ISO 9001: COSA FARE SE UN FORNITORE NON FORNISCE I CERTIFICATI RICHIESTI PER LE MATERIE PRIME

Come si gestisce un fornitore che non è in grado di fornire i certificati di qualità per le materie prime che abbiamo acquistato

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Per affrontare e risolvere in modo pratico e operativo il problema di un fornitore che non è in grado di fornire i certificati di qualità richiesti per le materie prime, si può procedere in questo modo:

1. Valutazione della situazione:

  • Identificare esattamente quali certificati di qualità mancano e perché sono necessari (requisiti normativi, specifiche del cliente, politiche aziendali)
  • Verificare se il problema è temporaneo o sistemico

2. Comunicazione con il fornitore:

  • Contattare immediatamente il fornitore per comprendere le ragioni della mancata fornitura dei certificati
  • Chiedere una tempistica per la consegna dei certificati mancanti

3. Analisi delle alternative:

  • Valutare se esistono metodi alternativi per verificare la qualità delle materie prime (es. test interni, ispezioni aggiuntive)
  • Considerare la possibilità di accettare temporaneamente documentazione alternativa

4. Azioni immediate:

  • Se possibile, trattenere le materie prime in quarantena fino alla ricezione dei certificati
  • Implementare controlli di qualità aggiuntivi sulle materie prime ricevute

5. Piano d'azione a breve termine:

  • >Collaborare con il fornitore per sviluppare un piano per ottenere i certificati mancanti
  • Definire scadenze chiare e conseguenze in caso di mancato rispetto

6. Supporto al fornitore:

  • Offrire assistenza tecnica al fornitore per comprendere i requisiti dei certificati
  • Considerare la possibilità di condurre un audit presso il fornitore per identificare eventuali lacune nei processi

7. Revisione dei processi interni:

  • Aggiornare le procedure di accettazione delle materie prime per includere verifiche più rigorose dei certificati
  • Implementare un sistema di tracciabilità per monitorare lo stato dei certificati per ogni lotto di materie prime

8. Valutazione delle alternative di fornitura:

  • Identificare fornitori alternativi che possano fornire materie prime con i certificati richiesti
  • Considerare la possibilità di diversificare le fonti di approvvigionamento per ridurre i rischi

9. Formazione e sensibilizzazione:

  • Organizzare sessioni di formazione per il personale interno sull'importanza dei certificati di qualità
  • Educare i fornitori sui requisiti specifici dell'azienda in termini di certificazione

10. Monitoraggio continuo:

  • Implementare un sistema di monitoraggio delle prestazioni del fornitore in relazione alla fornitura dei certificati
  • Condurre revisioni periodiche per verificare il miglioramento della situazione

11. Comunicazione con i clienti:

  • Se necessario, informare i clienti della situazione e delle misure adottate per garantire la qualità
  • Ottenere l'approvazione dei clienti per eventuali deroghe temporanee

12. Documentazione:

  • Mantenere una documentazione dettagliata di tutte le azioni intraprese e delle decisioni prese
  • Aggiornare le specifiche di acquisto e i contratti con i fornitori per chiarire i requisiti dei certificati

Implementando questi passaggi in modo sistematico e proattivo, è possibile affrontare efficacemente il problema e lavorare verso una soluzione a lungo termine che garantisca la conformità e la qualità delle materie prime.

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