Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[Giuliavezzaro]

Ciao a tutti sono nuovo e mi chiamo Giulia, lavoro da 4 anni come impeigata nella ditta di famiglia, da un paio d'anni seguo la gestione del sistema qualità della ns attività, l'ho sempre continuata dopo la creazione del sistema da parte di un consulente esterno, ora vorrei revisonarla totalmente a partire dal manuale, procedure e moduli.
Vorrei se possibile qulache suggerimento e vorrei sapere le indicazioni obbligatorie (Es codici data validita..) che devo tenere obbligatoriamente nelle procedure e nei moduli.
Grazie.

[QualitiAmo - Stefania]

Ciao Giulia, benvenuta su QualitiAmo.

Ho tolto il flag "importante" dal tuo messaggio perché lo utilizziamo solo per quel materiale che deve restare in vista perché utile a tutti gli amici del forum.

Ora veniamo alla tua domanda. Ci inquadri un pochino meglio la situazione? Siete certificati? A che punto è il lavoro sul sistema? Audit e riesami della direzione sono aggiornati?

Cosa intendi esattamente con la tua domanda sulle date?
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Stefania - Staff di QualitiAmo

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[KK]

[Giuliavezzaro]

Il nostro sistema qualità è certificato ISO 9001:2008 è tutto aggiornato, io ho sempre continuato il lavoro del consulente esterno ma dall'ultimo Audit di sorveglianza Tuv l'ispettore mi ha suggerito di revisionare un po tutto ( a partire dai codici documento che a suo avviso son assurdi tipo GQ14MO02 cose del genere) e cmq cercare di sintetizzare e tenere solamente ciò che è importatante e senza far troppe ripetizioni nelle varie procedure.

Ora sto valutando la codifica dei documenti ed opto per i classici PRO-01 per le procedure IST-01-01 per le istruzioni e MOD-01 per i moduli.

Per le date intendo ad esempio in un modulo devo obbligatoriamente inserire oltre al codice anche la data di validita del modulo o posso solamente lasvaire la data di emissione?

Ah ed bisogna per forza distingueri i codici dei moduli dai codici di registrazione una volta compilato il modulo?

[QualitiAmo - Stefania]

Ok, Giulia. Ora è tutto più chiaro.

Sicuramente per identificare i documenti è meglio usare codici parlanti come quelli che hai indicato tu. E' facile capire subito che mi trovo davanti a una procedura se la identifico con "PRO".

Se riesci, cerca di revisionare la documentazione in un'ottica di processo facendo scendere a cascata dai capitoli del manuale (o dalle singole procedure) i riferimenti identificativi delle istruzioni di lavoro e dei moduli. Così rimane tutto più ordinato.

Sui moduli è importante indicare la data di emissione. La validità è indicata dal numero di revisione. Quando uscirà la revisione 3, ad esempio, saprai che la 2 è obsoleta.

Non capisco la tua ultima domanda. Cosa intendi per "codici registrazioni"? Se ti riferisci alle registrazioni della Qualità, queste possono essere fatte su modulo così come su qualsiasi altro supporto (anche una fotografia può essere una registrazione della Qualità). Il modulo è un mezzo per effettuare la registrazione.
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Stefania - Staff di QualitiAmo

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[Giuliavezzaro]

Ti spiego, il ns consulente esterno usa per modulo al esempio il codice GQ14MO01 e quanda andava a compilarlo cambiava la codifica in GQ14RG01 questo è obbligatorio? non credo ma vorrei una conferma, la trova una cosa inutile che crea solamente confusioni tra i documenti.
Per quanto riguarda i moduli io pensavo di non inserire niente cioè di mettere il codice modulo e la data di emissione in quanto nei moduli non tengo indicata la revisione.

[2p71828]

[Paoloruffatti]

Cara Giulia.
La codifica dei tuoi documenti di sistema potrebbe essere:
Manuale nessuna sigla (è unico!) , se vuoi puoi metterne una del tipo MQ 01
Per le procedure il tuo sistema progressivo PR 01 è semplicistico e non aiuta ricordare, come suggerisce lo Staff, sia a te che all’Organismo di Certificazione (che noi qui chiamiamo con la sigla OdC, per brevità, te lo dice uno che è vittima delle abbreviazioni, dato che la mia società di consulenza l’ho chiamata tanti anni fa Comunicazione Metodo Qualità: sigla CMQ; ad oggi mi chiamano “comunque”! )
Io ti consigliere di chiamare le procedure con il numero del capitolo norma a cui si riferiscono, ad esempio la PGQ 8.3 (procedura di Gestione per la qualità = PGQ) si riferisce alla procedura delle non conformità, azioni correttive e azioni preventive (io ne faccio una sola: ti consiglierei di non farne tre per le NC, le AC e le AP!) il modulo di registrazione relativo potrai chiamarlo M8.3.
Invece se hai più moduli in una procedura, ad esempio quella di Progettazione, la PGQ 7.3, avrai il modulo M7.3.a, poi il modulo M7.3.b, ecc. ecc.

