Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[giusma]

Ciao a tutti
vorrei chiarirmi le idee sul responsabile di processo o process owner (proprietario del processo). Chi è costui? quali sono i suoi compiti?

Vi sono nella mia azienda numerosi processi trasversali su più funzioni. Quale può essere il criterio per cui viene riconosciuta la "proprietà" del processo a tale persona?
Il processo parte dalla sua unità?
Il processo consuma più risorse nella sua unità?
E' lui che si interfaccia con il cliente finale?
E' lui che redige la procedura che descrive il processo? (anche se devo dire che ci sono procedure redatte da due-tre operatori appartenenti a funzioni diverse)
etc etc

E poi ancora, il responsabile di processo DEVE essere presente al momento dell'audit interno, giusto?

vorrei conoscere le vostre opinioni
grazie

[Paoloruffatti]

La figura del responsabile di prodotto (si chiamava così una volta) ha senso se è una persona che lavora in una organizzazione a matrice come per i capi progetto in una società di ingegneria.
Queste persone , proprio perchè devono utilizzare persone e risorse di diverse unità aziendali funzionali, non possono entrare nelle singole funzioni e fare il bello e cattivo tempo, e "rubare" risorse agli altri responsabili di processo.
E' ovvio quindi che i diversi responsabili diprocesso debbano essere coordinati da un coordinatore che ha come strumenti di base operativi la pianificazione (che ottengono con un contatto continuo con la funzione commerciale/direzionale) e la programmazione, che gestiscono loro , portandola a conoscenza di tutti i i responsabili di progetto/processo e con loro gestendo i cambiamenti ch quotidianamente si rendo no necessari per cause interne ed esterne (le famose "bombe" che disfano la programmazione dieci volte al giorno)
Se per responsabile di processo si intende invece un responsabile di linea produttiva, la figura è parecchio diversa: si tratta di un coordinatore ceh ha il compito di far fluidificare il flusso produttivo, agendo in anticipo per coordinare tutti gli input e affrontare le emergenze, avendo i contatti diretti con tutte le funzioni di serviszio (manutenzione, acquisti) per risolvere gli intoppi (non però un trovarobe, o un sollecitatore).
Se ti va bene la mi opinione OK, altrimenti approfondiamo
ciao

[giusma]

ti ringrazio, vorrei approfondire
fammi capire, ci sarebbero, in un processo che attraversa più funzioni, diversi responsabili (si possono chiamare referenti per distinguerli?) di processo (per ogni funzione). Ma quello che io chiamo responsabile di processo (per antonomasia) sarebbe un coordinatore dei vari responsabili? mi correggi?

la cosa potrebbe sembrare un inutile dettaglio, in realtà abbiamo procedure con diverse responsabilità appartenenti a diverse funzioni, ma senza che nessuno prenda veramente in mano la situazione (= io il mio lo faccio...etc).
Nelle procedure questa figura non è mai individuata, scritta.
sarebbe opportuno lo fosse? (=mister X è il resp dell'intero processo)

quello poi che chiedo di sapere, quale potrebbe essere il criterio per individuarlo rispetto agli altri.
Dicevo: è colui che vede partire il processo parte dalla sua unità?
la sua parte di processo consuma più risorse rispetto agli altri?
E' colui che si interfaccia con il cliente finale?
E' colui che redige la procedura che descrive l'intero processo?

infine un'altra questione che mi interessa è ( non mi hai risposto): il responsabile di processo DEVE essere presente al momento dell'audit interno (spesso capita che si defili e che ci si trovi di fronte un sostituto che poco sa) pena l'impossibilità di eseguirlo?

grazie

[Paoloruffatti]

La risposta al secondo quesito è ovvia! il responsabile deve essere il primo a esaminare con un "terzo" i suoi risultati, per capire i suoi punti di miglioramento (per carità!, un buon auditor con il suo report può fare una buona fotografia, ma....)
Se cerchi yn responsabile di processo tra i suoi pari livello, non fai altro che crare un vespaio di gelosie, ripicche ecc ecc.
Il capo processo, come il capo progetto nasce da un disegno organizzativo più alto: la Direzione deve capire che cosa significa gestire una azienda con una struttura a matrice o comunque deve definire e nominare dei capi processo delle persone di indiscusso valore ed esperienza, con doti di leader, capace di gestire gente che sa fare squadra. In un'azienda nata e incancrenita in una logica di organizzazione per funzioni, anzichè per processo, non fai neanche un passo, che sei già impallinato.
Io tengo un corso sul passaggio dalla logica per funzioni a quella per processo (e chiarisco bene le figure dei capi reparto da riciclare in capi processo, se vuoi te ne mando un estratto, ma devi avere pazienza , perchè tradizionalmente tutti i consulenti hanno clienti che vorrebbero che tu fossi disponibile anche il 24 pomeriggio e magari anche il 25 mattina!
ciao

[giusma]

quindi no responsabile processo no audit? potrebbe rientrare tra i motivi di non fattibilità dell'audit ?(6.2.3 della 19011)

magari ne riparliamo domani
ciao

p.s. si, se puoi mandami l'estratto che mi faccio un'idea

[dario]

[Paoloruffatti]

Bravo Dario: è proprio così.
Tu hai preso in considerazione la struttura che ha dei product managers, che sovrintendono le operazioni dall'alto della funzione commerciale (coordinati ovviamente tra di loro e filtrati da una funzione di pianificazione / programmazione, per evitare gli ingressi estemporanei in produzione di questi product mngrs (sapessi in quante aziende questo succede!).
In queste aziende la figura del responsabile di processo (che di solito fornisce più product managers), ripeto, deve essere una persona di livello manageriale, non un capo linea produttiva, che fa baruffa con gli altri capi linea per accaparrarsi il servizio manutenzione o i magazzinieri per alimentare le linee. Se l'azienda è grande tanto da giustificare una organizzazione a matrice anche i responsabili di processo devono essere coordinati da un direttore (o vice), che a sua volta pianifica con il direttore del commerciale (e capo quindi dei product) gli inteventi di medio termine.
ciao

[giusma]

esauriente spiegazione, ringrazio paolo e dario
ho ricevuto le risposte che cercavo
devo solo adattare le vostre realtà alla mia, il vostro linguaggio: voi parlate spesso di product manager, ciommerciale, linee produttive, collaudo, progettazione, manutentori e magazzini, insomma realtà industriali (prev private), figure/funzioni che non esistono nella mia

nella mia azienda (pubblica) ci sono poi molti servizi appaltati (d'accordo anche nelle vostre) e il responsabile di processo , es per gli approvvigionamenti, dovrebbe riuscire a far andare avanti le cose bene anche all'esterno nei servizi outsourcing controllati da altre funzioni.
Vedo bene l'idea di un responsabile di processo coordinatore (come è stato detto) di altri responsabili di sottoprocesso presenti nelle diverse funzioni interessate-attraversate dal macroprocesso

commento finale: se la mia azienda non è proprio incancrenita nella logica delle funzioni, poco ci manca che vada in necrosi per via delle poltrone fisse, il che è + o - la stessa cosa... credetemi non è facile

ciao