGGETTO DELL’AUDIT (3.9.8) Organizzazione sottoposta ad audit.
AUDITOR/VALUTATORE (3.9.9) Persona che le caratteristiche personali dimostrate e la competenza per effettuare un audit.
GRUPPO DI AUDIT (3.9.10) Uno o più auditor che eseguono un audit, supportati se necessario, da esperti tecnici.
PIANO DELL’AUDIT (3.9.12) Descrizione delle attività e delle disposizioni per eseguire un audit.
CAMPO DELL’AUDIT (3.9.13) Estensione e limiti di un audit.
COMPETENZA (3.9.14) Dimostrate caratteristiche personali e dimostrata capacità di utilizzare conoscenze e abilità.
NON CONFORMITÀ (3.6.2) Mancato soddisfacimento di un requisito.
AZIONE CORRETTIVA (3.6.5) Azione tesa ad eliminare la causa di Non Conformità rilevata, o di un’altra situazione indesiderabile rilevata.
4 RESPONSABILITÀ
Un programma di Audit Interno prevede rapporti definiti tra le diverse funzioni aziendali e la sua efficacia richiede che ciascuna di esse conosca i ruoli e le responsabilità proprie e degli altri, in particolare di coloro con cui si interagisce nello svolgimento delle attività di seguito descritte.

La programmazione di una serie di audit coinvolge generalmente le seguenti figure:
• il Committente dell’audit;
• il Responsabile della gestione del programma di audit (responsabile della pianificazione ed attuazione del programma di Audit Interno);
• il Valutatore o auditor (l’audit può essere condotto da una singola persona, che deve svolgere tutte le attività del responsabile del gruppo di audit, o da un gruppo, e in tale caso viene nominato un Leader/responsabile del Team di Valutazione);
• il Valutato (l’organizzazione o una sua parte sottoposta ad audit).
4.1 RESPONSABILITÀ DEL PROMOTORE/ COMMITTENTE
Il committente di un programma di audit generalmente presso la Stemplast S.n.c. è l’Assicuratore Qualità che programma uno o più Audit durante l’anno.
In casi eccezzionali può essere richiesto anche dal Comitato di Direzione e/o dal responsabile di un’area aziendale.
4.2 RUOLO DEL RESPONSABILE DELL’ AUDIT
Il responsabile della gestione degli audit all’interno di Stemplast S.n.c. è la persona che ricopre il ruolo di Rappresentante della Direzione.

Egli deve:
• definire, divulgare ed archiviare il Programma Generale di Audit MOD-05-01;
• definire gli scopi generali del programma e di ciascun audit;
• individuare e rendere disponibili le risorse (umane, economiche ecc.) necessarie;
• identificare le aree e i responsabili da coinvolgere;
• coinvolgere il Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione per la verifica sulla sicurezza in azienda;
• nominare il Valutatore o Leader del Team di Valutazione ;
• garantire l’indipendenza del valutatore dal valutato;
• valutare i risultati finali e approvare le Azioni Correttive;
• verificare, con l’ausilio dell’AQ, l’efficacia delle Azioni Correttive;
• riesaminare il Programma in sede di Riesame della Direzione valutando i risultati finali in relazione agli obiettivi e approvare eventuali Azioni Correttive.
4.3 RESPONSABILITÀ DEL VALUTATORE / AUDITOR
Le responsabilità del Valutatore/Auditor sono di:
• stabilire con opportuno anticipo il piano dell’Audit (MOD-05-01), concordato con il Responsabile dell’Audit;
• partecipare, con il Responsabile dell’Audit, alla scelta eventuale dei membri del Team di Valutazione;
• esaminare la documentazione del Sistema Qualità o dell’area sottoposta a verifica, al fine di determinarne l’adeguatezza alla norma di riferimento e verificarne l’applicazione;
• condurre l’audit coordinando le attività dei membri del Team di valutazione;
• presentare e discutere con i responsabili delle aree esaminate le risultanze ottenute durante la riunione di chiusura (rif. MOD-05-03 – sez.1) e formalizzare il rapporto finale (rif. MOD-05-0 – sez.2) e le eventuali richieste di Azioni Correttive.
4.4 RUOLO DEL VALUTATO ( RESPONSABILE DI AREA SOTTOPOSTA AD AUDIT)
I responsabili sono incaricati di:
• informare il personale interessato riguardo gli obiettivi dell’audit;
• assegnare ai soggetti aventi particolari responsabilità e competenze nel settore il compito di seguire il valutatore nel corso dell’ispezione;
• cooperare con il valutatore e permettere il libero accesso per effettuare i rilievi, condurre le interviste ed esaminare dati e documenti;
• farsi carico dell’attuazione di eventuali AC scaturite dalla segnalazione di NC.

