IL PUNTO 9.2 DELLA ISO 14001

Cosa potrebbe trarci in inganno nell'implementazione di questo punto della norma ambientale? Scopriamolo insieme!

Immaginiamo che il nostro sistema di gestione ambientale sia come un'automobile che è stata costruita per essere super efficiente e inquinare il meno possibile. Abbiamo un manuale d'uso (i requisiti della norma e le nostre procedure) e un obiettivo (migliorare le prestazioni ambientali). Bene, come facciamo a sapere se l'auto sta funzionando come dovrebbe? Non possiamo aspettare di rimanere a piedi per scoprirlo ma dobbiamo fare dei controlli periodici. L'audit interno è esattamente questo: il "check-up" periodico e programmato della nostra "macchina ambientale".

L'audit esterno (di seconda parte se viene fatto da un cliente o di terza parte se è effettuato dall'ente certificatore) è un po' come se fosse la revisione ministeriale.Una volta all'anno, siamo obbligati a portare l'auto a un centro revisioni esterno. Loro controllano in modo ufficiale se si rispettano i requisiti minimi di legge. Se non passiamo la revisione, non possiamo circolare.

L'audit interno serve per rispondere a due domande fondamentali:

• Stiamo seguendo le nostre stesse regole?
• Stiamo rispettando le regole della norma ISO 14001? La norma ISO 14001 è un po' come se fosse il "codice della strada" per la gestione ambientale. L'audit si assicura che il sistema sia conforme a tutti i requisiti previsti da questa norma

Ma come si organizza un audit interno?
Non possiamo decidere di controllare l'auto a caso: serve un piano. Per questo, l'organizzazione deve creare un programma di audit (o più programmi), una specie di calendario dei controlli. Per stabilire questo programma, bisogna considerare:

• l'importanza dei processi: i componenti più critici dell'auto (come i freni o il motore) vanno controllati più spesso e con più attenzione. Allo stesso modo, i processi aziendali con un impatto ambientale maggiore richiedono audit più frequenti
• i cambiamenti: se abbiamo appena montato un pezzo nuovo sull'auto, vorremo controllarlo subito. Similmente, se ci sono stati cambiamenti importanti in azienda (nuovi processi, nuovi macchinari), questi dovranno essere inclusi nel programma di audit
• i risultati dei controlli precedenti: se nell'ultimo check-up abbiamo trovato una gomma un po' sgonfia, nel controllo successivo le daremo un'occhiata particolare. I risultati degli audit passati aiutano a decidere dove concentrare l'attenzione in quelli futuri

Molte aziende creano un programma statico, ad esempio "Sottoporremo ad audit ogni reparto una volta all'anno", senza alcuna analisi strategica. Questo approccio è formalmente corretto ma inefficace, perché tratta allo stesso modo aree a rischio bassissimo e aree critiche. Meglio adottare un approccio basato sul rischio. Invece di pianificare per "reparto", pianifichiamo per "processo" e assegnamo a ciascuno un punteggio di rischio ambientale. I processi con punteggi alti (es. gestione dei rifiuti pericolosi, emissioni in atmosfera) andranno auditati più frequentemente. I processi a basso rischio (es. gestione della mensa aziendale) possono avere una frequenza minore.

E chi deve fare il controllo?
Per un controllo onesto, non possiamo chiedere a chi ha montato il motore di giudicare il proprio lavoro. La persona che fa il controllo (l'auditor) deve essere obiettiva e imparziale. Questo significa che gli auditor vengono scelti in modo da non avere un conflitto di interessi con l'area che stanno controllando. Devono essere indipendenti dall'attività sottoposta ad audit per garantire che il giudizio sia il più onesto possibile.

Nelle piccole e medie imprese, questo rappresenta uno dei problemi più grandi perché si crede che, per garantire l'indipendenza, occorra necessariamente chiamare un consulente esterno. In realtà, basta che il responsabile qualità formi una sqadra di auditor interni che conduca degli "audit incrociati". Il responsabile della produzione, ad esempio, potrà auditare il magazzino, il responsabile della logistica l'ufficio tecnico, e così via. Questo approccio garantisce la necessaria imparzialità, aumenta la consapevolezza e la conoscenza reciproca tra i reparti e porta "occhi nuovi" a vedere processi consolidati, aiutando a scovare inefficienze che chi ci lavora ogni giorno non vede più.

Come si garantisce la necessaria profondità al controllo?
L'obiettivo dell'audit è verificare che il sistema sia "efficacemente attuato e mantenuto" ma non basta verificare che un documento esista. Condurre una chiacchierata superficiale: "Avete la procedura X?" - "Sì" → spunta sulla check-list non serve a nulla. Se, ad esempio si chiede al responsabile del magazzino se i carrellisti sono formati per gestire uno sversamento accidentale e il responsabile mostra gli attestati di formazione, non ci si dovrebbe accontentare. Un audit davvero efficace prevede di andare da un carrellista e chiedergli: "Cosa fai, adesso, se questo fusto si rovescia?". La risposta è la vera prova dell'efficacia della formazione.
Un altro modo di procedere è quello del "campionamento a ritroso". Partiamo da un'evidenza e ricostruiamo il processo. Ad esempio: prendiamo un formulario di identificazione di un rifiuto pericoloso a caso. Da lì, verifichiamo:

• il registro di carico/scarico per vedere se è coerente
• il deposito temporaneo per verificare che rispetti le norme
• se l'operatore che ha prodotto quel rifiuto sa come gestirlo
• se l'autorizzazione del trasportatore e del destinatario sono valide

Questo metodo va in profondità e verifica l'applicazione reale delle procedure, non solo la loro esistenza.