Io non starei ai modificare la revisione di un modulo perché aggiungi una casella ecc., basta che tu dimostri che i moduli bianchi obsoleti li cacci via e li sostituisci con quelli nuovi; se hai una gestione informatica, metti in linea sul server sempre e solo il modulo valido, in modo che chi lo scarica per compilarlo trova sempre la revisione corrente.

I moduli compilati, come elementi di registrazione di un fatto avvenuto, non li cambierei di revisione: di solito non ce n’è bisogno.
Zancky ha ragione di dire che per casi speciali puoi aver bisogno di gestire le revisioni di una registrazione (nel caso dell’automotive questo può succedere), ma semplicemente io numererei con un numero ordinale progressivo i moduli successivi al primo, ovviamente con data diversa e lo pinzerei ai precedenti, per tenere record di tutto il trattamento del tema in questione.
Se vuoi emettere anche delle istruzioni di lavoro, che sono il dettaglio operativo della PGQ più generale, le potrai chiamare ad esempio IL 4.2, tenendo cioè la numerazione del punto norma a cui si riferisce, se le IL che emetti sono più di una per un punto norma, le chiamerai IL 4.2.a,b,c, ecc in cui a, b, c, indica la prima /seconda/terza IL relativa al sistema di gestione documenti (cap 4.2 della norma).
Se ci sono moduli, o allegati, come stampe, con printscreen, di una videata di un software gestionale per insegnarne l’utilizzo ad un apprendista, li potrai chiamare MIL 4.2.1 ecc.
Ciao e buon lavoro

[Giuliavezzaro]

Ok un pò alla volta mi stanno venendo un pò di idee, grazie mille a tutti.

Ma vi chiedo c'è un ordine per la numerazione dei Moduli o posso semplicemente ordinarli progressivamente di seguito.

Questa domanda perche se io tra un anno aggiungero un modulo che avrà a che fare con un modulo codificato come 1 dovrei dargli il numero 100 lo posso fare o dovrei rinumerare tutti?

[QualitiAmo - Stefania]

Se segui il consiglio che ti hanno dato gli amici sopra e leghi ogni gruppo di moduli alla procedura/istruzione corrispondente, la numerazione progressiva avviene all'interno del gruppo quindi potrai incrementarla come meglio credi.
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Stefania - Staff di QualitiAmo

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[Giuliavezzaro]

Grazie infinite siete stati molto utili.

Se avete qualche altro consiglio o qualche cosa fondamentale che mi consigliate di fare. grazie a tutti.

[Giuliavezzaro]

Vi pongo un altra domanda.

In tutte le mie procedure nel paragrafo Definioni e Acronomi Glossario c'è riportata una tabella con scritti con i vari termini con la decsrizione uguale alla norma 9000.2005. devo lasciarli?
esempio:
POLITICA PER LA QUALITÀ (3.2.4) Orientamenti ed indirizzi generali di un’organizzazione, relativi alla Qualità, espressi in modo formale (rif. Manuale Qualità) dall’alta direzione
Nota1: generalmente la politica per la qualità è coerente con la politica complessiva dell’organizzazione e fornisce una struttura essenziale di supporto per individuare gli obiettivi per la qualità.
Nota2: i principi di gestione per la qualità della norma internazionale UNI EN ISO 9000:2005 possono costituire una base per stabilire una politica per la qualità (punto 0.2).

[KK]

Avendo la norma 9000 ho semplicemente fatto riferimento ad essa per tutte le definizioni relative alla qualità... così ho risparmiato spazio!
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Konsulente Kualità

[QualitiAmo - Stefania]

Ciao Giulia. Io farei un ragionamento di base sulle persone che dovranno leggere la mia procedura. Se sanno cos'è la Politica della Qualità, potrai tralasciare la definizione. In caso contrario, lascerei la spiegazione.

Per essere ben recepito e, soprattutto, utilizzato, un testo deve essere chiaro. Spesso la norma utilizza termini in "qualitatese" che necessitano di essere esplicitati. Solo tu, però, puoi sapere quanto questa terminologia tecnica sia diffusa tra i tuoi colleghi...
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Stefania - Staff di QualitiAmo

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[2p71828]