5 DIAGRAMMI DI FLUSSO
5.1 ATTIVITÀ DI AUDIT

6 DESCRIZIONE DELLE ATTIVITÀ - GESTIONE DI UN PROGRAMMA DI AUDIT
6.1 DEFINIZIONE DEL PROGRAMMA DI AUDIT
Stemplast S.n.c. stabilisce annualmente un “Programma di Audit” (rif. MOD-05-01) che può prevedere uno o più audit e che viene gestito dal Responsabile dell’Audit.
6.2 ATTUAZIONE DEL PROGRAMMA DI AUDIT
Rif. Cap. 7
6.3 RIESAME DEL PROGRAMMA DI AUDIT
Al fine di monitorare l’adeguatezza del programma di audit rispetto agli obiettivi prefissati e di esaminare i risultati relativi alla sua conduzione, il Responsabile dell’Audit ed i responsabili dei settori/aree sottoposte a verifica, riesaminano periodicamente (almeno una volta all’anno) tale processo, in sede di Riesame della Direzione
I dati di input per tale attività sono costituiti da:
- le registrazioni relative agli audit svolti;
- i criteri e gli obiettivi del programma stesso;
- i requisiti del SGQ aziendale;
- eventuali osservazioni dei soggetti coinvolti.
6.4 DEFINIZIONE DELLE AZIONI CORRETTIVE/DI MIGLIORAMENTO
A seguito del riesame possono scaturire decisioni ed azioni in merito al Programma che potranno essere recepite come attività di miglioramento per il Programma in corso o per il successivo. Tali attività, se necessarie, vengono anche inserite nel PQA/Riesame della Direzione.
7 DESCRIZIONE DELLE ATTIVITÀ – SVOLGIMENTO DELL’AUDIT
Gli obbiettivi specifici di un Audit possono essere scaturiti:
• a seguito di attività di Riesame della Direzione;
• a seguito di richieste e/o di reclami provenienti dai Clienti;
• a seguito di riorganizzazioni aziendali che prevedano una ridistribuzione dei compiti e delle responsabilità;
• ai fini di verifica dell’attuazione di Azioni Correttive;
• a seguito dell’adozione di un nuovo SG aziendale;
• a seguito di segnalazioni di Non Conformità da parte del Cliente o di personale interno all’azienda

Gli obbiettivi stabiliti vengono indicati sul “Piano dell’Audit” (MOD-05-02); ad essi dovranno riferirsi anche le conclusioni dell’audit stesso.
7.1 STESURA, INVIO ED ARCHIVIAZIONE DEL PIANO DI AUDIT
Il Valutatore/leader del team di verifica, collaborando con il Responsabile del programma di Audit, stende il Piano di Audit. Il Responsabile del programma di Audit, dopo averlo approvato, si fa anche carico di inviarlo a tutti i Responsabili delle aree interessate e provvede alla sua archiviazione.
7.2 RICHIESTA STRAORDINARIA
Eventuali verifiche straordinarie, determinate dall’insorgenza di anomalie impreviste e/o cambi di struttura, sono attivate dal Responsabile dell’area interessata, allertato da segnalazioni da cui risultino situazioni che richiedano interventi migliorativi.
7.3 NOMINA DEL VALUTATORE
Il Responsabile dell’Audit nomina il Valutatore/i o il Leader del Team di Audit; con il quale considerando i criteri, l’estensione e gli obiettivi dell’Audit individua le risorse umane con competenze professionali tali da coprire tutte le aree soggette ad Audit.
7.4 RIUNIONE D’APERTURA DELL’AUDIT
All’apertura dell’Audit viene convocata una riunione con il personale coinvolto dalla verifica al fine di:
• presentare il Valutatore/i;
• esaminare l’estensione e gli obiettivi;
• fornire una breve descrizione delle modalità e delle procedure da utilizzare per l’esecuzione;
• riesaminare tempi e luoghi delle riunioni di apertura e di chiusura, tra il Valutatore e il Valutato;
• precisare ogni altro dettaglio non esplicitato nel Piano dell’Audit.
7.5 ESECUZIONE DELL’AUDIT
L’esecuzione dell’Audit passa attraverso il seguente percorso:
a) esame della documentazione relativa al SGQ aziendale:
• esame totale o parziale del Manuale Qualità;
• esame delle Procedure della Qualità e dei documenti di riferimento;
b) verifica delle Registrazioni della Qualità;
c) osservazione ed analisi delle attività svolte e delle condizioni delle aree valutate;
d) intervista al personale operativo dei settori interessati, con l’obiettivo di:
• definire il livello di conformità alle norme e alle procedure in vigore;
• determinare la necessità della stesura di nuove Procedure della Qualità e/o Istruzioni operative o l’aggiornamento di quelle esistenti.