Cosa succede dopo il controllo?
Una volta finito il check-up, il meccanico ci lascia un rapporto con tutto quello che ha trovato. Allo stesso modo, alla fine dell'audit:

• i risultati vengono comunicati alle parti interessate (ad esempio alla direzione aziendale). I manager devono sapere se il sistema sta funzionando o se ci sono problemi da risolvere
• si tiene traccia di tutto: l'organizzazione deve conservare le informazioni documentate (cioè le prove scritte) sia del programma di audit (il calendario dei controlli) sia dei risultati di ogni singolo controllo. Questo serve a dimostrare che i check-up sono stati fatti e a tenere uno storico di come sta andando il sistema
• si agisce sui problemi: se durante l'audit si scopre qualcosa che non va (una "non conformità"), questa deve essere gestita con un'azione correttiva appropriata per risolvere il problema

Nel rapporto di audit sarebbe sempre bene includere tre sezioni distinte:

• punti di forza / buone pratiche: iniziamo sempre evidenziando ciò che funziona bene. Questo cambia la percezione dell'audit da "caccia all'errore" a "valutazione oggettiva"
• opportunità di miglioramento: sono suggerimenti, non obblighi. Indicano aree dove non c'è una violazione netta della norma, ma dove si potrebbe fare meglio. (Es. "Si suggerisce di valutare l'installazione di un timer sulle luci del magazzino per ridurre i consumi energetici")
• rilievi (non conformità / oservazioni): qui vanno le deviazioni rispetto ai requisiti. Descriviamo il rilievo in modo oggettivo, citando l'evidenza e il requisito non rispettato, senza mai nominare le persone. Questo approccio trasforma l'audit in uno strumento collaborativo, accolto positivamente e realmente utile per il miglioramento continuo del sistema

Un esempio pratico

Mettiamo di dover condurre un audit Interno in un'azienda vinicola.

Contesto: l'azienda "Vini Buoni S.r.l." ha un sistema di gestione ambientale certificato ISO 14001. Uno dei suoi aspetti ambientali più significativi è la gestione delle acque reflue della cantina, che sono ricche di materia organica.

Pianificazione dell'audit (Punto 9.2.2): il responsabile del sistema di gestione ambientale prepara il programma di audit per il semestre. Decide di auditare il processo "Gestione e trattamento acque reflue" questo mese per tre motivi:

• importanza ambientale: lo scarico delle acque è un punto critico e soggetto a rigidi limiti di legge
• cambiamento: l'azienda ha recentemente installato una nuova pompa nel sistema di depurazione
• risultati precedenti: l'ultimo audit, sei mesi fa, aveva sollevato un'osservazione sulla completezza delle registrazioni dei controlli giornalieri

Viene scelto come auditor il responsabile della qualità che non ha responsabilità dirette sull'impianto di depurazione, garantendo così obiettività e imparzialità.

Esecuzione dell'audit: l'auditor si reca presso l'impianto di depurazione con l'operatore di cantina e il responsabile della manutenzione. Chiede di visionare il registro di manutenzione della nuova pompa. Controlla le registrazioni dei controlli giornalieri del pH e della torbidità dell'acqua degli ultimi tre mesi.
Per quanto riguarda la verifica sul campo, ispeziona visivamente l'area: ci sono perdite? I pozzetti di ispezione sono puliti? La strumentazione di misura sembra funzionare correttamente?
Nell'ultima parte dell'audit, chiede all'operatore: "Cosa fai se noti che il valore del pH in uscita è fuori dai limiti previsti dalla nostra procedura?". La risposta permette di verificare la sua competenza (punto 7.2) e la reale applicazione delle procedure di emergenza.

Risultati e report (Punto 9.2.1 e 9.2.2): l'auditor redige il suo rapporto di audit sottolineando il punto di forza: "Si rileva un'ottima tenuta del registro di manutenzione relativo alla nuova pompa, con tutti gli interventi tracciati correttamente" e si registra una non conformità: "Mancata registrazione dei controlli del pH per 3 giorni consecutivi (dal 12 al 14 del mese corrente). Evidenza: consultazione del registro R-AMB-12. Requisito non rispettato: Procedura P-AMB-08 'Controllo Depuratore', punto 3.1, che richiede registrazioni giornaliere". Per quanto riguarda l'opportunità di miglioramento: "La strumentazione per la misura del pH, sebbene funzionante, è datata. Si suggerisce di valutare l'acquisto di una sonda digitale per rendere le misure più rapide e precise, riducendo il rischio di errori umani".

Il rapporto viene inviato al direttore di produzione e all'amministratore delegato (il livello direzionale pertinente).

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