Durante l’esecuzione dell’audit, se ritenuto necessario, si può utilizzare la check list (rif. MOD-05-04) predisposta.
7.6 RIUNIONE DI CHIUSURA
Alla fine dell’Audit viene condotta una riunione riassuntiva di ciò che è stato rilevato durante la verifica.
Le eventuali Non Conformità rilevate vengono discusse con il Valutato ed i responsabili delle aree ispezionate e formalizzate nel documento di registrazione MOD-05-03. Tali Non Conformità vengono anche discusse in modo tale che i risultati delle rilevazioni siano esattamente compresi.
Durante la riunione di chiusura, inoltre, il Valutato dovrà proporre, salvo i casi in cui la complessità del problema richieda tempi più lunghi, le Azioni Correttive necessarie per correggere le Non Conformità e rimuovere le cause che le hanno originate.

7.7 STESURA DEL RAPPORTO FINALE
Il rapporto finale (MOD-05-03) viene preparato dal Valutatore e contiene:
• l’identificazione delle aree coinvolte, i relativi responsabili e i componenti del Team di valutazione;
• i criteri e gli obiettivi dell’Audit;
• il proprio giudizio sul grado di conformità delle aree sottoposte ad Audit;
• il giudizio sul SGQ esaminato;
• le richieste di Azioni Correttive, se necessarie;
• le date proposte per l’attuazione e la verifica dell’efficacia delle azioni correttive suggerite.
Il rapporto deve essere approvato dal Valutato.
7.8 EMISSIONE DI NON CONFORMITÀ E VERIFICA DELL’EFFICACIA DELLE AZIONI CORRETTIVE
Il Valutato deve:
• definire le Azioni Correttive necessarie per il rientro delle Non Conformità riscontrate;
• segnalare tali azioni preferibilmente nel corso della riunione di chiusura, o comunque entro un numero di giorni stabilito dalla consegna del Rapporto Finale. Tale segnalazione richiede il completamento del documento MOD-05-05.

La verifica dell’efficacia delle Azioni Correttive deve avvenire entro un periodo di tempo definito in accordo tra il Valutato ed il Valutatore.
Qualora, durante la verifica dell’efficacia, si rilevi che le Azioni Correttive non abbiano avuto esito soddisfacente, ovvero non siano risultate efficaci per la rimozione della Non Conformità, il Valutato e all’occorrenza il Valutatore devono proporre ulteriori interventi correttivi.

Qualunque sia l’esito, i risultati sono portati in sede di C.D.Q. e discussi all’interno degli stesso.
7.9 ARCHIVIAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE
Tutta la documentazione e le registrazioni prodotte durante l’attività e la gestione del programma di audit, sono archiviate e conservate presso la funzione Assicurazione Qualità.

8 DESCRIZIONE DELLE ATTIVITÀ – VALUTAZIONE E FORMAZIONE DEI COMPONENTI DEL TEAM DI AUDIT
8.1 VALUTAZIONE INIZIALE
L’individuazione delle risorse umane da inserire nel ruolo di auditor avviene attraverso la valutazione del grado di istruzione e delle competenze professionali.
8.2 SVILUPPO DELLE COMPETENZE
Qualora i soggetti selezionati manifestino la necessità di sviluppare alcune competenze l’organizzazione provvede ad individuare le attività formative e di affiancamento opportune.
8.3 QUALIFICA DEGLI AUDITOR(S)
Dato il ruolo determinante che il Valutatore/Auditor svolge deve avere le seguenti caratteristiche professionali:
• una riconosciuta competenza in relazione alla gestione ed alle tecniche della Qualità, alla conduzione degli audit, alle procedure di riferimento e alla norma di riferomento 19011:2003;
• un’adeguata conoscenza tecnico/organizzativa dei processi sottoposti ad ispezione
La formazione può essere conseguita attraverso:
• la partecipazione a corsi tenuti da enti o consulenti esterni ;
• la partecipazione ad almeno due Audit Interni tenuti da personale esterno qualificato;
• il coinvolgimento e affiancamento a personale qualificato durante le attività di gestione del Sistema di Gestione della Qualità aziendale.
8.4 COSTITUZIONE DEL GRUPPO DI AUDIT
A seguito dell’individuazione e valutazione degli auditor necessari per l’attuazione del Programma, il Responsabile del’Audit provvede a nominare tutti i gruppi di audit.
9 DOCUMENTI DI REGISTRAZIONE, MODULI E ISTRUZIONI OPERATIVE

Codice Descrizione
MOD-05-01 Programma degli Audit
MOD -05-02 Piano di Audit interno
MOD -05-03 Rapporto Audit interno e Rilevazione Non conformità
MOD -05-04 Check list Audit interno per il SGQ
MOD -05-05 Stato delle Azioni correttive di Audit interne
MOD -05-06 Stato delle Azioni correttive di Audit esterni

[QualitiAmo - Stefania]

Formalmente mi sembra tutto corretto. Occhio perché c'è qualche errorino di battitura...
_________________
Stefania - Staff di QualitiAmo

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